Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Ở thời điểm hiện tại, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về hóa đơn điện tử. Một trong những cách định nghĩa phổ biến nhất của hóa đơn điện tử là hình thức hiện đại, tiện lợi trong việc quản lý và giao dịch tài chính, bao gồm các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các nhà bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, hóa đơn điện tử được kiểm soát chặt chẽ bởi cơ quan nhà nước, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, thì hóa đơn điện tử được định nghĩa: "Là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế". Đồng thời trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Như vậy, có thể hiểu đơn giản rằng hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử (thay vì văn bản giấy thông thường), do tổ chức, cá nhân cung cấp bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

Ngoài ra, Nhà nước khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày Nghị định có hiệu lực (01/7/2022).

2. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Việc ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã đặt ra nhiều lưu ý cho các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay. Theo đó, các tổ chức, cá nhân cần lưu ý những nội dung sau khi sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Thứ nhất, các tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/7/2022

Theo đó, tại điều khoản thi hành của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP là khoản 1 và khoản 3 Điều 59 đã quy định:

"1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 [...]

3. Bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 [...]"

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 151 Luật Quản lý thuế năm 2019 thì: "Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022".

Từ đây suy ra, kể từ ngày 01/7/2022, cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ​bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời bãi bỏ những quy định về bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

• Thứ hai, lưu ý về các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử 

​Theo đó, tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định rằng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cụ thể:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh; và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

• Thứ ba, lưu ý về định dạng của hóa đơn điện tử 

Định dạng của hóa đơn điện tử hiện nay được quy định tại Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, khoản 1 Điều 12 đã quy định rằng "định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)".

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định định dạng hóa đơn điện tử phải gồm hai thành phần: (i) thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và (ii) thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu như sau:

- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps;

- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối;

- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

• Thứ tư, lưu ý về các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc một trong các trường hợp cụ thể sau:

(i) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

(ii) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

(iii) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

(iv) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

(v) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

(vi) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

(vii) Khi cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Theo đó, căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

• Thứ năm, lưu ý về việc chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

​Trên thực tế, các cá nhân, tổ chức có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Việc này được quy định tại Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.​

Xin gửi đến quý vị sự tri ân chân thành từ Công ty Luật Hòa Nhựt vì đã ủng hộ và tin tưởng chúng tôi. Cam kết của chúng tôi là luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng quý vị trong mọi vấn đề pháp lý hoặc bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp của chúng tôi luôn lắng nghe và hỗ trợ quý vị 24/7. Quý vị có thể liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644 hoặc gửi yêu cầu của quý vị qua địa chỉ email: [email protected]. Chúng tôi cam kết cung cấp sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả để đáp ứng mọi nhu cầu pháp lý của quý vị.

Chúng tôi luôn trân trọng mọi đóng góp quý báu từ phía quý vị và lắng nghe để phục vụ quý vị một cách tốt nhất mỗi ngày. Sự hợp tác và ủng hộ quý báu của quý vị là nguồn động viên quý báu giúp chúng tôi phát triển và phục vụ quý vị tốt hơn.