Tổng hợp nội dung về thời điểm lập hóa đơn

1. Hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào?

Hoá đơn điện tử là một hình thức quản lý và xử lý thông tin giao dịch tài chính thông qua các thông điệp dữ liệu điện tử. Được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, hoá đơn điện tử không chỉ đơn giản là một công cụ thay thế cho hoá đơn giấy mà còn là một giải pháp toàn diện giúp tổ chức và doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh liên quan đến tài chính.

Một trong những điểm nổi bật của hoá đơn điện tử là quá trình khởi tạo, lập, xử lý diễn ra trên hệ thống máy tính của tổ chức. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ. Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm soát và báo cáo các hoạt động kinh doanh.

Hoá đơn điện tử không chỉ giúp tổ chức giảm bớt sử dụng giấy in và tiết kiệm chi phí vận chuyển, mà còn mang lại sự thuận tiện và linh hoạt trong quản lý. Bằng cách này, nó trở thành một công cụ quan trọng để thúc đẩy sự chuyển đổi số trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Ngoài ra, hoá đơn điện tử cũng phản ánh cam kết của doanh nghiệp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính theo quy định giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ của các giao dịch. Điều này không chỉ giảm rủi ro phát sinh từ việc mất mát hoặc hỏng hóc thông tin, mà còn tạo cơ sở dữ liệu chặt chẽ cho việc kiểm tra và kiểm soát từ phía cơ quan quản lý và kiểm toán.

Tóm lại, hoá đơn điện tử không chỉ là một công cụ quản lý tài chính mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống chuyển đổi số của các tổ chức và doanh nghiệp. Qua đó, nó đóng góp tích cực vào việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thiểu tác động đến môi trường, và đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ theo quy định pháp luật.

2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử của một số hoạt động kinh doanh

2.1 Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ 

Theo quy định của Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ được xác định dựa trên quy tắc về thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Điều này nhằm tạo ra sự minh bạch và công bằng trong quản lý tài chính và ghi nhận các giao dịch liên quan đến cung cấp dịch vụ.

Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, quy định cụ thể là thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm thu tiền, nhưng có một số trường hợp ngoại lệ. Đối với các loại thu tiền nhất định, như tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng, thì thời điểm lập hóa đơn không tính từ quá trình thu tiền đó.

Quy định này nhấn mạnh sự linh hoạt và phản ánh đúng bản chất của giao dịch cung cấp dịch vụ, giúp tránh những hiểu lầm trong việc ghi nhận tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hóa đơn trong quá trình kinh doanh.

Tuy nhiên, quy định này cũng đặt ra yêu cầu về tính minh bạch và trung thực của người cung cấp dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc họ cần có quy trình và hệ thống ghi nhận chính xác về thời điểm hoàn thành dịch vụ, cũng như thời điểm thu tiền, nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định và tránh các tranh chấp pháp lý có thể phát sinh trong quá trình giao dịch.

Trong các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn và phát sinh thường xuyên, quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với các doanh nghiệp như cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính chuyển phát, viễn thông, logistic, và công nghệ thông tin là vô cùng quan trọng. Hóa đơn cần được lập sau khi thực hiện đối soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác. Thời điểm lập hóa đơn không được chậm trễ quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Trong lĩnh vực viễn thông và Công nghệ thông tin, quy định rằng thời điểm lập hóa đơn phải tuân theo việc đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Hóa đơn phải được lập sau khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn không được chậm trễ quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Đối với dịch vụ viễn thông có sử dụng bán thẻ trả trước và thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp thông tin cá nhân, cơ sở kinh doanh dịch vụ phải lập chung một hóa đơn GTGT cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. Hóa đơn này ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin cá nhân. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình kế toán và bảo đảm tính minh bạch trong giao dịch, thậm chí khi không có yêu cầu cụ thể về xuất hóa đơn từ phía khách hàng.

2.2 Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động mua bán hàng hóa

Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định một cách cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, bao gồm bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, và bán hàng dự trữ quốc gia. Thời điểm này được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, và không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Việc quy định thời điểm lập hóa đơn dựa trên sự chuyển giao quyền sở hữu hay quyền sử dụng làm cho quy trình kế toán và ghi nhận tài chính trở nên rõ ràng và minh bạch. Thực hiện đúng quy định này giúp ngăn chặn việc gian lận, tránh những hiểu lầm về thời điểm ghi nhận doanh thu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính.

Không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa thu được tiền càng tăng cường tính công bằng và minh bạch trong ghi nhận doanh thu. Thông tin về việc đã thanh toán hay chưa chỉ là một khía cạnh của quá trình chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, và việc không áp đặt sự phụ thuộc vào việc thu tiền giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp trong việc xác định thời điểm quan trọng này.

Quy định này không chỉ làm cho quy trình kế toán trở nên hiệu quả hơn mà còn thể hiện cam kết của cơ quan quản lý đối với chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thời giúp doanh nghiệp thực hiện quản lý tài chính một cách chính xác và theo đúng quy định pháp luật.

2.3 Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Trong quy định về thời điểm lập hóa đơn, theo chuẩn mực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc này được xác định tại thời điểm nghiệm thu và bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành. Điều quan trọng là thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

2.4 Thời điểm xuất hóa đơn đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống

Hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng tuân theo mô hình hạch toán tập trung, với việc thực hiện toàn bộ quy trình kinh doanh tại trụ sở chính. Một hệ thống máy tính tiền thông minh đã được triển khai, kết nối chặt chẽ với máy tính chưa đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu thuế.

Mỗi giao dịch bán hàng hóa và cung cấp đồ ăn uống được ghi chép chính xác trên phiếu tính tiền, mang lại sự tiện lợi cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Dữ liệu từ những phiếu này được tự động lưu trữ trong hệ thống, tạo nền tảng cho quy trình lập hóa đơn điện tử.

Đối với khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử trực tiếp, cơ sở kinh doanh thực hiện việc tổng hợp thông tin từ phiếu tính tiền cuối ngày. Quy trình này giúp họ tạo ra hóa đơn điện tử chính xác cho tất cả các giao dịch bán hàng hóa và cung cấp đồ ăn uống trong khoảng thời gian kinh doanh của họ.

2.5 Thời điểm xuất hóa đơn của cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý

Cuối ngày, các cơ sở y tế thực hiện quy trình tổng hợp thông tin từ các hoạt động khám, chữa bệnh và dữ liệu thu thập từ phiếu thu tiền. Đây là bước quan trọng để lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế đã được thực hiện trong ngày.

Các thông tin về các cuộc khám, liệu pháp, và chi phí liên quan được kết hợp một cách chính xác, tạo ra cơ sở dữ liệu cần thiết cho việc xuất hóa đơn. Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu lập hóa đơn điện tử, cơ sở y tế tự động tạo và gửi hóa đơn điện tử đó trực tiếp cho khách hàng.

Quy trình này không chỉ giúp bảo đảm sự chính xác và minh bạch trong hạch toán tài chính mà còn tăng cường trải nghiệm của khách hàng. Bằng cách này, cơ sở y tế không chỉ quản lý hiệu quả thông tin kinh doanh mà còn đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt đối với nhu cầu khác nhau của khách hàng về hóa đơn điện tử.

Trên đây là tổng hợp một số nội dung liên quan đến hoạt động xuất hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành, bài viết mang tính chất tham khảo. Nếu quý khách hàng có vướng mắc có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Rất mong được hợp tác với quý khách hàng.