Những từ được phép viết tắt trên hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định

1. Những từ mà được phép viết tắt trên hóa đơn giá trị gia tăng

Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 7 Điều 3 củaThông tư 26/2015/TT-BTC thì có quy định rằng người mua thì phải ghi đúng tiêu thức mã số thuế của người mua và người bán trên hóa đơn giá trị gia tăng và cũng quy định về những từ được phép viết tắt trên hóa đơn giá trị gia tăng. Cụ thể được thể hiện như sau:

Theo Điều 3, Khoản 7 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán có trách nhiệm ghi đúng thông tin về "mã số thuế" của cả người mua và người bán trong hóa đơn giá trị gia tăng. Đồng thời, các thông tin như "tên" và "địa chỉ" của cả người mua và người bán cũng phải được viết đầy đủ.

Trong trường hợp viết tắt, phải đảm bảo rằng thông tin vẫn có thể xác định chính xác về danh tính của họ. Nếu tên và địa chỉ của người mua quá dài, người bán có thể viết ngắn gọn bằng cách sử dụng một số danh từ thông dụng, nhưng vẫn phải đảm bảo rằng thông tin về số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, và thành phố vẫn đầy đủ và chính xác.

Các đơn vị thông thường được viết tắt, như "Phường" thành "P," "Quận" thành "Q," "Thành phố" thành "TP," "Việt Nam" thành "VN," "Cổ phần" thành "CP," "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH," "Khu công nghiệp" thành "KCN," "Sản xuất" thành "SX," "Chi nhánh" thành "CN," vv.

Trong trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế, thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị trực thuộc cần được ghi. Nếu đơn vị trực thuộc không có mã số thuế, thông tin về mã số thuế của trụ sở chính sẽ được ghi. Nếu có sai sót về tên và địa chỉ của người mua trong hóa đơn, nhưng mã số thuế vẫn chính xác, thì cả hai bên phải lập biên bản điều chỉnh mà không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đối với các sai sót khác, hướng dẫn tại Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ được áp dụng.

Như vậy thì dựa theo quy định trên thì các đơn vị được phép viết tắt một số từ như "Phường" thì được viết là "P" hay "Thành phố" thì được viết là "TP"..và một số từ khác nữa, tuy nhiên thì việc viết tắ cần phải đảm bảo được thông tin. Việc viết tắt một số thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng thường xuất phát từ nhu cầu giảm độ dài và phức tạp của các thông tin để tạo ra một hóa đơn dễ đọc và hiểu.  Việc viết tắt giúp giảm độ dài của thông tin trên hóa đơn, làm cho nó trở nên ngắn gọn hơn và dễ quản lý hơn. Khi cần xử lý nhiều hóa đơn, việc sử dụng viết tắt giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt là khi các thông tin như tên đơn vị, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp thường xuất hiện nhiều lần. Tuy nhiên thì việc viết tắt một số thông tin trên hóa đơn cũng gặp phải những tác động tiêu cực như là hiểu nhầm nội dung và thông tin được ghi trên hóa đơn. Bởi vậy mà việc quy định chung cho những từ được phép viết tắt trong hóa đơn là việc làm vô cùng quan trọng và cần thiết. 

2. Việc viết tắt hóa đơn thuế giá trị gia tăng cần tuân thủ quy định pháp luật

Việc viết tắt trong hóa đơn thuế giá trị gia tăng (VAT) cần tuân thủ quy định nhất định vì có những nguyên tắc và quy chuẩn mà doanh nghiệp và tổ chức phải tuân thủ khi lập hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong quản lý thuế. Dưới đây là một số lý do:

Đảm bảo được tính rõ ràng và hiệu quả: Việc sử dụng từ viết tắt có thể làm cho thông tin trở nên không rõ ràng hoặc khó hiểu đối với người đọc. Khi viết tắt được sử dụng đúng cách, nó sẽ giúp đơn giản hóa thông tin và làm cho hóa đơn trở nên dễ hiểu hơn.

Tuân thủ những quy định của pháp luật: Trong nhiều quốc gia, có quy định rõ ràng về cách viết tắt trong hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ thuế. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc các vấn đề pháp lý khác.

Hỗ trợ quá trình kiểm toán: Khi viết tắt được sử dụng một cách có tổ chức, nó có thể giúp quá trình kiểm toán trở nên dễ dàng hơn, vì thông tin sẽ được trình bày một cách chặt chẽ và có thứ tự. Viết tắt giúp giảm thiểu số lượng từ và kí tự, làm cho thông tin trở nên ngắn gọn và dễ quản lý hơn. Điều này có thể giảm thời gian cần thiết cho kiểm toán viên khi đọc và hiểu thông tin trong hóa đơn. Khi các từ viết tắt được sử dụng đồng nhất và theo một quy ước cụ thể, quá trình so sánh giữa các hóa đơn hoặc tài liệu khác trở nên thuận tiện hơn. Kiểm toán viên có thể dễ dàng nhận biết và so sánh các thông tin tương tự. Viết tắt có tổ chức giúp làm cho thông tin trở nên dễ dàng xác minh. Khi có một chuẩn mã hóa từ viết tắt, kiểm toán viên có thể nhanh chóng xác minh tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Trong quá trình kiểm tra số liệu, việc sử dụng viết tắt giúp giảm rủi ro sai sót, vì thông tin được trình bày một cách rõ ràng và có thứ tự. Bên cạnh đó thì việc viết tắt có thể giúp tăng cường hiệu quả trong quá trình thống kê và phân tích dữ liệu. Những mã viết tắt chung có thể được sử dụng để phân loại và nhóm thông tin một cách nhanh chóng.

Chính xác trong quy trình thuế: Việc sử dụng từ viết tắt theo quy định giúp đảm bảo tính chính xác trong quy trình khai thuế và thuế giá trị gia tăng, giảm thiểu rủi ro sai sót.

Nguyên tắc tích hợp hệ thống: Nếu hóa đơn được xử lý thông qua hệ thống máy tính hoặc các quy trình tự động khác, việc tuân thủ viết tắt giúp đảm bảo tính tương thích và chính xác của dữ liệu.

Những lý do trên giúp giữ cho quá trình quản lý hóa đơn và thuế trở nên mạch lạc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch tài chính.

3. Khi nào thì hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng

Căn cứ dựa theo các quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về các trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng. 

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động như sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) thường được sử dụng trong trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nội địa, đặc biệt là khi áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT). Khi một tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong nội địa, họ sẽ phải cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo để chứng minh các thông tin liên quan đến giao dịch và thuế VAT đã được tính. Các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng sẽ sử dụng hóa đơn này để thực hiện các quy trình khấu trừ thuế VAT theo quy định của hệ thống thuế. Vì vậy, trong trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nội địa, hóa đơn giá trị gia tăng là một phần quan trọng của quá trình giao dịch và tuân thủ thuế VAT.

- Hóa đơn giá trị gia tăng cũng được sử dụng trong các giao dịch có liên quan đến thuế giá trị gia tăng

- Hoạt động xuất vào khu phi thuế quan cũng như là các trường hợp được coi như xuất khẩu

- Liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ nước ngoài. Khi một tổ chức xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, họ thường phải cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng liên quan để chứng minh các thông tin chi tiết về giao dịch và thuế VAT đã được tính. Hóa đơn này sẽ là cơ sở để tổ chức khai thuế giá trị gia tăng thực hiện các quy trình khấu trừ thuế VAT theo quy định của hệ thống thuế trong quốc gia đó. Vì vậy, trong trường hợp xuất khẩu và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, hóa đơn giá trị gia tăng là một phần quan trọng của quá trình giao dịch và tuân thủ thuế VAT.

Trên đây là toàn bộ những nội dung và thông tin mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng, nếu các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ qua số điện thoại tổng đài1900.868644 hoặc [email protected] để có thêm nhiều thông tin hữu ích