Đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được thực hiện theo quy trình như thế nào?

1. Quy trình đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ. 

Quy trình chi tiết đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được quy định cụ thể tại Điều 11 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP có quy định như sau:

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu.

Trong bước chuẩn bị lựa chọn nhà thầu thì cần phải lập hồ sơ mời thầu và thẩm định phê duyệt hồ sơ mời thầu. 

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Trong tổ chức lựa chọn nhà thầu thì bao gồm:

+ Mời thầu. Mời thầu là một thuật ngữ được nhắc đến khá nhiều trong hoạt động đấu thầu. Đó là một quy trình trong quá trình mà tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu để tham gia một gói thầu cụ thể nào đó. Mời thầu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh bởi nhằm tìm kiếm các nhà thầu mà họ có thể đáp ứng được những điều kiện khắt khe, và đáp ứng được như cầu của các dự án theo quy định. 

+ Phát hành sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu: phát hành sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu là một trong những việc làm cần thiết và quan trọng trong tổ chức lựa chọn nhà thầu. 

+ Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu

+ Mở thầu. Mở thầu thì các bạn có thể hiểu rằng đây là việc mà tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm mà đã được án định hoặc trong trường hợp mà không có thời điểm được ấn định trước thời điểm mở thầu ngay sau khi đóng thầu. 

Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu

Đánh giá hồ sơ dự thầu là một trong những bước vô cùng quan trọng trong hoạt động đấu thầu, theo đó thì việc đánh giá hồ sơ dự thầu được xác định bao gồm các việc như là kiểm tra đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu và thực hiện xếp hạng nhà thầu theo quy định. 

Bước 4: Thương thảo hợp đồng

Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Bước 6: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng. 

2. Lập hồ sơ mời thầu trong đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ. 

Việc lập hồ sơ mời thầu trong phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ được thực hiện hiện dựa trên căn cứ sau đây:

- Quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên và các tài liệu liên quan. Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư. 

- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt. 

-  Tài liệu về thiết kế kèm theo dự toán được duyệt đối với gói thầu xây lắp; yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật đối với hàng hóa nếu có. 

- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi. 

- Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.

Theo quy định thì tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa bao gồm các tiêu chuẩn như sau:Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm; Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; Xác định giá thấp nhất; Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá đối với trường hợp mà áp dụng phương pháp đánh giá

Còn tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu xây lắp thì cũng quy định cụ thể  bao gồm các tiêu chuẩn như sau: Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực kinh nghiệm;  Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật;  Xác định giá thấp nhất đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất thực hiện theo quy định ; Tiêu chuẩn xác định giá đánh giá

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu về sử dụng lao động sẽ bị loại. 

Ngoài ra thì theo quy định thì hồ sơ mời thầu thì sẽ không được nêu yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể  của hàng hóa, trong trường hợp mà không thể mô tả một cách chi tiết hàng hóa theo đặc tính kỹ thuật thiết kế công nghệ và tiêu chuẩn công nghệ thì được nhãn hiệu, catalo của một sản phẩm cụ thể để có thể tham khảo, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải được ghi kèm theo cụm từ " hoặc tương đương " sau nhãn hiệu. Chỉ yêu cầu nhà thầu phải nộp giấy phép hoặc giấy ủy quyền bán hàng của nhà sản xuất hoặc là giấy chứng nhận quan hệ đối tác trong trường hợp hàng hóa là đặc thù phức tạp cần gắn với trách nhiệm của  nhà sản xuất trong việc là cung cấp các dịch vụ bán hàng như bảo hành, bảo trì, sữa chữa và cung cấp phụ tùng, vật tư thay thế. 

Một lưu ý nữa đó là sẽ không sử dụng phương pháp đánh giá kết hợp giữa phương pháp đánh giá kết hợp giữa kỹ thuật và giá đối với gói thầu áp dụng phương thực lựa chọn nhà thầu một giai đoạn một túi hồ sơ.  

3. Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu

Quy định về thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu đối với phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ được quy định tại Điều 13 Nghị định 63/2014/NĐ-CP như sau:

Hồ sơ mởi thầu thì phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP trước khi phê duyêt. Theo đó thì hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt bao gồm các giấy tờ như : Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của bên mời thầu;  Dự thảo hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;  Bản chụp các tài liệu: Quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm, quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;  Tài liệu khác có liên quan.

Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu thì phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu. 

Như vậy thì căn cứ theo các quy định trên thì hồ sơ tình thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu phải bao gồm các giấy tờ như là

- Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của bên mời thầu;

- Dự thảo hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

- Bản chụp các tài liệu như là quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- Một số tài liệu khác có liên quan. 

4. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ thì được quy định cụ thể tại Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP như sau:

Đầu tiên là mời thầu theo đó thì bên mời thầu phải đăng tải thông báo mời thầu theo quy định. 

Về phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Đối với nhà thầu liên danh thì chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp mà sửa hồ sơ mời thầu sau khi phát hành thì bên mời thầu phải giửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu hoặc nhận hồ sơ mời thầu. 

Nếu mà cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc, còn đấu thầu quốc tế thì thời gian sẽ là 05 ngày để nhà thầu gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu. 

Nhà thầu sẽ chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 

Ngược lại thì bên mời thầu cũng sẽ có trách nhiệm là phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp mà nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc là chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. 

Việc mở thầu được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng là 01 giờ tính kể từ thời điểm đóng thầu.

5. Đánh giá hồ sơ dự thầu

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu đối với phương thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ được thực hiện như sau:

- Việc đánh giá hồ sơ dự thầu thì cần phải căn cứ và dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào hồ sơ dự thầu đã nộp và các tài liệu giải thích, làm rõ gồ sơ dự thầu của nhà thầu để bảo đảm lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu. 

- Việc đánh giá được thực hiện trên bản chụp, nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữ bản gốc và bản chụp, nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữ bản gốc và bản chụp. Đối với trường hợp mà có sự sai sót trong bản gốc và bản chụp nhưng mà không làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì căn cứ vào bản gốc để đánh giá.

- Trong trường hợp mà có sự sai sót khác giữa bản gốc và bản chụp thì dẫn đến kết quả đánh giá trên bản gốc khác kết quả đánh giá trên bản chụp, làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu sẽ bị loại 

Như vậy thì việc đánh giá hồ sơ dự thầu thì sẽ dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác có trong hồ sơ mời thầu. Ngoài ra thì việc đánh giá còn được thực hiện trên bản chụp, nhà thầu thì phải chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp. Nếu như mà có sự sai sót trong bản gốc và bản chụp nhưng không làm thay đổi đi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì cần căn cứ bào bản gốc để có thể đánh giá. Tuy nhiên thì nếu như sự khác nhau của bản gốc và bản chụp có sự thay đổi và dẫn đến kết quả đánh giá bản gốc và bản chụp khác nhau và làm thay đổi thứ tự xếp hạng của nhà thầu thì hồ sơ mời thầu của nhà thầu sẽ bị loại theo quy định. 

6. Thương thảo hợp đồng.

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đến thương thảo hợp đồng, trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc là từ chối thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. 

Việc thương thảo hợp đồng được thực hiện dựa trên báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu khác làm rõ hồ sơ dự thầu nếu như có của bên nhà thầu và hồ sơ mời thầu.

Thuơng thảo hợp đồng thì sẽ được thực hiện theo các nguyên tắc như sau:

- Việc thương thảo hợp đồng sẽ không tiến hành thương thảo với những nội dung mà nhà thầu đã thực hiện chào thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 

-  Khi tiến hành thương thảo hợp đồng thì tuyệt đối không làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi mà sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá theo quy định pháp luật đấu thầu và pháp luật khác có liên quan

- Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện theo quy định

Noài ra thì trong quá trình thương thảo hợp đồng thì các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng, điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng bao gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện nếu có. 

Còn nếu như mà thương thảo không thành công thì bên mời thầu cần phải báo cáo chủ đầu tư để xem xét quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo. Nếu như mà các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét quyết định hủy thầu. 

Vui lòng liên hệ 1900.868644 hoặc[email protected] để được hỗ trợ.