Các bước thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường

1. Thế nào là chào hàng cạnh tranh?

Chào hàng cạnh tranh được định nghĩa và quy định rõ ràng trong pháp luật đấu thầu, đây là một trong những phương thức đấu thầu quan trọng được sử dụng đặc biệt trong những trường hợp gói thầu có hạn mức và thuộc vào những lĩnh vực cụ thể mà pháp luật đấu thầu đã xác định. Chào hàng cạnh tranh không chỉ đơn thuần là một hình thức đấu thầu, mà còn là một cơ hội quan trọng để tổ chức hay công ty tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu cũng như nhà đầu tư phù hợp nhất để thực hiện các hợp đồng. Điều này không chỉ liên quan đến việc tìm những người tham gia có năng lực, mà còn đảm bảo rằng quá trình lựa chọn diễn ra một cách minh bạch và hợp lý, đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật đấu thầu.

Chào hàng cạnh tranh còn là một bước quan trọng trong bước sóng đấu thầu. Nó nằm trong loạt các phương thức đấu thầu, bao gồm đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp và tự thực hiện, được điều chỉnh và quy định cụ thể trong mục 1 chương 2 của Luật Đấu thầu 2013.

Dựa theo quy định tại Khoản 2 Điều 23 của Luật Đấu thầu 2013, khi tiến hành quy trình chào hàng cạnh tranh, có một số điều kiện cơ bản mà các gói thầu cần phải tuân theo:

- Đầu tiên, cần có một kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Điều này đảm bảo rằng quá trình chào hàng diễn ra một cách minh bạch và hợp lý, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia đều tuân theo quy trình và quy định mà pháp luật đề ra.

- Thứ hai, cần có dự toán kinh phí đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Điều này đảm bảo rằng quá trình chào hàng diễn ra trong phạm vi tài chính hợp lý và có đủ nguồn lực để thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.

- Cuối cùng, cần phải có sẵn vốn dự án theo yêu cầu tiến độ thực hiện gói thầu. Điều này đảm bảo rằng việc thực hiện hợp đồng không bị gián đoạn do thiếu hụt vốn và đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của dự án.

Trong suốt quá trình chào hàng cạnh tranh, các nhà thầu và nhà đầu tư có cơ hội đề xuất những giải pháp sáng tạo và đưa ra những đề nghị mới để thực hiện dự án một cách tốt nhất. Điều quan trọng là việc lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư phải dựa trên những tiêu chí công bằng, minh bạch và mang lại lợi ích tối đa cho dự án cũng như cộng đồng. Điều này thể hiện cam kết của pháp luật đấu thầu trong việc đảm bảo quá trình chào hàng cạnh tranh diễn ra một cách công bằng và hiệu quả, mang lại giá trị thiết thực cho cả các bên tham gia và xã hội.

2. Phạm vi áp dụng đối với chào hàng cạnh tranh thông thường

Theo quy định chặt chẽ từ Điều 23 của Luật Đấu thầu cùng với Điều 57 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP, việc quản lý quy trình chào hàng cạnh tranh được chia thành hai tùy chọn chính, mang theo sự đa dạng và linh hoạt: quy trình thông thường và quy trình rút gọn. Quyết định lựa chọn trong hai con đường này phụ thuộc vào giá trị của gói thầu tại tay, tạo ra sự tùy chỉnh và hiệu quả tối đa. Tuy nhiên, quy trình thông thường, mặc dù có nhiều biến thể, vẫn đóng một vai trò đáng kể trong việc triển khai các hợp đồng với giá trị không vượt quá 5 tỷ đồng. Điều này được áp dụng cho các loại gói thầu sau đây:

- Gói thầu về dịch vụ phi tư vấn phổ biến và đơn giản: Đây là loại gói thầu liên quan đến những dịch vụ tổng quát, không đòi hỏi độ phức tạp của tư vấn chuyên sâu. Thường là những công việc thường xuyên như bảo trì hệ thống, vệ sinh, lắp đặt và các nhiệm vụ tương tự. Mặc dù không yêu cầu mức độ phức tạp cao, việc áp dụng quy trình chào hàng cạnh tranh vẫn giúp đảm bảo sự minh bạch và sự công bằng trong việc lựa chọn nhà thầu.

- Gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường: Loại gói thầu này liên quan đến việc mua sắm các hàng hóa phổ biến, đã có sẵn trên thị trường với các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hóa và tương đương về chất lượng. Quy trình chào hàng cạnh tranh trong trường hợp này giúp đảm bảo sự minh bạch và mở ra cơ hội công bằng cho tất cả các nhà cung cấp tham gia vào quá trình đấu thầu.

- Gói thầu xây lắp công trình đơn giản với bản vẽ thi công đã được phê duyệt: Các công trình trong gói thầu này có đặc điểm đơn giản, đã có bản vẽ thi công được phê duyệt, và không đòi hỏi nhiều yêu cầu kỹ thuật phức tạp. Tuy vậy, việc sử dụng quy trình chào hàng cạnh tranh vẫn đảm bảo sự minh bạch và tạo điều kiện công bằng cho tất cả các nhà thầu tham gia vào quá trình này.

