Yêu cầu khi lập chứng từ kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán?

1. Chứng từ kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán là gì?

Theo Điều 4 Khoản 1 của Thông tư 210/2014/TT-BTC về hướng dẫn kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán, do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, được quy định như sau:

Chứng từ kế toán là các tài liệu và hồ sơ thể hiện các sự kiện kinh tế và tài chính đã xảy ra và đã hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ để ghi chép vào sổ kế toán.

Việc sử dụng chứng từ kế toán trong hoạt động của Công ty chứng khoán phải tuân theo đúng nội dung, phương pháp lập, và quy định về việc ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn chi tiết Luật Kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, cùng với các văn bản pháp luật khác liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định có trong Chế độ này.

Theo đó, chứng từ kế toán sử dụng cho Công ty chứng khoán là các tài liệu và hồ sơ thể hiện các sự kiện kinh tế và tài chính đã xảy ra và đã hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ để ghi chép vào sổ kế toán.

Tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của Công ty chứng khoán yêu cầu việc lập chứng từ kế toán. Mỗi giao dịch kinh tế hoặc tài chính chỉ được ghi sổ một lần và chứng từ kế toán phải chứa đầy đủ thông tin và phải rõ ràng về nội dung của giao dịch. Thông tin trên chứng từ phải trung thực và phản ánh đúng bản chất của giao dịch kinh tế hoặc tài chính. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xóa hoặc viết tắt. Số tiền được viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

Chứng từ kế toán phải được lập theo số liên được quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên, chúng phải được lập cùng lúc cho tất cả các liên, bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than. Trong trường hợp đặc biệt mà không thể lập tất cả các liên cùng một lúc, thì có thể lập thành hai bản, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất trong nội dung và pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

Tất cả các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải tuân theo quy định về nội dung của chứng từ kế toán.

2. Yêu cầu khi lập chứng từ kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán?

Theo Điều 5 của Thông tư 210/2014/TT-BTC về hướng dẫn kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán, ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định rằng việc lập chứng từ kế toán cho Công ty chứng khoán phải tuân thủ các yêu cầu sau đây:

- Mọi giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của Công ty chứng khoán đều phải có chứng từ kế toán tương ứng.

- Mỗi giao dịch kinh tế hoặc tài chính chỉ được ghi sổ một lần và chứng từ kế toán phải chứa đầy đủ thông tin, rõ ràng, và trung thực về bản chất của giao dịch.

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được sửa đổi hoặc viết tắt, và số tiền được viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

- Chứng từ kế toán phải được lập theo số liên được quy định, và đối với chứng từ lập nhiều liên, chúng phải được lập cùng lúc cho tất cả các liên, bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than.

- Trong các trường hợp đặc biệt mà không thể viết tất cả các liên cùng một lúc, thì có thể viết hai lần, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất trong nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

- Tất cả các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải tuân theo quy định về nội dung của chứng từ kế toán.

3. Ký chứng từ kế toán công ty chứng khoán

- Tất cả chứng từ kế toán cần phải có đủ chữ ký theo chức danh được quy định trên chứng từ để có giá trị thực hiện. Chứng từ điện tử cần phải có chữ ký điện tử tuân theo quy định của pháp luật. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải sử dụng bút bi hoặc bút mực, không được sử dụng mực đỏ hoặc bút chì. Chữ ký dùng để chi tiền phải được ký trên từng liên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một cá nhân phải đồng nhất với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Trong trường hợp không có đăng ký chữ ký, chữ ký lần sau phải khớp với các lần trước.

- Chữ ký của người đứng đầu Công ty chứng khoán (bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền), và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã được đăng ký tại Ngân hàng thương mại. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký "thừa ủy quyền" của người đứng đầu Công ty chứng khoán, và người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác.

- Các Công ty chứng khoán phải có một sổ đăng ký mẫu chữ ký của nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc, Giám đốc (và người được ủy quyền) liên quan đến hoạt động của Công ty chứng khoán. Sổ đăng ký mẫu chữ ký cần được đánh số trang và đóng dấu giáp lai. Sổ này do người đứng đầu tổ chức (hoặc người được ủy quyền) quản lý để dễ dàng kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

- Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ kế toán không được ký khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của họ.

- Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc, Giám đốc của Công ty chứng khoán quy định phải tuân theo luật pháp và yêu cầu về quản lý, nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản của Công ty chứng khoán.

4. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán của Công ty chứng khoán

Kế toán kiểm tra chứng từ theo quy trình sau: Tất cả chứng từ kế toán, bao gồm cả chứng từ lập bởi Công ty chứng khoán hoặc chứng từ từ bên ngoài chuyển đến, đều phải được tập trung tới bộ phận kế toán của Công ty chứng khoán. Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ kế toán này trước khi sử dụng chúng để ghi sổ kế toán, và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ cùng với sự khớp đúng về số liệu giữa Công ty chứng khoán thì mới sử dụng chúng để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, và xử lý chứng từ kế toán.

- Kế toán viên và kế toán trưởng tiến hành kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty chứng khoán để được ký duyệt.

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu và yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính hợp pháp của các giao dịch kinh tế và tài chính đã ghi trên chứng từ kế toán bằng cách đối chiếu chúng với các tài liệu khác có liên quan.

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu và thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán và phát hiện vi phạm các quy định, chính sách, chế độ, hoặc luật pháp liên quan đến thành lập và quản lý Công ty chứng khoán, Điều lệ Công ty chứng khoán, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Đại hội thành viên, hoặc Nghị quyết của Hội đồng quản trị theo cấp bậc, thì bộ phận kế toán phải từ chối thực hiện (không thanh toán, ...) và báo ngay cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty chứng khoán để tiến hành xử lý theo pháp luật hiện hành.

Đối với các chứng từ kế toán được lập không đúng thủ tục hoặc có nội dung và số liệu không rõ ràng, người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại chúng, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh trước khi sử dụng chúng để ghi sổ.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!