Điều kiện, hồ sơ, thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân cập nhật 2023

1. Khái niệm hoàn thuế thu nhập cá nhân

Hiện nay, trong tất cả các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam chưa có quy định cụ thể về khái niệm thuế thu nhập cá nhân cũng như hoàn thuế thu nhập cá nhân. Khoản 1, điều 3, Luật quản lý Thuế 2019 quy định khái niệm chung về thuế: "Thuế là một khoảng nộp ngân sách nhà nước bắt buộc của tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân theo quy định của các luật thuế". Theo đó, có thể hiểu thuế thu nhập cá nhân là hình thức thuế thu vào các khoản thu nhập của các cá nhân kinh doanh và không kinh doanh. Đây là loại thuế trực thu, thu vào một số khoản thu nhập cao chính đáng của cá nhân nhằm thực hiện việc điều tiết thu nhập giữa các tầng lớp dân cư, góp phần thực hiện công bằng xã hội về thu nhập và góp phần tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước. 

Hoàn thuế thu nhập cá nhân được hiểu là việc các cá nhân sau khi đã nộp thuế thu nhập cá nhân, sẽ được hoàn lại tiền khi thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định của pháp luật. 

2. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ khoản 2, Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, cá nhân được hoàn thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau đây:

- Số tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp nhỏ hơn số tiền thuế đã nộp khi quyết toán. 

- Cá nhân có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế nhưng đã nộp thuế;

- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

Bên cạnh đó, Điều 28, Thông tư 111/2013/TT/BTC cũng quy định về việc hoàn thuế, cụ thể như sau:

- Chỉ những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế mới được áp dụng việc hoàn thuế thu nhập cá nhân.

- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế thì:

+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập sẽ thực hiện việc hoàn thuế thay cho cá nhân được hoàn thuế.

+ Nếu có đề nghị hoàn trả, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có. 

- Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn:

+ Hoàn thuế

+ Bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế. 

- Không áp dụng hình phạt vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn với trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định. 

Tại điểm b, khoản 1, điều 25 của Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định về điều kiện hoàn trả, hoàn trả kiêm bù trừ thu ngân sách được quy định như sau:

Người nộp thuế có khoản nộp thừa sau khi thực hiện bù trừ theo hướng dẫn tại điểm a khoản này mà vẫn còn khoản nộp thừa hoặc không có khoản nợ thì người nộp thuế được gửi hồ sơ đề nghị hoàn trả hoặc hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 42 Thông tư này. Người nộp thuế được hoàn trả khoản nộp thừa khi người nộp thuế không còn khoản nợ. 

3. Hồ sơ, thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với doanh nghiệp được ủy quyền

Trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện và trường hợp người lao động tự quyết toán thuế và hoàn thuế thu nhập cá nhân có thủ tục không giống nhau. Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế, người lao động thực hiện điền đầy đủ thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân gửi cho công ty nơi chi trả thu nhập.

- Để thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với doanh nghiệp được ủy quyền quyết toán thuế có thể lựa chọn 1 trong các cách thức sau đây:

+Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế;

+Gửi qua hệ thống bưu chính;

+Gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan thuế qua giao dịch điện tử (cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền)

- Doanh nghiệp chi trả thu nhập được ủy quyền quyết toán thuế cần chuẩn bị những hồ sơ như sau:

+ Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa

+Trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật , trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;

+ Bảng kê chứng từ nộp thuế. 

- Trình tự thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế căn cứ theo Quyết định 146/QĐ-BTC như sau:

+ Bước 1: Nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế. Sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền.

+ Bước 2: Trong trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thông xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế. Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định. 

4. Hồ sơ, thủ tục đối với người lao động trực tiếp yêu cầu hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì không cần phải nộp hồ sơ hoàn thuế. Cơ quan thuế giải quyết hoàn căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định. 

Có 2 cách để người lao động nộp tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN là nộp trực tiếp (file excel) hoặc nộp online qua mạng (file XML):

- Cách 1: nộp trực tiếp tai bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Chi cục Thuế quản lý hoặc chi cục Thuế nơi đang cư trú, cá nhân là người lao động cần chuẩn bị những hồ sơ bao gồm:

+ Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN

+ Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp cho người lao động)

+ Chứng minh nhân dân/ căn cước công dân

+ Bản chụp hợp đồng lao động (nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh)

+ Sổ hộ khẩu/ sổ tạm trú (trong trường hợp quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú).

-  Cách 2: Nếu nộp online qua mạng, người lao động cần làm tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mền HTKK rồi kết xuất XML. Cụ thể, quy trình làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online như sau:

+ Bước 1: truy cập trang web https://canhan.gdt.gov.vn/ và tiến hành đăng nhập tài khoản (trường hợp chưa đăng ký thì có thể đăng ký ngay tại trang web này);

+ Bước 2: Thực hiện kê khai trực tiếp tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN (theo thông tư TT80/2021) sau đó kết xuất SML hoặc nộp file XML đã kê khai được kết xuất từ HTKK;

+ Bước 3: Chọn "Nộp tờ khai" sau đó nhập "Mã kiểm tra" để xác nhận nộp tờ khai;

+ Bước 4: Đính kèm hồ sơ phụ lục như chứng từ khấu trừ thuế, HĐLĐ...;

+ Bước 5: Chờ thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định tại Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể như sau:

- Chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế thu nhập cá nhân trước.

- Chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế thu nhập cá nhân. 

Liên hệ đến hotline 1900.868644 hoặc gửi thư tư vấn đến email: [email protected] để được hỗ trợ.