Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh với cá nhân có thu nhập từ tiền lương

1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương

- Trường hợp 1: Người nộp thuế chọn đăng ký giảm trừ người phụ thuộc thông qua tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thì quy trình đăng ký bao gồm các bước sau: Người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập. Hồ sơ này bao gồm:

+ Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK - NPT - TNCN được quy định trong Phụ lục I của Danh mục hồ sơ khai thuế kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ - CP và Phụ lục II - Mẫu biểu hỗ sơ khai thuế ban hành theo Thông qua 80/2021/TT - BTC.

+ Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng có mẫu số 07/XN - NPT - TNCN theo Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế theo Nghị định số 126/2020/NĐ - CP và Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành theo Thông tư 80/2021/TT - BTC.

Ngoài ra thì hồ sơ cần kèm theo chứng minh NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 của Thông tư 79/2022/TT - BTC.

Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sau khi nhận được hồ sơ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ này bao gồm:

+ Phụ lục bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh áp dụng đối với tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện đăng ký giảm trừ người phụ thuộc cho người lao động. Mẫu số 07/THĐK - NPT - TNCN được quy định trong Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ - CP và Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành theo Thông tư 80/2021/TT - BTC.

- Trường hợp 2: Người nộp thuế chọn đăng ký giảm trừ người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan Thuế quy trình đăng ký gồm các bước sau:

Người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký người phục thuộc, bao gồm:

+ Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK - NPT - TNCN theo quy định trong Phụ lục I của Danh mục hồ sơ khai thuế kèm theo NGhị định 126/2020/NĐ - CP và Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành theo Thông tư 80/2021/TT - BTC.

+ Phụ lục bảng kê khai về người phải nộp trực tiếp nuôi dưỡng có mẫu số 07/XN - NPT - TNCN theo Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế theo Nghị định 126/2020/NĐ - CP và Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành theo Thông tư 80/2021/TT - BTC.

Hồ sơ cũng cần kèm theo chứng minh NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 của Thông tư 79/2022/TT - BTC. Tất cả các loại hồ sơ trên đều phải nộp dưới dạng một bộ và riêng đối với trường hợp cá nhân nộp thuế qua tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cần nộp hai bộ mẫu đăng ký nghĩa vụ phải nộp NPT giảm trừ gia cảnh.

2. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh với cá nhân có thu nhập từ tiền lương

Bước 1: Quy trình thực hiện việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh nghĩa vụ phải nộp thuế 

Đăng ký nghĩa vụ phải thuế (NPT)

- Trường hợp 1: Người nộp thuế (NNT) cần lập hồ sơ đăng ký nghĩa vụ phải thuế lần đầu để có thể hưởng giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh. Hồ sơ này cần được gửi đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập (nếu cá nhân nộp thuế qua tổ chức hoặc cá nhân trả thu thập) trước thời hạn khai thuế hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sẽ lưu giữ một bản hồ sơ và nộp một bản khác cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Luật Quản lý thuế.

- Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế cần nộp hồ sơ đăng ký nghĩa vụ phải thuế cho cơ quan thuế quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.

Đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em, ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì,...), theo hướng dẫn tạiĐiều 9 Thông tư 111/2013/TT - BTC thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.

Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh thì nếu người nộp thuế có thay đổi về nghĩa vụ phải thuế hoặc thay đổi nơi làm việc thì người nộp thuế phải thực hiện lại việc đăng ký nghĩa vụ phải thuế bao gồm hồ sơ, thời hạn và trình tự các bước tương tự như việc đăng ký nghĩa vụ phải thuế lần đầu.

+ Nộp hồ sơ chứng minh nghĩa vụ phải thuế: Chậm nhất sau 03 tháng kể từ ngày đăng ký nghĩa vụ phải thuế lần đầu, người nộp thuế cần lập hồ sơ chứng minh nghĩa vụ nộp thuế NPT theo hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư 79/2022/TT - BTC và gửi đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế nơi đã nộp mẫu đăng ký NPT lần đầu.

Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh thì nếu cá nhân có thay đổi về NPT hoặc thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế cũng phải thực hiện lại việc nộp hồ sơ chứng minh NPT bao gồm hồ sơ, thời hạn và trình tự các bước giống như quy trình nộp hồ sơ chứng minh NPT lần đầu.

- Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan Thuế

+ Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế được gửi qua đường bưu chính: cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo quy định.

+ Trong trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử quá trình tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) sẽ diễn ra thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan Thuế.

3. Cơ quan thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương

Theo Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi và bổ sung trong lĩnh vực Thuế và Hải quan nằm trong phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính theo Quyết định 40/QĐ-BTC năm 2023 thì một số điều chỉnh quan trọng đã được thực hiện để tối ưu hóa quá trình quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính. Cụ thể trong khuôn khổ thẩm quyền của Cục Thuế/ Chi cục Thuế thì quy trình đăng ký người phụ thuộc NPT được giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương đã được điều chỉnh và cập nhật.

Đối với thủ tục này thì thời hạn giải quyết đã được quy định một cách cụ thể tuy không yêu cầu trả kết quả cho người nộp thuế. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính là cá nhân có thu nhập từ tiền lương và cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện là Cục thuế/ Chi cục Thuế.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính là hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan Thuế mà không có kết quả giải quyết được yêu cầu. Thủ tục này không đòi hỏi lệ phí. Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc thì người nộp thuế sẽ phải sử dụng mẫu đơn theo quy định cụ thể là Bản đăng ký người phụ thuộc mẫu số 07/DDK - NPT - TNCN theo Phụ lục I - Danh mục hồ sơ khai thuế được ban hành kèm Nghị định số 126/2020/NĐ - CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ và Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế theo Thông tư số 80/2021/TT - BTC ngày 29 tháng 09 năm 2021/TT - BTC của Bộ Tài chính.

Theo đó thì Cục Thuế (Chi cục Thuế) là cơ quan thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương.

Bài viết trên Luật Hòa Nhựt sẽ gửi tới bạn đọc chi tiết về vấn đề: Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh với cá nhân có thu nhập từ tiền lương. Bạn đọc có thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 1900.868644 hoặc thông qua địa chỉ email: [email protected]. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi chi tiết bài viết này nhé.