Khi nào phải thay đổi người đại diện pháp luật theo quy định?

1. Khi nào bắt buộc phải thay đổi người đại diện pháp luật theo quy định?

Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, điều kiện là người đó phải cư trú tại Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi ra khỏi Việt Nam. Trong tình huống này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm đầy đủ về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã được ủy quyền.

Nếu ủy quyền hết thời hạn theo quy định, và người đại diện theo pháp luật không trở lại Việt Nam và không có ủy quyền mới, quy định thực hiện như sau:

- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện chính trở lại làm việc tại doanh nghiệp.

- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện chính trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị sẽ cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự, thì thành viên còn lại sẽ đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi Hội đồng thành viên đưa ra quyết định mới về người đại diện theo pháp luật của công ty.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

2.1. Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

* Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần:

Theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần bao gồm các điều sau:

- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới.

- Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cần các loại giấy tờ sau:

  + Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.

  + Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên.

  + Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, nếu thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.

  + Nếu thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty, thì cần Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị.

* Nơi nộp hồ sơ:

Trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính của công ty.

* Trình tự thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

3.2. Công ty hợp danh

Theo quy định tại khoản 1 Điều 184 của Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh là các thành viên hợp danh. Do đó, sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật tương đương với việc thay đổi thành viên hợp danh của công ty.

Để thực hiện quy trình này, cần chuẩn bị hồ sơ theo các giấy tờ sau:

- Hồ sơ thay đổi thành viên hợp danh.

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

- Danh sách thành viên công ty hợp danh, theo quy định tại Điều 25 của Luật Doanh nghiệp 2020, không bao gồm thông tin về thành viên góp vốn.

- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của thành viên hợp danh mới.

Hồ sơ thay đổi cần được nộp tại nơi quy định, và trong trường hợp chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tiếp nhận thành viên mới, công ty hợp danh sẽ gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Quy trình thay đổi thành viên hợp danh bao gồm các bước như sau:

- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ Phòng Đăng ký kinh doanh.

- Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty, theo quy định tại Điều 49 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2.3. Doanh nghiệp tư nhân

Theo quy định tại khoản 3 của Điều 190 trong Luật Doanh nghiệp 2020, người chủ của doanh nghiệp tư nhân được uỷ quyền làm người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp tư nhân. Do đó, thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có nghĩa là thực hiện thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp tư nhân.

Đối với việc thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau:

- Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người bán, người tặng hoặc người mua, người được tặng và người thừa kế (nếu chủ doanh nghiệp tư nhân đã qua đời).

- Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng và người thừa kế.

- Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh việc mua bán trong trường hợp chuyển nhượng doanh nghiệp tư nhân, hoặc hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng doanh nghiệp tư nhân. Nếu có người thừa kế, cần có bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của họ.

Hồ sơ thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa điểm doanh nghiệp tư nhân có trụ sở chính. Đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết, người mua, người được tặng hoặc người thừa kế cần thực hiện thủ tục này để cập nhật thông tin chủ mới.

Sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ, họ sẽ cấp Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu mọi thứ đều đúng đắn, họ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp tư nhân.

3. Một số lưu ý sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty phải tiến hành các bước sau đây để đảm bảo sự chuyển giao thông tin một cách hoàn chỉnh và hiệu quả:

- Đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng: Công ty cần thông báo và thực hiện việc cập nhật thông tin chủ tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính liên tục trong quản lý tài chính.

- Thủ tục thay đổi nếu đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh: Trong trường hợp có nhu cầu thay đổi, công ty cần thực hiện các thủ tục cần thiết để cập nhật thông tin và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tổ chức.

- Thông báo với các đối tác, bạn hàng, cơ quan bảo hiểm, và các cơ quan liên quan khác: Việc thông báo về sự thay đổi người đại diện theo pháp luật là quan trọng để duy trì mối quan hệ với các bên liên quan và tránh gian lận thông tin.

- Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh: Đối với các loại giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, công ty cần tiến hành thủ tục cập nhật thông tin đại diện trên các giấy phép này.

- Lưu ý về thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân khi có chuyển nhượng vốn: Trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật liên quan đến chuyển nhượng vốn, công ty cần chú ý đến thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập nếu có thu nhập chịu thuế phát sinh từ giao dịch này.

Những bước trên giúp đảm bảo rằng công ty thực hiện sự thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách toàn diện và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!