Hóa đơn điện tử xăng dầu có bắt buộc phải ghi biển số xe của khách hàng không?

1. Hóa đơn điện tử xăng dầu được hiểu như nào?

Hóa đơn điện tử xăng dầu là một dạng hóa đơn được tạo và quản lý thông qua phương tiện điện tử, thường là trên máy tính hoặc các hệ thống máy tính liên quan. Trong ngữ cảnh của ngành xăng dầu, hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi lại và chứng minh các giao dịch mua bán xăng dầu giữa người bán (thường là các Cửa hàng xăng dầu) và người mua (khách hàng).

Hóa đơn điện tử xăng dầu thường chứa các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của người bán và người mua, thông tin về xăng dầu được mua (như số lượng, đơn giá và thành tiền), các chi phí liên quan, thông tin thuế và các thông tin khác như mã số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và chữ ký số (nếu có).

Các hóa đơn điện tử thường được lưu trữ và quản lý trên các hệ thống máy tính, giúp giảm thiểu sử dụng giấy in và tạo ra một quy trình quản lý tài liệu hiệu quả hơn. Trong một số quốc gia, việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể được quy định bởi pháp luật và các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định cụ thể liên quan đến việc tạo, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử

2. Có bắt buộc phải ghi biển số xe của khách hàng trên hóa đơn điện tử xăng dầu không?

Tính đến thời điểm hiện tại, theo quy định tại Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử xăng dầu không yêu cầu có thông tin về biển số xe của khách hàng. Tuy nhiên, để đáp ứng một số yêu cầu và quy định cụ thể, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) đã quyết định thực hiện một số điều chỉnh trong quy trình phát hành hóa đơn điện tử.

Theo thông báo chính thức từ Petrolimex, từ ngày 01/9/2023, thông tin về "số biển số xe" của khách hàng mua xăng dầu sẽ được ghi chú thêm vào hóa đơn điện tử (HĐĐT) mà họ phát hành sau mỗi giao dịch tại hệ thống Cửa hàng xăng dầu Petrolimex trên toàn quốc.

Quyết định này của Petrolimex không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định tại khoản 15 của Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ mà còn đã được triển khai thử nghiệm và chứng minh hiệu quả tích cực trên HĐĐT phát hành sau mỗi giao dịch từ ngày 01/7/2023.

Petrolimex đã xác định và công bố hướng dẫn chi tiết về cách ghi thông tin "số biển số xe" trên hóa đơn điện tử. Dưới đây là các nguyên tắc cụ thể được áp dụng:

- Khách hàng là doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp: Hệ thống sẽ chỉ phát hành hóa đơn điện tử khi đã nhập đủ thông tin về "số biển số xe". Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin liên quan đối với các khách hàng thuộc danh mục này.

- Khách hàng cá nhân: Quy định cụ thể rằng, khi ghi "số biển số xe" trên hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân, công ty sẽ đảm bảo rằng việc thực hiện này tuân thủ đầy đủ quyền lợi của chủ thể dữ liệu. Điều này dựa trên các quy định tại Điều 9 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP ngày 17/04/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Khách hàng không yêu cầu hóa đơn: Đối với những khách hàng không có yêu cầu về hóa đơn, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử mà không bao gồm thông tin về "số biển số xe". Điều này nhằm giữ cho quy trình phát hành hóa đơn được đơn giản hóa, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt của hệ thống.

Qua đó, các hướng dẫn này không chỉ giúp Petrolimex thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền lợi của khách hàng. Petrolimex đã đưa ra các quy định cụ thể và linh hoạt để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và thoả mãn đa dạng nhu cầu của khách hàng trong quá trình mua xăng dầu. 

3. Ý nghĩa của việc ghi biển số xe của khách hàng trên hóa đơn điện tử xăng dầu

Việc ghi biển số xe của khách hàng trên hóa đơn điện tử xăng dầu mang theo nhiều ý nghĩa và lợi ích:

- Quản lý và theo dõi:

+ Đối với doanh nghiệp và đơn vị hành chính sự nghiệp: Thông tin về biển số xe giúp doanh nghiệp và đơn vị hành chính theo dõi việc mua bán xăng dầu của từng phương tiện di chuyển cụ thể. Điều này hỗ trợ trong việc quản lý và đánh giá hiệu suất của các xe trong flotilla của doanh nghiệp.

