Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới cập nhật

1. Quy định của pháp luật về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ được quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

- Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

+ Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

+ Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

+ Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ được phân thành các loại sau:

- Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

+ Biên lai gồm: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

- Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

Về nội dung chứng từ khấu trừ thuế, khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, mẫu hiển thị chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại khoản 10 Điều 4 Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, theo quy định của pháp luật chứ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Việc xây dựng thông tin chứng từ được tiến hành theo nguyên tắc chung được quy định tại Điều 41 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

- Hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

- Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

- Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

- Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

- Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

- Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

- Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được kết nối, trao đổi với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với chứng từ điện tử, việc định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định cụ thể như sau:

- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định123/2020/NĐ-CP.

2. Bảng kê theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bản kê do tổ chức thu phí, lệ phí tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng loại phí, lệ phí. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số... ngày... tháng.... năm”.

Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện. Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản này, tổ chức thu phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

3. Bảng kê sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân mới nhất

BẢNG KÊ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Quý 1 Năm 2020

(Ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính)

Tổ chức chi trả thu nhập: Công ty J5

Mã số thuế: 012301230123

Địa chỉ: Xã J6, Huyện J7, Tỉnh J9

Điện thoại: 0123321001

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC CHI TRẢ THU NHẬP

Ký, đóng dấu (ghi họ, tên và chức vụ)

Mọi thắc mắc liên hệ 1900.868644 hoặc email [email protected] để được giải đáp chi tiết.

Trân trọng