Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp nào?

1. Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp nào?

Dựa trên Điều 22 của Luật Công chứng 2014, về tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng, có các quy định sau đây:

- Văn phòng công chứng sẽ tuân thủ quy định của Luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác áp dụng cho loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn.

- Người đại diện pháp luật của văn phòng công chứng được xác định là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng.

- Tên gọi của văn phòng công chứng sẽ bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng," kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác được các công chứng viên thỏa thuận, mà không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức công chứng khác. Đồng thời, tên gọi không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

- Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các tiêu chuẩn do Chính phủ quy định. Nó cũng phải sở hữu con dấu và tài khoản riêng, hoạt động độc lập về tài chính dựa trên nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

- Về con dấu, văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy và chỉ được khắc và sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập. Quy trình, hồ sơ xin khắc dấu, cũng như quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng công chứng, sẽ tuân thủ theo quy định của pháp luật liên quan đến con dấu.

Như vậy, văn phòng công chứng sẽ hoạt động theo mô hình của công ty hợp danh và cần ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Đặc điểm quan trọng là văn phòng công chứng không được phép có thành viên góp vốn.

Quy định này đồng nghĩa với việc văn phòng công chứng chỉ có thể thực hiện hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh, khác biệt so với quy định trước đó. Theo Luật Công chứng năm 2006, các công chứng viên có thể lựa chọn thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Ngược lại, Luật Công chứng năm 2014 quy định rằng, đối với những văn phòng công chứng được thành lập với hình thức doanh nghiệp tư nhân theo Luật Công chứng năm 2006, họ sẽ phải thực hiện chuyển đổi sang loại hình công ty hợp danh để tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

2. Trình tự, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng ra sao?

Dựa trên quy định tại khoản 1 của Điều 23 Luật Công chứng 2014, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng công chứng bao gồm các thành phần sau:

Các công chứng viên, người đề xuất thành lập Văn phòng công chứng, cần chuẩn bị một hồ sơ đề nghị và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để được xem xét và quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm có:- Đơn đề nghị thành lập: Trong đơn này, cần mô tả chi tiết về sự cần thiết của việc thành lập Văn phòng công chứng, bao gồm mục đích, lợi ích cộng đồng và các yếu tố khác có liên quan.

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng: Đề án cần trình bày các thông tin chi tiết về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất, và kế hoạch triển khai thực hiện của Văn phòng công chứng. Nói rõ về cơ sở pháp lý, quy định nội dung công việc, và các biện pháp quản lý.

Bên cạnh đó, hồ sơ cần đi kèm với bản sao quyết định bổ nhiệm của công chứng viên tham gia vào quá trình thành lập Văn phòng công chứng. Điều này giúp chứng minh đội ngũ công chứng viên đáp ứng yêu cầu chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Dựa theo các quy định tại khoản 2, 3, 4 và khoản 5 của Điều 23 Luật Công chứng 2014, quy trình và thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng được thực hiện theo các bước sau:

- Trong khoảng thời gian 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ tiến hành xem xét và quyết định về việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, quyết định từ chối phải được thông báo bằng văn bản và cung cấp lý do cụ thể.

- Trong khoảng thời gian 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải tiến hành đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương nơi đã được quyết định cho phép thành lập. Nội dung đăng ký bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).
- Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập, và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, cũng như công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, Sở Tư pháp sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Văn phòng công chứng được phép hoạt động công chứng từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

3. Tồn tại bất cập và hạn chế trong quy định về loại hình văn phòng công chứng

Thực hiện việc hóa và giảm quy hoạch trong lĩnh vực công chứng, trong tương lai, dự kiến số lượng Văn phòng công chứng sẽ tăng nhanh. Tuy nhiên, hiện nay, các quy định pháp luật về việc thành lập Văn phòng công chứng vẫn gặp một số vấn đề và hạn chế, gây khó khăn cho những công chứng viên có mong muốn thành lập Văn phòng công chứng.

Đối với loại hình của Văn phòng công chứng, theo quan điểm của tác giả, quy định hiện nay chỉ cho phép tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, với điều kiện tồn tại chỉ thành viên hợp danh mà không có thành viên góp vốn được coi là chưa phù hợp. Tác động của quy định này xuất phát từ quan điểm cần thiết để Văn phòng công chứng duy trì hoạt động liên tục trong việc chứng nhận hợp đồng và giao dịch. Theo quy định hiện nay, Văn phòng công chứng đã chứng nhận hợp đồng và giao dịch đó phải thực hiện sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ.

Nếu Văn phòng công chứng được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân và chỉ có một công chứng viên hành nghề, việc ngừng hoạt động do công chứng viên đó chết hoặc không đủ điều kiện hành nghề có thể dẫn đến tạm ngưng hoặc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng. Điều này có thể ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu công chứng, khi cần sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng giao dịch. Luật Công chứng năm 2014 đã đáp ứng vấn đề này bằng cách loại bỏ quy định cho phép Văn phòng công chứng thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân.

Việc loại bỏ loại hình Doanh nghiệp tư nhân và không công nhận thành viên góp vốn trong Công ty hợp danh của Văn phòng công chứng không chỉ đặt ra hạn chế về quyền tự do chọn lựa hình thức kinh doanh, mà còn tạo ra những khó khăn trong việc tổ chức và thực hiện hoạt động công chứng. Thực tế đã chứng minh rằng, Công ty hợp danh không phải là lựa chọn lý tưởng cho tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng. Điều này là do yếu tố "hợp danh" có thể bị đảo lộn khi có công chứng viên hợp danh chết, miễn nhiệm, bãi nhiệm, hoặc không tiếp tục hành nghề, dẫn đến việc Văn phòng công chứng không thể duy trì hoạt động.

Đồng thời, việc không cho phép công chứng viên hành nghề với tư cách thành viên góp vốn cũng hạn chế quyền kinh doanh theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Do đó, nếu tiếp tục duy trì quy định rằng Văn phòng công chứng chỉ được tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh và yêu cầu ít nhất hai công chứng viên hợp danh, nguồn lực về công chứng viên có thể không đáp ứng đủ nhu cầu để thành lập các tổ chức hành nghề công chứng.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!