Hướng dẫn cách hạch toán trả lại tiền đặt cọc cho khách hàng

1. Đặt cọc là gì?

Quy định về đặt cọc thì theo quy định tại khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 thì có quy định cụ thể về đặt cọc theo đó thì có quy định cụ thể như sau về đặt cọc. “Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác (gọi là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn đế bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng”.

Đặt cọc là một phần quan trọng của quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng. Điều này có nghĩa rằng một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc các tài sản có giá trị khác nhằm đảm bảo việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng theo các điều kiện đã thỏa thuận. Điều này giúp đảm bảo tính chắc chắn và xác nhận của hợp đồng. Mục tiêu chính của việc đặt cọc bao gồm:

- Bảo đảm việc thực hiện hợp đồng: Đặt cọc đảm bảo rằng bên thực hiện hợp đồng sẽ tuân theo các điều khoản và cam kết của hợp đồng. Nếu bên này không tuân thủ, bên kia có thể sử dụng số tiền hoặc tài sản đặt cọc để bù đắp thiệt hại hoặc thi hành một phần của hợp đồng. Đặt cọc là một cách để đảm bảo rằng bên thực hiện hợp đồng sẽ tuân theo các điều khoản và cam kết của hợp đồng. Nếu bên này không tuân thủ và vi phạm hợp đồng, bên kia có quyền sử dụng số tiền hoặc tài sản đặt cọc để bù đắp thiệt hại hoặc thực hiện một phần của hợp đồng. Việc này tạo ra một cơ chế an ninh cho các bên tham gia hợp đồng. Nó đảm bảo tính minh bạch và đảm bảo rằng hợp đồng sẽ được thực hiện theo cam kết, và nếu có vi phạm, bên bị thiệt hại có phương tiện để đòi lại thiệt hại hoặc đảm bảo tiến hành hợp đồng.

- Xác nhận thỏa thuận: Đặt cọc cũng thể hiện sự xác nhận giữa các bên về việc thống nhất về việc giao kết hợp đồng. Số tiền hoặc tài sản đặt cọc là một biểu hiện rõ ràng của sự cam kết và chịu trách nhiệm của các bên đối với hợp đồng. Số tiền hoặc tài sản đặt cọc được coi là biểu hiện rõ ràng của sự cam kết và chịu trách nhiệm của các bên đối với hợp đồng. Bằng việc cung cấp số tiền hoặc tài sản đặt cọc, các bên thể hiện sự nghiêm túc và sẵn sàng thực hiện các điều khoản và cam kết của hợp đồng. Việc đặt cọc có thể được xem xét là một dạng bằng chứng về việc bên thực hiện hợp đồng có ý định thực hiện cam kết của họ. Nếu bên này không tuân theo cam kết của họ, số tiền hoặc tài sản đặt cọc có thể được sử dụng để bồi thường cho bên bị thiệt hại, và điều này tạo ra một cơ chế pháp lý để bảo vệ quyền lợi của bên bị thiệt hại.

- Thanh toán: Nếu đối tượng đặt cọc là tiền, nó có thể được sử dụng để thanh toán cho các khoản phí hoặc khoản nợ phát sinh từ hợp đồng. Thanh toán cho các khoản phí hoặc khoản nợ phát sinh từ hợp đồng thường sẽ được thực hiện thông qua các phương thức thanh toán riêng lẻ, chẳng hạn như việc chuyển tiền hoặc thanh toán bằng tiền mặt. Số tiền đặt cọc có thể được giữ lại và sử dụng trong trường hợp cần thiết, như việc bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng, nhưng nó không phải là cách chính thức để thanh toán cho các khoản phí hoặc khoản nợ thường xuyên.

- Chức năng bảo đảm: Đặt cọc có chức năng bảo đảm việc thực hiện hợp đồng. Nếu bên thực hiện hợp đồng không thực hiện đúng cam kết, số tiền hoặc tài sản đặt cọc có thể được sử dụng để bồi thường cho bên bị thiệt hại. Chức năng bảo đảm của việc đặt cọc là một phần quan trọng. Nếu bên thực hiện hợp đồng không tuân theo cam kết của họ và vi phạm hợp đồng, số tiền hoặc tài sản đặt cọc có thể được sử dụng để bồi thường cho bên bị thiệt hại. Điều này giúp bảo vệ bên bị thiệt hại khỏi các hậu quả tiêu cực của việc vi phạm hợp đồng và đảm bảo rằng hợp đồng sẽ được thực hiện đúng cách. Quy định về việc sử dụng số tiền hoặc tài sản đặt cọc trong trường hợp vi phạm thường được ghi trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật. Các điều khoản này có thể xác định rõ cách tính toán số tiền bồi thường và thời điểm nó được sử dụng. Điều này tạo ra một động cơ mạnh mẽ để bên thực hiện hợp đồng tuân theo cam kết của họ, vì họ sẽ phải chịu trách nhiệm tài chính nếu họ không làm như vậy.

Quá trình đặt cọc thường phải được lập thành văn bản để xác định rõ số tiền hoặc tài sản đặt cọc, thời hạn và các điều khoản liên quan. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng của thoả thuận và bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên.

2. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Theo hướng dẫn từ Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ Tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, trong trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ trong các lĩnh vực như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng (vào thời điểm chưa cung cấp dịch vụ hoặc chưa thực hiện hợp đồng), họ KHÔNG phải lập hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng này.

Theo Điều 8 của Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành có ghi nhận cụ thể về thời điểm phải lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc đã nhận của khách hàng. Theo đó:

– Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định, ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền;

– Trường hợp doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng, tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng. Thì doanh nghiệp đó chưa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng;

Tuy nhiên, để đảm bảo sự minh bạch và tránh những vấn đề pháp lý sau này, việc có một văn bản xác nhận về việc nhận tiền đặt cọc là quan trọng. Nói cách khác, mặc dù không phải lập hóa đơn GTGT, nhưng việc có một văn bản xác nhận giúp bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3. Hướng dẫn hạch toán nhận tiền đặt cọc

Bên đặt tiền đặt cọc hạch toán

– Khi đặt tiền đặt cọc:

Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 111, 112

– Khi nhận lại tiền đặt cọc

Nợ TK 111, 112

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Bên nhận tiền đặt cọc hạch toán

– Khi nhận tiền đặt cọc:

Nợ TK 111, 112

Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

– Khi trả lại tiền đặt cọc:

Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 111, 112.

– Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.

Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết:

Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc: Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại của tổng đài tư vấn 1900.868644 hoặc liên hệ qua địa chỉ email [email protected] để được hỗ trợ chi tiết nhất