Quy định hiệu lực của hợp đồng không đóng dấu công ty

1. Con dấu công ty được quy định như thế nào?

Con dấu công ty, còn được biết đến với tên gọi khác là con dấu doanh nghiệp, là một công cụ quan trọng mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện các giao dịch với đối tác, xác nhận các văn bản, tài liệu và hợp đồng, nhằm đảm bảo tính pháp lý của những tài liệu này.

Theo quy định tại Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp được hiểu là:

- Con dấu có thể là con dấu được khắc tại cơ sở hoặc là dấu dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp thuộc trách nhiệm của chính doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có con dấu. Doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

- Con dấu công ty đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và chứng thực các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp. Khi đặt con dấu lên văn bản, nó có ý nghĩa tương tự như chữ ký của người đại diện pháp nhân của công ty. Điều này giúp xác định rõ nguồn gốc và tính chính xác của các văn bản, đồng thời tạo ra sự tin tưởng và đáng tin cậy trong quá trình giao dịch.

- Quy định về con dấu công ty cũng bảo đảm tính an toàn và bảo mật của nó. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý và bảo vệ con dấu, tránh việc mất mát hoặc sử dụng sai mục đích. Nếu con dấu bị mất, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm ngăn chặn việc lạm dụng hoặc giả mạo.

Ngoài ra, con dấu công ty còn mang tính chất pháp lý. Việc sử dụng con dấu không tuân thủ quy định của pháp luật có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm vi phạm hợp đồng, không có giá trị pháp lý và có thể bị coi là hành vi vi phạm pháp luật.

2. Quy định về điều kiện có hiệu lực các giao dịch của công ty

Điều kiện có hiệu lực của các giao dịch của công ty là một vấn đề quan trọng trong lĩnh vực pháp lý. Bên cạnh sự điều chỉnh của Bộ luật dân sự, các hợp đồng của công ty thường phải tuân thủ quy định của Luật thương mại. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2025,chưa có những quy định cụ thể về điều kiện có hiệu lực của các hợp đồng dịch vụ. Tuy vậy, hợp đồng thương mại và hợp đồng dân sự đều được xem như là các giao dịch dân sự.

- Do đó, khi xem xét giá trị pháp lý của một hợp đồng, ta cần dựa trên những điều kiện có hiệu lực chung của một giao dịch dân sự, như được quy định tại Điều 117 của Bộ luật dân sự năm 2015. Điều này có nghĩa là để hợp đồng có hiệu lực, nó phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Chủ thể tham gia giao dịch phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được thiết lập. Nếu một người có đủ năng lực hành vi dân sự, nhưng tại thời điểm giao dịch, người đó không có nhận thức và không thể kiểm soát hành vi của mình, thì giao dịch dân sự đó sẽ bị coi là vô hiệu.

- Chủ thể tham gia giao dịch phải tham gia vào đó hoàn toàn tự nguyện và theo đúng thẩm quyền của mình.

- Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không được vi phạm các quy định cấm của pháp luật, không trái với đạo đức xã hội và đảm bảo nguyên tắc tự do tự nguyện và thỏa thuận.

- Hình thức của hợp đồng phải tuân thủ quy định của pháp luật. Theo quy định tại Điều 74 của Luật thương mại năm 2005, hợp đồng dịch vụ có thể được thiết lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Những điều kiện này đảm bảo rằng các giao dịch của công ty được thực hiện đúng quy định pháp luật và có giá trị pháp lý. Việc tuân thủ các quy định này là cần thiết để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong các hoạt động kinh doanh và giao dịch của công ty.

