Quy trình dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

1. Mã số, mã vạch được hiểu là như thế nào?

Mã số mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến hàng hóa. Được tạo ra dưới dạng một dãy số độc đáo, mã số mã vạch là sự kết hợp tinh tế giữa mã số GS1 và mã vạch GS1.

Mã số GS1, với cấu trúc dạng dãy chữ số nguyên, không chỉ đơn thuần là một dãy số. Nó mang trong mình những thông tin quan trọng về xuất xứ và thông tin sản phẩm. Từ loại sản phẩm, nhà sản xuất, quốc gia sản xuất, mã số GS1 thể hiện một mối liên kết chặt chẽ giữa các yếu tố này. Mỗi loại hàng hoá trên toàn cầu sẽ được phân biệt bằng một dãy số duy nhất, giúp dễ dàng nhận biết và quản lý thông tin trên phạm vi quốc tế, tương tự như cách mã số điện thoại quốc tế giúp kết nối các quốc gia khác nhau.

Mã vạch GS1 là hình thức biểu thị mã số GS1 một cách trực quan và hiệu quả. Với việc sử dụng dãy các vạch và khoảng trống được thiết kế theo nguyên tắc mã hoá, mã vạch GS1 có khả năng thể hiện cả mã số và thông tin về sản phẩm. Nhờ vào các thiết bị đọc đặc biệt như đầu Laser (Scanner), thông tin trong mã vạch GS1 có thể được dễ dàng nhận diện và đọc ra. Điều này giúp quá trình quét và kiểm tra hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho người tiêu dùng kiểm tra và lựa chọn sản phẩm.

Như vậy, mã số mã vạch là một công cụ quan trọng trong việc thúc đẩy tính minh bạch và chất lượng trong ngành sản xuất và tiêu dùng. Nó không chỉ mang lại lòng tin và an tâm cho người tiêu dùng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thông tin hàng hóa trên quy mô quốc tế.

2. Tại sao phải đăng ký mã vạch cho sản phẩm?

Mã số mã vạch không chỉ đơn thuần là một phương tiện định danh hàng hóa, mà còn mang trong mình nhiều lợi ích quan trọng cho quản lý và giao dịch thương mại.

Trước hết, mã số mã vạch giúp tối ưu hóa quản lý sản phẩm một cách dễ dàng và hiệu quả. Việc gắn mã số mã vạch cho từng sản phẩm cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho, xuất nhập hàng hóa và các hoạt động liên quan đến quản lý hàng tồn. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình tồn kho và đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu.

Không chỉ giúp quản lý, mã số mã vạch còn tạo ra sự thuận lợi và gia tăng năng suất trong hoạt động buôn bán và quản lý hàng hóa. Nhờ vào mã số mã vạch, việc tính tiền và xuất hóa đơn trở nên nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ quá trình phục vụ khách hàng tốt hơn.

Đăng ký mã số mã vạch còn giúp tiết kiệm thời gian quý báu trong việc kiểm kê hàng tồn và tính toán. Thay vì phải thực hiện quá trình kiểm tra thủ công, mã số mã vạch cho phép quá trình này diễn ra một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa tài nguyên.

Mã vạch không chỉ đơn thuần là một biểu tượng, mà nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt sản phẩm của một doanh nghiệp với sản phẩm của các đối thủ khác. Khách hàng có thể dễ dàng nhận biết sản phẩm và xác định nguồn gốc từ mã vạch, tạo sự tin tưởng và đảm bảo chất lượng.

Ngoài ra, việc đăng ký mã số mã vạch với tổ chức quốc tế MSMV còn hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và sản phẩm. Thông qua việc chia sẻ thông tin về mã số mã vạch, quá trình quản lý và giao dịch giữa các quốc gia trở nên suôn sẻ và minh bạch hơn.

Thêm vào đó, mã số mã vạch còn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). Mã số mã vạch cho phép dữ liệu về sản phẩm được truyền tải và xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình giao dịch.

Tóm lại, mã số mã vạch không chỉ đơn thuần là một dãy số và vạch đơn giản, mà nó mang trong mình những lợi ích vượt trội cho quản lý, giao dịch và trao đổi thông tin về hàng hóa và sản phẩm trên toàn cầu.