Nhìn chung, việc tuân theo quy trình chào hàng cạnh tranh theo hình thức thông thường đóng một vai trò không thể thiếu và đáng giá trong việc quản lý và hiện thực hóa tốt nhất các nguồn tài chính công. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ việc duy trì sự minh bạch, công bằng và cạnh tranh trong quá trình lựa chọn nhà thầu tham gia vào việc thực hiện các gói thầu có giá trị không lớn.

3. Các bước thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường

Theo quy định tại Điều 58 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quy trình chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường bao gồm các bước sau: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng, trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu, và cuối cùng là hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Các bước chi tiết như sau:

3.1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Lập hồ sơ yêu cầu

Việc lập hồ sơ yêu cầu là một quá trình quan trọng trong việc thực hiện các gói thầu đấu thầu, và nó phải tuân theo một số quy định cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Dưới đây là các quy định cần được tuân thủ khi lập hồ sơ yêu cầu:

- Dựa vào Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư: Hồ sơ yêu cầu phải căn cứ vào Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, và quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với các mua sắm thường xuyên. Đồng thời, phải xem xét các tài liệu liên quan đến dự án. Nếu có trường hợp gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án, hồ sơ yêu cầu sẽ căn cứ vào quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án (nếu chưa xác định được chủ đầu tư).

- Tuân theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Hồ sơ yêu cầu phải tuân thủ kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được duyệt.

- Sử dụng tài liệu về thiết kế và yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật: Hồ sơ yêu cầu phải sử dụng tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán đã được duyệt cho gói thầu xây lắp. Đồng thời, phải xác định rõ yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa (nếu có).

- Tuân thủ các quy định pháp luật và điều ước quốc tế: Hồ sơ yêu cầu phải tuân thủ các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định pháp luật liên quan. Nếu dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức hoặc vốn vay ưu đãi, phải tuân thủ các điều ước quốc tế và thỏa thuận quốc tế liên quan.

- Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí và ưu đãi: Hồ sơ yêu cầu phải tuân thủ các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong việc lựa chọn nhà thầu và các quy định khác có liên quan.

Nội dung của hồ sơ yêu cầu bao gồm các mục sau:

- Các thông tin tóm tắt về dự án và gói thầu để giới thiệu dự án và mục tiêu của gói thầu.

- Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất để định rõ các bước và quy trình mà các nhà thầu cần thực hiện khi nộp hồ sơ.

- Tiêu chuẩn về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu để đánh giá và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất.

- Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá thấp nhất: Hồ sơ yêu cầu phải cung cấp các tiêu chí để đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, cũng như các tiêu chí đánh giá về kỹ thuật để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc lựa chọn nhà thầu. Tiêu chí "đạt" và "không đạt" thường được sử dụng để đánh giá các yêu cầu kỹ thuật và năng lực.

Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu

- Hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định theo quy định trước khi được phê duyệt.

- Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản và dựa trên tờ trình phê duyệt cùng báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu.

3.2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Quy trình thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu là một quá trình tinh tế và phức tạp, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chất lượng trong việc chuẩn bị và tiến hành các gói thầu đấu thầu. Dưới đây là chi tiết các bước trong quá trình thực hiện quy trình này:

- Đăng tải thông báo mời chào hàng: Bên mời thầu phải tuân thủ quy định về đăng tải thông báo mời chào hàng theo quy định của pháp luật. Thông báo này sẽ mô tả các thông tin cơ bản về dự án và gói thầu, cũng như quy trình và thời gian thực hiện.

- Phát hành hồ sơ yêu cầu: Hồ sơ yêu cầu sẽ được phát hành cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia trong thời gian quy định trong thông báo mời chào hàng. Thời gian phát hành hồ sơ yêu cầu tối thiểu là 03 ngày làm việc, tính từ ngày đầu tiên thông tin được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc trên Báo đấu thầu.

- Sửa đổi và làm rõ hồ sơ yêu cầu:

+ Sửa đổi hồ sơ yêu cầu sau khi đã phát hành: Trong trường hợp cần sửa đổi hồ sơ yêu cầu sau khi đã phát hành, bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu ít nhất là 03 ngày làm việc để nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất. Sau đó, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo các nội dung sửa đổi hồ sơ yêu cầu cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu.

+ Làm rõ hồ sơ yêu cầu: Trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ yêu cầu, các nhà thầu phải gửi đề nghị bằng văn bản đến bên mời thầu trước ngày đóng thầu, tối thiểu là 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước) hoặc 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) để xem xét và xử lý. Các nội dung làm rõ hồ sơ yêu cầu được thực hiện bằng một số hình thức như gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ yêu cầu, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi thông tin hoặc thực hiện sửa đổi nếu cần thiết. Quyết định sửa đổi và văn bản làm rõ hồ sơ yêu cầu sẽ là một phần của hồ sơ yêu cầu.