3. Hợp đồng không đóng dấu công ty có hiệu lực pháp luật hay không?

Hiện nay, vấn đề về hiệu lực của hợp đồng khi không đóng dấu công ty đang được quan tâm. Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể yêu cầu tất cả hợp đồng của công ty phải được đóng dấu công ty, mà chỉ quy định rằng doanh nghiệp phải sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Từ đó có thể hiểu rằng nếu không có quy định bắt buộc về đóng dấu công ty trong lĩnh vực cụ thể hoặc trong điều lệ công ty, việc ký kết hợp đồng mà không có dấu công ty của người đại diện theo pháp luật vẫn được coi là hợp lệ theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp có thể được thay thế bằng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử của doanh nghiệp được công nhận và có thể được sử dụng trong hợp đồng, giấy tờ. Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp. Sự linh hoạt giữa con dấu công ty và chữ ký điện tử đã giúp các doanh nghiệp tránh được những rủi ro và hạn chế trong quá trình ký kết hợp đồng, như:

- Trường hợp làm giả con dấu: Sử dụng chữ ký điện tử thay vì con dấu giúp ngăn chặn việc làm giả con dấu công ty, bảo đảm tính xác thực và trung thực của hợp đồng.

- Hạn chế di chuyển con dấu: Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm thiểu việc di chuyển con dấu từ địa điểm này đến địa điểm khác, từ đó giảm nguy cơ mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.

- Trường hợp làm mất con dấu: Sử dụng chữ ký điện tử giúp tránh tình trạng mất mát con dấu công ty, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian phục hồi con dấu mới.

Tổng quan, việc không đóng dấu công ty trong hợp đồng vẫn có thể là hợp lệ theo quy định của pháp luật hiện hành. Sự thay thế con dấu bằng chữ ký điện tử đã mang lại sự linh hoạt và tiện ích cho các doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu những rủi ro và bất cập liên quan đến việc sử dụng con dấu công ty.

4. Đối tượng chịu trách nhiệm khi có tranh chấp đối với hợp đồng không đóng dấu công ty

Trách nhiệm dân sự của pháp nhân, đó là cá nhân hoặc tổ chức được công nhận là một đối tượng pháp lý, được quy định chi tiết trong Điều 87 Bộ luật Dân sự 2015, có những quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể. Theo quy định này, pháp nhân phải chịu trách nhiệm dân sự đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ dân sự mà người đại diện của pháp nhân đã xác lập và thực hiện nhân danh cho pháp nhân đó.

- Một trong những trường hợp cụ thể liên quan đến trách nhiệm dân sự của pháp nhân là việc thành lập và đăng ký pháp nhân. Trừ khi có thỏa thuận hoặc quy định khác của luật, khi người sáng lập hoặc người đại diện của sáng lập viên thực hiện những nghĩa vụ để thành lập và đăng ký pháp nhân, pháp nhân sẽ chịu trách nhiệm dân sự liên quan đến việc này.

- Do đó, trong trường hợp một người đại diện theo quy định của pháp luật của một doanh nghiệp ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch nhân danh cho công ty và tuân thủ đúng phạm vi đại diện được quy định trong Điều lệ công ty, thì khi có tranh chấp xảy ra, công ty sẽ là chủ thể chịu trách nhiệm đối với quyền và nghĩa vụ mà hợp đồng đã xác lập. Ngược lại, nếu người đại diện theo quy định của pháp luật vượt quá phạm vi đại diện và thực hiện quyền và nghĩa vụ vượt quá giới hạn này, người đại diện sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân.

- Trong trường hợp pháp nhân chịu trách nhiệm dân sự, pháp nhân sẽ chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình. Pháp nhân không thể chịu trách nhiệm thay cho người của pháp nhân đối với nghĩa vụ dân sự mà người này đã xác lập và thực hiện không nhân danh cho pháp nhân, trừ khi có quy định khác trong luật.

Nếu quý khách hàng gặp bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc vấn đề pháp lý, chúng tôi rất mong nhận được sự liên hệ và hỗ trợ từ quý khách. Để đảm bảo quyền lợi và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác, quý khách có thể liên hệ với tổng đài tư vấn pháp luật của chúng tôi qua số điện thoại 1900.868644 hoặc gửi email đến địa chỉ [email protected]