Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Hiểu thế nào về hoá đơn điện tử

Căn cứ tại Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn là chứng từ kế toán: Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong kế toán, được sử dụng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được lập dưới hai hình thức chính: hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế cấp một mã riêng trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và một chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã cơ quan thuế. Điều này có thể áp dụng trong trường hợp nhất định tùy theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của quản lý thuế và kế toán, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong giao dịch kinh doanh, đồng thời giảm thiểu sử dụng giấy và tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu 

2. Hiểu thế nào về hoá đơn giấy

Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Dựa trên thông tin này, dưới đây là điểm quan trọng để hiểu về việc sử dụng hóa đơn giấy trong trường hợp quy định: 

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử: Trong trường hợp tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán hoặc phần mềm lập hóa đơn điện tử, họ có thể mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế.

Mua hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng: Cơ quan thuế cho phép doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng. Trong thời gian này, họ có thời gian để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, nếu có điều kiện và sẵn sàng thực hiện.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quyết định chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, họ phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, tùy theo quy định tại Điều 15 của Nghị định.

Xử lý sự cố về hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh gặp sự cố về hóa đơn điện tử trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế, Nghị định cũng có quy định cách xử lý trong trường hợp này (khoản 2 Điều 20 của Nghị định).

Thông tin này giúp làm rõ việc sử dụng hóa đơn giấy và quy trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong trường hợp cụ thể của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh

3. Chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy có các điều kiện sau:

Hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong các trường hợp sau:

- Có nhu cầu về kinh tế hoặc tài chính, đòi hỏi sử dụng hóa đơn hoặc chứng từ giấy.

- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, hoặc theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, và điều tra.

- Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử cần được chuyển đổi phải phù hợp với quy định và là hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp.

- Trong quá trình chuyển đổi, cần đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử. Chúng không có hiệu lực để thực hiện các giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nội dung cần có trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Số hóa đơn.

- Thông tin về người bán bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.

- Thông tin về người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

- Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa kể thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của lịch dương.

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử nếu có.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có), và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Số tiền phải trả được thể hiện bằng chữ và số, cũng như đồng tiền tương ứng.

Các nội dung khác trên hóa đơn, bao gồm biểu trưng hoặc logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu, hoặc hình ảnh đại diện của người bán. Tùy thuộc vào yêu cầu giao dịch và quản lý cụ thể, hóa đơn có thể chứa thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng, và các thông tin liên quan khác.

Nói cách khác, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về nội dung và quy trình để đảm bảo sự thống nhất và tuân thủ quy định của pháp luật

4. Sử dụng hoá đơn không hợp pháp 

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, theo quy định của Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các trường hợp sau đây:

Sử dụng hóa đơn: Khi người bán hoặc người mua sử dụng hóa đơn không đúng theo quy định của pháp luật, ví dụ như hóa đơn không đủ thông tin, chứng từ không đúng mẫu số, không có chữ ký của người bán hoặc người mua, hoặc có thông tin sai lệch.

Chứng từ giả: Sử dụng các hóa đơn hoặc chứng từ mà không phải là hóa đơn chính thống hoặc có sự giả mạo, sao chép, làm giả, hoặc thay đổi không được phép.

Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng: Khi người sử dụng hóa đơn hoặc chứng từ đã vượt quá thời gian có hiệu lực sử dụng theo quy định của pháp luật.

Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế đã quyết định ngừng sử dụng hóa đơn hoặc chứng từ của một tổ chức hoặc cá nhân nào đó vì vi phạm các quy định về kế toán và thuế, và sau đó, người đó vẫn tiếp tục sử dụng chúng.

Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế: Khi người sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký việc sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, mà pháp luật yêu cầu đăng ký trước khi sử dụng.

Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Khi người sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trong trường hợp hóa đơn điện tử ban đầu có mã của cơ quan thuế.

Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Khi người mua sử dụng hóa đơn có ngày lập trên hóa đơn từ một bên bán mà cơ quan thuế xác định là không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.

Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền: Khi người mua sử dụng hóa đơn có ngày lập trên hóa đơn từ một bên bán mà cơ quan thuế xác định không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc không có thông báo từ cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ đó.

Những hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp như đã nêu trên có thể bị xem xét là vi phạm pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật, bao gồm xử lý hành chính và truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật

Trên đây là toàn bộ nội dung "Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy". Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo, trường hợp nội dung gây nhầm lẫn, thiếu sót khách hàng có thể liên hệ qua tổng đài 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được hỗ trợ