- Nộp hồ sơ đề xuất: Sau khi đã được làm rõ và sửa đổi, các nhà thầu sẽ nộp hồ sơ đề xuất cho bên mời thầu. Mỗi nhà thầu chỉ được nộp một hồ sơ đề xuất và bên mời thầu phải đảm bảo bảo mật thông tin trong hồ sơ đề xuất của từng nhà thầu.

- Mở thầu và ghi biên bản mở thầu: Ngay sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành mở các hồ sơ đề xuất và lập biên bản mở thầu, ghi rõ các thông tin về tên nhà thầu, giá chào, thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất, giá trị và thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu, thời gian thực hiện hợp đồng. Biên bản mở thầu này sẽ được gửi đến các nhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất.

Trong quá trình thực hiện quy trình này, thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất tối thiểu là 05 ngày làm việc, tính từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ yêu cầu. Quy trình chi tiết này đảm bảo sự minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc tiến hành các gói thầu đấu thầu.

3.3. Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng

Quá trình đánh giá và thương thảo hợp đồng là một quá trình quan trọng và cẩn trọng nhằm lựa chọn nhà thầu phù hợp và đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu. Dưới đây là chi tiết các bước trong quá trình đánh giá và thương thảo hợp đồng:

- Đánh giá các hồ sơ đề xuất: Bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá các hồ sơ đề xuất theo yêu cầu đã được quy định trong hồ sơ yêu cầu. Nhà thầu sẽ được đánh giá là đáp ứng yêu cầu khi hồ sơ đề xuất của họ hợp lệ, đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm, và đạt tất cả yêu cầu kỹ thuật.

- So sánh giá chào: Bên mời thầu sẽ tiến hành so sánh giá chào trong các hồ sơ đề xuất đã đạp ứng yêu cầu kỹ thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Quá trình so sánh này sẽ xem xét giá chào sau khi đã sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có). Giá chào thấp nhất sẽ không vượt quá giá gói thầu đã đề xuất.

- Thương thảo hợp đồng: Nhà thầu có giá chào thấp nhất và đáp ứng yêu cầu sẽ được mời tham gia vào quá trình thương thảo hợp đồng. Quá trình thương thảo hợp đồng sẽ được thực hiện theo quy định và nhằm đảm bảo các điều khoản hợp đồng được thỏa thuận một cách chính xác và hợp lý.

- Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất: Thời gian để đánh giá hồ sơ đề xuất không vượt quá 20 ngày, tính từ ngày mở thầu cho đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Việc hoàn thành đánh giá đúng hạn giúp bảo đảm quá trình đấu thầu diễn ra hiệu quả và nhanh chóng.

Trong tổng thể, quá trình đánh giá và thương thảo hợp đồng là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện một cách cẩn trọng và chính xác để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất cho dự án và đảm bảo thành công của dự án đấu thầu.

3.4. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Dựa trên báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu trình bày kết quả lựa chọn nhà thầu, trong đó chi tiết ý kiến của bên mời thầu về các nội dung đánh giá từ tổ chuyên gia. Dưới đây là các nguyên tắc và quy trình cụ thể trong quá trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu:

- Thẩm định trước khi phê duyệt: Quy trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu được tiến hành trước khi có quyết định cuối cùng về việc phê duyệt lựa chọn nhà thầu. Việc này đảm bảo rằng quá trình đánh giá được thực hiện đầy đủ và chính xác trước khi đưa ra quyết định chính thức.

- Phân loại theo phương thức đấu thầu: Quá trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu được phân loại tùy theo phương thức đấu thầu sử dụng. Đối với các gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, chỉ tiến hành thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu. Đối với các gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, phải thẩm định danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật trước khi phê duyệt. Đối với các gói thầu áp dụng phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ, không thực hiện thẩm định trong giai đoạn một, mà thực hiện trong giai đoạn hai như gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.

- Không thẩm định danh sách xếp hạng nhà thầu: Quá trình thẩm định không bao gồm việc thẩm định danh sách xếp hạng nhà thầu trước khi phê duyệt. Danh sách xếp hạng nhà thầu sẽ được phê duyệt dựa trên đề nghị của bên mời thầu sau khi đã xem xét kết quả thẩm định.

- Cuộc họp giữa các bên: Trước khi ký báo cáo thẩm định, đơn vị thẩm định có thể tổ chức cuộc họp giữa các bên để giải quyết các vấn đề còn tồn tại nếu cần thiết. Cuộc họp này giúp đảm bảo mọi tranh luận và thắc mắc được giải quyết một cách chính xác và minh bạch.

- Thời gian thẩm định và phê duyệt: Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu không vượt quá 7 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được hồ sơ đề xuất để thẩm định. Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu không vượt quá 53 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu từ bên mời thầu và báo cáo thẩm định từ đơn vị thẩm định.

3.5. Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Hợp đồng ký kết giữa các bên cần tuân thủ quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ đề xuất, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính phù hợp.

Quý khách hàng có thể liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.868644 hoặc qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời đối với những vướng mắc về mặt pháp lý. Xin trân trọng cảm ơn!