Trường hợp hoá đơn điện tử chuyển đổi thành hoá đơn giấy có thể thanh toán

1. Mục đích của hóa đơn chuyển đổi

Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC, ban hành bởi Bộ Tài chính, đã đề ra một cách rõ ràng về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong việc chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Quy định này đòi hỏi sự tuân thủ các nguyên tắc cần thiết và yêu cầu chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp luật từ phía người bán hàng.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ các chứng từ kế toán đúng theo quy định của pháp luật. Điều này tạo ra sự thuận lợi cho nhiều người khi lựa chọn phương thức chuyển đổi này để đáp ứng các yêu cầu trên.

Việc thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy yêu cầu sự cẩn trọng và tuân thủ quy trình đúng đắn. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục đích và lợi ích của việc chuyển đổi này. Sau đó, họ cần nắm vững các quy định và hướng dẫn của Thông tư 32/2011/TT-BTC để thực hiện quy trình chuyển đổi một cách chính xác.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc chuyển đổi hóa đơn được thực hiện theo quy trình hợp lệ. Họ cần có sự tham gia và chấp hành nghiêm ngặt của người đại diện pháp luật, đảm bảo chữ ký và đóng dấu đầy đủ và chính xác trên các hóa đơn giấy.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán một cách cẩn thận và đúng quy định. Hóa đơn giấy chuyển đổi phải được lưu trữ một cách an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Việc lưu trữ chứng từ kế toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu của pháp luật mà còn hỗ trợ trong quá trình kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa mà còn giúp tạo ra sự thuận lợi trong việc lưu trữ chứng từ kế toán. Do đó, phương pháp chuyển đổi này đã được nhiều người lựa chọn để đáp ứng các yêu cầu liên quan.

2. Trường hợp hoá đơn điện tử chuyển đổi thành hoá đơn giấy có thể thanh toán

Căn cứ vào quy định tại Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn và chứng từ giấy, các điều khoản sau được đề ra:

- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

- Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn và chứng từ giấy phải đảm bảo tính khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử ban đầu với hóa đơn và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử khi được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử. Chúng không có hiệu lực để thực hiện giao dịch và thanh toán, trừ khi hóa đơn được tạo từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định trên.

Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có tác dụng lưu giữ thông tin để ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Chúng không có giá trị để thực hiện giao dịch và thanh toán, trừ khi hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Những đối tượng nào được cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 46 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng cung cấp thông tin và sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Cơ quan cung cấp thông tin hóa đơn điện tử:

+ Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với các đề nghị từ các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương.

+ Cục Thuế và Chi cục Thuế cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với các đề nghị từ các cơ quan, tổ chức quản lý cấp địa phương.

- Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

+ Các tổ chức và cá nhân là người mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

+ Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật, cũng như kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

+ Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và thanh toán qua ngân hàng.

+ Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

+ Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Qua đó, các đối tượng được phép cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm các cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng và các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và tiện lợi trong quản lý thông tin và thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn và chứng từ điện tử.

4. Những nguyên tắc phải đảm bảo đồi với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế 

Căn cứ vào Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, các nguyên tắc sau đây được đảm bảo:

- Hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có thể được nhận biết.

- Không yêu cầu có chữ ký số trên hóa đơn.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Trong đó, máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được hiểu theo quy định tại điểm i khoản 1 của Điều 4 trong Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022. Máy tính tiền bao gồm:

- Thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau thông qua giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng và số liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử với mã cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch và báo cáo giao dịch.

- Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn thông qua phương thức điện tử, thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu điện tử.

Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi muốn gửi tới quý khách hàng liên quan đến chủ đề "Trường hợp hoá đơn điện tử chuyển đổi thành hoá đơn giấy có thể thanh toán". Là một công ty Luật uy tín, trách nhiệm chúng tôi luôn mong muốn rằng có thể cung cấp cho quý khách hàng những dịch vụ pháp lý tốt nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ 1900.868644 hoặc [email protected] để được giải đáp!