+ Đối với khách hàng cá nhân: Cho phép khách hàng theo dõi và quản lý chi tiêu của mình trên nhiên liệu. Thông tin này có thể hữu ích khi họ cần theo dõi chi phí hoặc quản lý nguồn cung cấp nhiên liệu cho nhiều phương tiện cá nhân.

- Bảo vệ quyền lợi của chủ thể dữ liệu: Ghi biển số xe trên hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP nhằm đảm bảo rằng quyền lợi và thông tin cá nhân của chủ thể dữ liệu được bảo vệ. Việc này đồng thời tương thích với các quy định và chuẩn mực về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Chống gian lận và rủi ro an ninh: Thông tin về biển số xe có thể giúp ngăn chặn và theo dõi các trường hợp gian lận, đặc biệt là trong trường hợp sử dụng nhiên liệu không đúng cách hoặc trái phép. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc giảm rủi ro an ninh và bảo vệ tài sản của công ty.

- Dễ dàng kiểm tra và xác minh: Thông tin về biển số xe giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra và xác minh giao dịch. Việc này hỗ trợ cả doanh nghiệp và khách hàng trong việc giải quyết mọi tranh chấp hoặc khi cần xác minh các thông tin liên quan đến giao dịch mua bán xăng dầu.

Tóm lại, việc ghi biển số xe trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp quản lý hiệu suất và chi tiêu mà còn đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân và giảm rủi ro liên quan đến gian lận và an ninh.

4. Cách tra cứu hóa đơn điện tử cung cấp xăng dầu

Kinh doanh xăng dầu không chỉ là một trong những lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế, mà còn là một trong những ngành được nhà nước tích cực thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử từ những giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi số. Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại những lợi ích về quản lý và tiết kiệm mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả.

Sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu giúp doanh nghiệp, như Petrolimex, tăng cường khả năng quản lý và theo dõi giao dịch. Thông qua các hệ thống quản lý điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu suất của từng điểm bán xăng, từng phương tiện giao thông, giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Với việc đưa thông tin như biển số xe vào hóa đơn điện tử, doanh nghiệp như Petrolimex không chỉ giúp khách hàng theo dõi chi phí nhiên liệu một cách chi tiết mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu cá nhân. Điều này tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ quyền lợi của chủ thể dữ liệu.

Công cụ tra cứu và xuất hóa đơn điện tử trên trang web của Petrolimex mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho khách hàng. Quá trình tra cứu và lấy hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp khách hàng tự quản lý thông tin và chi tiêu của mình một cách hiệu quả. Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn hỗ trợ chính sách chuyển đổi số của nhà nước. Việc tích hợp công nghệ số vào lĩnh vực kinh doanh xăng dầu không chỉ giảm giấy tờ mà còn đồng hành với xu hướng toàn cầu về chuyển đổi số trong kinh doanh và quản lý. 

Doanh nghiệp Petrolimex đã triển khai một công cụ thuận tiện trên trang web của mình, cho phép khách hàng tự tra cứu hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn một cách đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình này:

Bước 1: Truy cập trang web

Mở trình duyệt và nhập địa chỉ trang web http://hoadon.petrolimex.com.vn trong thanh địa chỉ để truy cập vào trang web dịch vụ hóa đơn điện tử của Petrolimex.

Bước 2: Nhập mã tra cứu

Sử dụng mã tra cứu được cung cấp bởi nhân viên bán xăng trong quá trình giao dịch mua xăng dầu. Mã này sẽ giúp hệ thống xác định và hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn liên quan đến giao dịch của bạn.

Bước 3: Tra cứu và Xuất hóa đơn

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn mua xăng dầu. Bạn có thể tự do truy cập và xem chi tiết thông tin bằng cách chọn tùy chọn "Xem". Nếu bạn muốn lưu hóa đơn điện tử, bạn có thể chọn tùy chọn "Tải" để tải file hóa đơn về máy tính của mình.

Thông qua quy trình này, Petrolimex mang lại cho khách hàng khả năng linh hoạt và tiện lợi trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử của mình. Đồng thời, việc sử dụng mã tra cứu giúp xác định một cách chính xác hóa đơn cần thiết, tạo ra một trải nghiệm dịch vụ thuận tiện và nhanh chóng.

Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!