Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

1. Trường hợp thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi công ty quyết định chuyển trụ sở từ một địa điểm đến địa điểm khác, có hai trường hợp chính mà thường gặp phải:

- Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng một quận/huyện mà không thay đổi cơ quan quản lý thuế. Ví dụ: Công ty cổ phần A được thành lập vào năm 2019 và có địa chỉ trụ sở tại đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy. Trong tháng 08/2021, công ty quyết định chuyển đến đường Nguyễn Khang, quận Cầu Giấy. Trong trường hợp này, công ty A vẫn sẽ tiếp tục được quản lý thuế bởi Chi cục thuế từ năm 2019.

- Trường hợp 2: Thay đổi trụ sở chính của công ty và có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế (từ một quận/huyện/tỉnh sang quận/huyện/tỉnh khác). Ví dụ: Công ty cổ phần A mà chúng ta đã đề cập ở trên quyết định chuyển trụ sở đến đường Giáp Bát, quận Hoàng Mai từ tháng 12/2021 trở đi. Trong trường hợp này, cơ quan quản lý thuế của công ty A sẽ thay đổi từ quận Cầu Giấy (từ năm 2019 đến 11/2021) sang quận Hoàng Mai (từ tháng 12/2021 trở đi).

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, công ty cần chú ý xem xét các thủ tục thuế trước khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh. Đáng lưu ý, quy trình này áp dụng cho cả công ty cổ phần Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Điều này đảm bảo tính công bằng và đồng đều trong việc áp dụng quy định thuế cho các doanh nghiệp, không phân biệt nguồn gốc vốn đầu tư.

2. Nên đặt trụ sở Công ty cổ phần ở đâu?

Khi quyết định đặt trụ sở công ty, việc chọn địa điểm phù hợp là vô cùng quan trọng. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ vị trí nào trên toàn lãnh thổ Việt Nam, nhưng cần tuân thủ một số quy định:

- Trước hết, địa chỉ mới phải được xác định rõ ràng và cụ thể, bao gồm số nhà, tên đường, quận/huyện. Thông tin này sẽ được sử dụng để đăng ký kinh doanh trong hồ sơ công ty.

- Thứ hai, không được đặt trụ sở doanh nghiệp tại các tòa nhà tập thể hoặc chung cư chỉ có chức năng ở. Ngoài ra, cũng không được đặt trụ sở trên đất nông nghiệp. Điều này tuân theo quy định tại Điều 3 và Điều 6 của Luật Nhà ở năm 2014, cũng như Điều 10 của Luật Đất đai năm 2013.

- Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp công ty đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn giúp xây dựng uy tín và đáng tin cậy trong thị trường kinh doanh. Vì vậy, khi chọn địa điểm trụ sở công ty, cần xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu và quy định pháp luật để đảm bảo hoạt động công ty diễn ra trơn tru và hiệu quả.

3. Quy định về quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP

Quy trình và thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của Công ty Cổ phần (CTCP) được quy định theo Điều 47 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Việc thay đổi trụ sở chính của công ty diễn ra theo các bước sau đây:

Bước 1: Thay đổi cơ quan thuế quản lý
Trước khi chuyển trụ sở sang một quận/huyện/tỉnh khác, công ty phải thực hiện thủ tục nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại, theo quy định tại Khoản 2 của Điều 10 trong Thông tư số 105/2020/TT-BTC. Tuy nhiên, lưu ý rằng thủ tục này chỉ áp dụng khi công ty chuyển địa chỉ từ một quận/huyện/tỉnh này sang một quận/huyện/tỉnh khác. Nếu địa chỉ mới của trụ sở vẫn thuộc cơ quan quản lý thuế hiện tại, công ty có thể bỏ qua bước này.

Bước 2: Thay đổi địa chỉ trụ sở tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Chuẩn bị hồ sơ
Theo quy định tại Khoản 2 của Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị một bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở gồm:

+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi trụ sở chính của CTCP.

+ Quyết định và bản sao Biên bản họp do Đại hội đồng cổ đông tổ chức về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính.

+ Nếu người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền, cần có văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ của căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn hiệu lực.- Cơ quan giải quyết

+ Cơ quan giải quyết thủ tục này là Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

+ Thời gian xử lý thủ tục là 03 ngày làm việc, tính từ ngày Phòng ĐKKD nhận được hồ sơ.

- Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

Công ty có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc yêu cầu gửi qua dịch vụ bưu chính. Đối với các công ty đặt trụ sở tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, bắt buộc phải nhận kết quả thông qua hình thức chuyển phát, thay vì đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.

Phí, lệ phí được nộp tuỳ theo quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC và có thể được thực hiện trực tiếp tại Phòng ĐKKD, chuyển vào tài khoản của Phòng ĐKKD hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử. Doanh nghiệp cần nộp các loại phí, lệ phí sau đây theo quy định:

- Tên loại phí, lệ phí

Nộp trực tiếp
(tại Phòng ĐKKD hoặc qua dịch vụ bưu chính)

Nộp trực tuyến

Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

50.000 đồng/lần

Miễn phí

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

100.000 đồng/lần

100.000 đồng/lần

Bước 3: Thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

- Bước này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

- Doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ để nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế để tiến hành điều chỉnh trên Giấy chứng nhận đầu tư.

Qua quy trình trên, CTCP có thể thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính của mình. Việc tuân thủ quy định và hoàn thành đúng thủ tục giúp công ty duy trì độ tin cậy và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.

4.  Cần làm gì sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần

Sau khi công ty cổ phần đã thực hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính, có một số công việc quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo sự liên kết và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là một số việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần:

- Thay đổi thông tin trên chữ ký số: Hiện nay, theo quy định của pháp luật, chữ ký số của doanh nghiệp được coi như một con dấu được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Do đó, ngay sau khi các hồ sơ liên quan đã được cập nhật và hợp lệ, công ty cần phải thay đổi thông tin địa chỉ trên chữ ký số của mình. Điều này đảm bảo tính pháp lý và xác thực các giao dịch điện tử mà công ty thực hiện sau thay đổi địa chỉ.

- Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử: Một trong những vấn đề quan trọng sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính là cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của công ty, và việc cập nhật địa chỉ mới giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch mà công ty thực hiện.

- Thay đổi con dấu: Con dấu của công ty cần được thay đổi để phục vụ cho các hoạt động giao dịch, kí kết hợp đồng và các thủ tục quan trọng khác. Việc thay đổi con dấu đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của các tài liệu và văn bản mà công ty sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh.

- Thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội: Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính cũng đồng nghĩa với việc cần thay đổi thông tin về cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội. Công ty cần thông báo cho cơ quan này về thay đổi địa chỉ để đảm bảo việc quản lý và thanh toán các khoản bảo hiểm cho nhân viên của công ty diễn ra đúng thời hạn và chính xác.

Trên đây là một số việc cần được thực hiện sau khi công ty cổ phần thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Việc tuân thủ các quy định và thực hiện đúng các thủ tục pháp lý sẽ giúp công ty duy trì tính chuyên nghiệp và đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách suôn sẻ sau thay đổi này.

Trong trường hợp quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hay vướng mắc nào liên quan đến bài viết hoặc các vấn đề pháp lý, chúng tôi xin trân trọng khuyến nghị quý khách liên hệ với tổng đài tư vấn pháp luật 1900.868644 hoặc gửi email về địa chỉ [email protected] để được chúng tôi hỗ trợ giải quyết một cách tốt nhất.