3. Làm sao để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

Để đạt được mã số mã vạch cho việc in trên sản phẩm, các doanh nghiệp cần hoàn thành quy trình đăng ký sử dụng mã số mã vạch và gửi hồ sơ liên quan đến cơ quan quản lý. Tại Việt Nam, việc quản lý mã số mã vạch hiện nay do Tổng cục Đo lường Chất lượng quản lý, và GS1 Việt Nam trực tiếp thực hiện. Doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau để có mã vạch GTIN:

- Làm hồ sơ đăng ký

- Gửi hồ sơ đăng ký

- Cấp mã vạch GTIN

- Tạo mã vạch và in ấn

Để duy trì việc sử dụng mã vạch, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí duy trì hàng năm cho cơ quan quản lý (GS1 Việt Nam). Đây là một phí nhằm hỗ trợ việc duy trì hệ thống quản lý mã số mã vạch, đảm bảo tính hiệu quả và tính nhất quán của việc sử dụng mã vạch trên toàn quốc. Việc đóng phí này cũng đảm bảo rằng hệ thống mã số mã vạch vẫn được duy trì và phát triển để hỗ trợ cho hoạt động thương mại và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.

4. Quy trình dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm năm 2023

4.1. Thành phần hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm

Theo quy định của Nghị Định 74/2018/NĐ-CP về Sửa Đổi, Bổ Sung Một Số Điều Của Nghị Định Số 132/2008/NĐ-CP Ngày 31 Tháng 12 Năm 2008 Của Chính Phủ Quy Định Chi Tiết Thi Hành Một Số Điều Luật Chất Lượng Sản Phẩm, Hàng Hóa, để đạt được mã số mã vạch cho sản phẩm, doanh nghiệp cần cung cấp các loại tài liệu sau:

-  Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa: Đây là tài liệu quan trọng đầu tiên, trong đó doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin về sản phẩm, mã số mã vạch, và các thông tin liên quan khác.

- Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN: Để đảm bảo tính rõ ràng và chính xác trong việc sử dụng mã GTIN, doanh nghiệp cần cung cấp danh mục sản phẩm hoặc hàng hóa cụ thể mà mã GTIN sẽ được áp dụng.

- Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh: Tài liệu này xác nhận về sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến mã số mã vạch được thực hiện bởi một doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Việc cung cấp và làm hồ sơ đăng ký đúng và đầy đủ các loại tài liệu được quy định là một phần quan trọng trong việc đạt được mã số mã vạch cho sản phẩm. Quy trình này giúp đảm bảo tính nhất quán và đáng tin cậy của hệ thống mã số mã vạch, từ đó tạo sự minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và giao dịch hàng hóa.

4.2. Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mã vạch là tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) – cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Có trụ sở đặt tại Số 08, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Hiện tại, GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893 và được phép cấp mã vạch cho sản phẩm của các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.

4.3. Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Quy trình các bước đăng ký mã vạch cho sản phẩm như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hàng hóa

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm

- Nộp qua mạng: doanh nghiệp scan toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị có chữ ký và con dấu của doanh nghiệp và nộp qua hệ thống quản lý VNPC của GS1 Việt Nam

- Nộp phí theo các thông tin trên hồ sơ online đã nộp

- Sau khi nộp hồ sơ qua mạng doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ bản gốc về cơ quan quản lý MSMV

Bước 3: Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch bản gốc sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL

Bước 4: Cấp mã số mã vạch tạm thời và giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho doanh nghiêp

- Sau khi nhận được hồ sơ bản gốc, Chuyên viên xử lý sẽ xem xét tài liệu do doanh nghiệp gửi về và hồ sơ nộp online đã thống nhất chưa. Nếu thống nhất sẽ cấp cho doanh nghiệp mã số tạm thời

- Sau khi có mã số tạm thời doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin về sản phẩm trên hệ thống quản lý mã số mã vạch VNPC với đầy đủ các dữ liệu. Trong thời gian 1 tháng kể từ ngày nhận được mã số tạm thời và doanh nghiệp đã cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm sẽ gửi đề nghị gửi giấy chứng nhận mã vạch bản chính về cho GS1 Việt Nam để được nhận giấy chứng nhận MSMV bản chính

Khi cần tư vấn quy định pháp luật, hãy liên hệ hotline 1900.868644 hoặc gửi thư yêu cầu tư vấn đến email: [email protected]