Quy định về thời điểm thông qua biên bản họp đại hội đồng cổ đông

1. Quy định về thời điểm thông qua biên bản họp đại hội đồng cổ đông 

Đại hội đồng cổ đông là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực doanh nghiệp và được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 của Việt Nam. Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 xác định rõ ràng về đại hội đồng cổ đông và vai trò quan trọng của nó trong tổ chức và quản lý công ty cổ phần. Theo quy định, đại hội đồng cổ đông là một phần trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Đây được xem là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định quan trọng và quản lý hoạt động của công ty.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, việc thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra trong quá trình họp và phải được hoàn tất trước khi kết thúc cuộc họp. Điều này có nghĩa là biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được thông qua trước khi cuộc họp chấm dứt. Theo quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 150 của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập và bao gồm các thông tin quan trọng sau:

- Thông tin về công ty: Biên bản phải ghi rõ tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp.

- Thời gian và địa điểm họp: Biên bản phải ghi lại thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

- Chương trình và nội dung cuộc họp: Biên bản phải ghi rõ chương trình và nội dung được thảo luận trong cuộc họp.

- Thông tin về chủ tọa và thư ký: Biên bản phải ghi rõ tên và chức vụ của chủ tọa và thư ký.

- Diễn biến cuộc họp và ý kiến phát biểu: Biên bản phải tóm tắt diễn biến cuộc họp và ghi lại các ý kiến phát biểu của các cổ đông về từng vấn đề được thảo luận trong cuộc họp.

- Thông tin về cổ đông: Biên bản phải ghi rõ số lượng cổ đông tham dự cuộc họp, tổng số phiếu biểu quyết và cung cấp phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, bao gồm cả đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng.

- Kết quả biểu quyết: Biên bản phải ghi rõ tổng số phiếu biểu quyết cho từng vấn đề, bao gồm cả phương thức biểu quyết, số phiếu hợp lệ và không hợp lệ, tán thành và không tán thành và không có ý kiến. Ngoài ra, biên bản cũng phải cung cấp tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.

- Các vấn đề được thông qua: Biên bản phải ghi rõ các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng với từng vấn đề đó.

- Chữ ký của chủ tọa và thư ký: Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký.

- Nếu chủ tọa, thư ký từ chối không ký vào biên bản họp thì biên bản sẽ vẫn có hiệu lực nếu như tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự ký và có đầy đủ nội dung theo quy định.

Tóm lại, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được thông qua trước khi cuộc họp kết thúc. Điều này đảm bảo tính chính xác và phản ánh đầy đủ các thông tin quan trọng và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Việc thông qua biên bản họp này là một bước quan trọng để xác nhận và chứng thực các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp.

2. Lưu giữ tại chi nhánh công ty cổ phần biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau. Doanh nghiệp phải lưu giữ một số tài liệu quan trọng, phù hợp với loại hình của doanh nghiệp. Các tài liệu này bao gồm: Điều lệ công ty, sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông, quy chế quản lý nội bộ của công ty, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy phép và giấy chứng nhận khác; xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp; báo cáo của Ban kiểm soát, bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán; kết luận của cơ quan thanh tra, sổ kế toán, kết luận của tổ chức kiểm toán; báo cáo tài chính hàng năm, chứng từ kế toán.

Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Thời hạn lưu giữ tài liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, nếu Điều lệ công ty cổ phần quy định rằng Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu giữ tại chi nhánh của công ty, thì trong trường hợp đó, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có thể được lưu giữ tại chi nhánh đó của công ty cổ phần. Điều này tương ứng với quy định của Luật Doanh nghiệp và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo việc lưu giữ và bảo quản tài liệu của doanh nghiệp.

3. Giá trị pháp lý của biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh

Theo khoản 4 của Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có cùng hiệu lực pháp lý. Trong trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài, thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.

- Theo quy định này, không có sự ưu tiên hay hiệu lực pháp lý cao hơn đối với biên bản họp Đại hội đồng cổ đông lập bằng tiếng Anh so với biên bản bằng tiếng Việt. Điều này đồng nghĩa với việc cả hai biên bản đều có giá trị pháp lý như nhau.

- Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định rõ về việc gửi biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cho tất cả các cổ đông. Theo đó, biên bản phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Tuy nhiên, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể được thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của cổ đông và tăng tính minh bạch trong quá trình truyền đạt thông tin.

- Thêm vào đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty, bao gồm cả phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp. Điều này giúp bảo đảm việc lưu trữ và truy cập thông tin liên quan đến quyết định và họp của Đại hội đồng cổ đông.

Tóm lại, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh và biên bản bằng tiếng Việt có cùng hiệu lực pháp lý. Trong trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng Anh, thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được ưu tiên áp dụng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Trong trường hợp quý khách hàng gặp bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết hoặc các vấn đề pháp luật, chúng tôi xin trân trọng gửi đến quý khách thông tin liên hệ với tổng đài tư vấn pháp luật 1900.868644 hoặc qua email [email protected]. Chúng tôi cam kết sẽ đáp ứng nhanh chóng và hỗ trợ giải quyết mọi thắc mắc của quý khách. Qua tổng đài tư vấn pháp luật, đội ngũ chuyên gia và luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và tư vấn chính xác, đáng tin cậy để giúp quý khách hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật và tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho vấn đề của quý khách. Chúng tôi đặt sự hài lòng và lợi ích của quý khách lên hàng đầu, và cam kết đem đến dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy.