Hướng dẫn xác định thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử chuẩn nhất

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là một vấn đề quan trọng được quy định theo các quy định và hướng dẫn của pháp luật Việt Nam. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định như sau:

- Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Điều này có nghĩa là hóa đơn điện tử phải được lập ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng, dù có thu tiền ngay lập tức hay không.

- Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng không được tính là thời điểm lập hóa đơn.

- Ngoài ra, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, còn có một số trường hợp cụ thể khác về thời điểm lập hóa đơn điện tử: Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ và kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng, việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính. Trong trường hợp hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, và các giao dịch bán hàng, cung cấp đồ ăn uống có in phiếu tính tiền cho khách hàng và lưu trữ dữ liệu phiếu tính tiền trên hệ thống, cơ sở kinh doanh có thể căn cứ vào thông tin từ phiếu tính tiền để tổng hợp và lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng, cung cấp đồ ăn uống trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử, cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thời điểm xác định thuế GTGT cũng có liên quan đến việc lập hóa đơn. Lập hóa đơn điện tử là một quá trình quan trọng trong việc thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT (thuế giá trị gia tăng) tại Việt Nam. Theo quy định hiện tại, thời điểm xác định thuế GTGT phải tuân theo các quy định sau:

- Đối với hàng hóa: Thời điểm xác định thuế GTGT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa là thuế GTGT phải được tính vào thời điểm hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng.

- Đối với dịch vụ: Thời điểm xác định thuế GTGT là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Điều này có nghĩa là thuế GTGT phải được tính vào thời điểm dịch vụ hoàn thành.

- Đối với các trường hợp khác: Có một số trường hợp đặc biệt khác khi xác định thuế GTGT, chẳng hạn như thuế GTGT được tính vào thời điểm khách hàng thanh toán tiền hoặc thời điểm cơ sở kinh doanh nhận tiền từ khách hàng.

Những quy định chi tiết hơn liên quan đến việc xác định thuế GTGT và lập hóa đơn điện tử có thể được tìm thấy trong Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 và các văn bản hướng dẫn liên quan khác do cơ quan chức năng ban hành. Để đảm bảo tuân thủ quy định, bạn nên tham khảo luật thuế và liên hệ với cơ quan thuế hoặc chuyên gia tư vấn thuế để có thông tin cụ thể và chính xác nhất.

2. Có thể bị xử phạt tối đa bao nhiêu đối với công ty lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm ?

Công ty lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm có thể bị xử phạt tối đa bao nhiêu? Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (khoản 4 Điều này được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), quy định như sau:

Theo quy định của Nghị định trên, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể bị xem là vi phạm và sẽ bị xử phạt. Tuy nhiên, mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng hành vi vi phạm cụ thể. Dưới đây là danh sách các hành vi vi phạm và mức phạt tương ứng:

- Hành vi vi phạm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ: Công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây ảnh hưởng đến thời gian nộp thuế. Trường hợp này, công ty sẽ bị phạt cảnh cáo.

- Hành vi lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển và đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn sau khi phát hiện: Công ty lập hóa đơn không tuân thủ quy định về thứ tự số hóa đơn. Trong trường hợp này, công ty sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

- Hành vi lập sai loại hóa đơn đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, nhưng đã được lập lại loại hóa đơn đúng trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế: Công ty lập hóa đơn sai loại theo quy định. Trong trường hợp này, công ty sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

- Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Công ty lập hóa đơn không tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp này, công ty sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

- Hành vi lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định: Công ty lập hóa đơn không tuân thủ quy định về thứ tự số hóa đơn. Trường hợp này, công ty sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Như vậy, trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt với mức phạt cao nhất lên đến 08 triệu đồng. Đồng thời, áp dụng biện pháp khác phục hậu quả khi thuộc trường hợp theo quy định nêu trên.

3. Quy định về nguyên tắc lập hóa đơn khi buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ?

Việc lập hóa đơn khi buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ là một nguyên tắc quan trọng và được quy định một cách cụ thể. Điều này được quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo quy định này, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn và chứng từ được áp dụng như sau.

- Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán hàng phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Điều này áp dụng cho tất cả các trường hợp, bao gồm cả khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, trưng bày hàng mẫu, hoặc khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, và tiêu dùng nội bộ (trừ trường hợp hàng hóa được luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). Đồng thời, cũng bao gồm việc xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

- Hóa đơn lập phải đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 của Nghị định trên. Nội dung này bao gồm các thông tin về người bán hàng, người mua hàng, mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế và tổng cộng số tiền phải thanh toán. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, theo quy định tại Điều 12 của Nghị định trên.

Do đó, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán hàng phải tuân thủ quy định nêu trên và lập hóa đơn đầy đủ theo các quy định về nội dung và định dạng. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong ghi nhận giao dịch kinh doanh và cũng đồng thời đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế trong việc quản lý thuế và thống kê kinh tế.

Trong trường hợp quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc, câu hỏi hoặc vấn đề liên quan đến nội dung của bài viết hoặc về pháp lý, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp một cách chi tiết và chính xác nhất. Để đảm bảo rằng quý khách nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời, chúng tôi khuyến nghị quý khách liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline: 1900.868644 hoặc gửi email đến địa chỉ: [email protected]. Với tầm quan trọng và sự tôn trọng đối với quý khách hàng, chúng tôi cam kết đưa ra giải pháp và hỗ trợ quý khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và hài lòng nhất. Quý khách hàng có thể yên tâm rằng chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành và giúp đỡ quý khách hàng trong mọi vấn đề liên quan đến bài viết và pháp lý.