Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm

1. Quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP 

Thời điểm báo cáo:

- Định kỳ 6 tháng một lần (trước ngày 05 tháng 6).

- Hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).

Người chịu trách nhiệm báo cáo: Người sử dụng lao động.

Phương tiện báo cáo: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I. Trường hợp không thể sử dụng Cổng Dịch vụ công, gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Đối tượng báo cáo: Lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.

Đơn vị nhận báo cáo:

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Trách nhiệm của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: Tổng hợp tình hình thay đổi về lao động khi người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy. Cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I.

Bảo hiểm xã hội: Thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thông thường, những quy định như vậy nhằm đảm bảo rằng các thông tin về lao động, đặc biệt là trong các doanh nghiệp hoặc khu công nghiệp, được cập nhật đều đặn để quản lý và thực hiện các chính sách bảo hiểm xã hội.

2. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay thì có 02 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động mà các doanh nghiệp có thể áp dụng, cụ thể đó là nộp online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và nộp trực tiếp tại Sở Lao động- Thương binh và xã hội. Cụ thể như sau:

Cách đầu tiên là nộp báo cáo qua cổng dịch vụ công quốc gia. Khi đó thì bạn cần thực hiện như sau:

- Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia theo địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/

- Đăng nhập tài khoản

- Chọn thông tin dịch vụ và dịch vụ công trực tuyến

- Tại mục tìm kiếm bạn gõ từ khóa “liên thông”, và mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” . Sau đó bạn nhấn chọn vào ô "Tìm kiếm" .

- Chọn thủ tục, click vào nộp trực tuyến

- Điền thông tin

- Sau khi hoàn thành, click chọn “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.

- : Hoàn tất các bước khi màn hình hiện thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.

- Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH.

- Sau đó, cán bộ BHXH sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.

- Cổng dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở của dữ liệu BHXH.

- Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.

Nộp trực tiếp báo cáo tình hình sử dụng lao động

- Chuẩn bị hồ sơ 

- Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao đông

- Nộp trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, sau đó thông báo đến Cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

3. Tại sao cần phải báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm? 

Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm là một quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự và bảo hiểm xã hội, có một số lý do chính:

Quản lý nhân sự: Báo cáo định kỳ giúp tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình sử dụng lao động trong khoảng thời gian cụ thể. Cung cấp thông tin về số lượng lao động, vị trí công việc, chế độ làm việc, và các yếu tố khác liên quan đến nguồn nhân lực. Báo cáo định kỳ cung cấp thông tin về số lượng nhân viên hiện có trong tổ chức. Điều này giúp quản lý đánh giá khả năng sản xuất, hiệu suất làm việc, và đồng thời dự đoán những thay đổi cần thiết trong tương lai. Dựa trên số liệu về nhân sự hiện tại và kế hoạch phát triển của tổ chức, báo cáo giúp xác định liệu có cần thêm nhân sự mới hay không. Nếu có, nó cung cấp thông tin về số lượng và loại chức danh cần tuyển dụng. Báo cáo cung cấp thông tin về vị trí công việc hiện có và mức độ điền đủ của mỗi vị trí. Điều này giúp quản lý định rõ nhu cầu về kỹ năng và vị trí cần được ưu tiên trong quá trình tuyển dụng và đào tạo. Báo cáo tình hình nhân sự cung cấp cái nhìn tổng quan về thách thức và cơ hội trong quản lý nhân sự, giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với biến động thị trường lao động và yêu cầu kinh doanh.

Điều chỉnh chính sách nhân sự: Báo cáo 06 tháng giúp tổ chức xác định những thay đổi cần thiết trong chính sách nhân sự, như điều chỉnh mức lương, chế độ làm việc, hoặc chế độ phúc lợi dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Báo cáo về tình hình nhân sự cung cấp thông tin về cấu trúc lương hiện tại, đặc biệt là về sự biến động của mức lương trong tổ chức. Dựa trên sự thay đổi về nhu cầu thị trường lao động và mức lương cạnh tranh, tổ chức có thể xác định xem cần điều chỉnh mức lương để giữ chân nhân sự tài năng hay không. Báo cáo có thể cung cấp thông tin về chế độ làm việc hiện tại, thời gian làm việc, và xu hướng làm việc từ xa (nếu có). Dựa trên sự thay đổi trong môi trường làm việc và yêu cầu của nhân viên, tổ chức có thể điều chỉnh chính sách về chế độ làm việc linh hoạt hoặc thời gian làm việc. Thông tin về chế độ phúc lợi hiện tại của nhân viên trong báo cáo giúp tổ chức hiểu rõ về nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Dựa trên phản hồi và xu hướng, tổ chức có thể điều chỉnh chính sách phúc lợi để cung cấp những điều kiện làm việc hấp dẫn và duy trì sự hài lòng của nhân viên. Nếu báo cáo chỉ ra rằng có nhu cầu cải thiện kỹ năng hoặc kiến thức của nhân viên, tổ chức có thể điều chỉnh chính sách đào tạo và phát triển để đáp ứng những yêu cầu đó.

Bảo hiểm xã hội: Cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu thông tin định kỳ để xác định mức đóng bảo hiểm phù hợp với số lượng và điều kiện lao động hiện tại của doanh nghiệp. Thông qua việc đóng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn giảm rủi ro tài chính đối với chính họ trong trường hợp nhân viên gặp sự cố sức khỏe hoặc tai nạn lao động. Cơ quan bảo hiểm xã hội cần thông tin định kỳ để đánh giá nhu cầu bảo hiểm trong cộng đồng doanh nghiệp và xác định liệu mức đóng bảo hiểm hiện tại có đáp ứng đủ hay không.

Thực hiện các chính sách pháp luật: Việc báo cáo 06 tháng là một phần của việc thực hiện các quy định pháp luật về quản lý lao động và bảo hiểm xã hội. Báo cáo 06 tháng giúp tổ chức tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động liên quan đến việc thông báo về tình hình nhân sự và lao động trong doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện chính sách báo cáo định kỳ giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh tích cực trong cộng đồng kinh doanh và với các đối tác liên quan. Bảo đảm rằng thông tin được báo cáo đúng cách và đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp pháp lý liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội.

Tối ưu hóa nguồn nhân lực: Bằng cách theo dõi sự thay đổi trong nhân sự, tổ chức có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, đồng thời phản ánh sự phát triển và thay đổi trong doanh nghiệp.

Chuẩn bị cho báo cáo hàng năm: Báo cáo 06 tháng cũng có thể cung cấp cơ sở dữ liệu để chuẩn bị cho báo cáo hàng năm, giảm thiểu công việc cần thực hiện vào cuối năm.

Tóm lại, việc báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ là một phần quan trọng của quản lý tổ chức, giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý tốt nhân sự, và điều chỉnh chính sách để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Vui lòng liên hệ 1900.868644 hoặc [email protected]