Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là khi nào?

1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi nào? 

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng và quản lý hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Quản lý và sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

+ Chế độ hóa đơn:

• Các doanh nghiệp và cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn theo quy định.
• Hóa đơn phải được in hoặc tạo điện tử, có thông tin đầy đủ về bên bán, bên mua, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế và các thông tin khác quy định.

+ Loại hóa đơn:

Nghị định quy định nhiều loại hóa đơn như hóa đơn bán lẻ, hóa đơn tài chính, hóa đơn chuyển phát, hóa đơn điện tử, và các loại khác tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất của giao dịch.

+ Quy định về hóa đơn điện tử:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP chú trọng quy định về hóa đơn điện tử, tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng phương thức này một cách thuận tiện, hiệu quả, và giảm tác động tiêu cực đến môi trường.

- Quản lý và sử dụng chứng từ trong thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí:

+ Chứng từ thuế: Nghị định đề cập đến việc quản lý, sử dụng chứng từ trong các thủ tục liên quan đến thuế, bao gồm chứng từ ghi lại doanh số bán hàng, chứng từ thuế GTGT, chứng từ khấu trừ thuế.

+ Thuế qua hóa đơn và chứng từ: Cơ sở dữ liệu hóa đơn và chứng từ sẽ được sử dụng để kiểm tra và đối soát thông tin về thuế, đảm bảo tính minh bạch và tránh sự mâu thuẫn trong các thông tin liên quan đến thuế.

-  Nhiệm vụ, quyền hạn, và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân:

Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan thuế: Cơ quan thuế có trách nhiệm quản lý, kiểm tra, thu hồi, xử phạt vi phạm về hóa đơn, chứng từ, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ thuế.  Nhiệm vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp và cá nhân: Doanh nghiệp và cá nhân có nhiệm vụ chấp hành các quy định về sử dụng hóa đơn, chứng từ, cũng như tham gia cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác khi được cơ quan thuế yêu cầu. Nghị định đặt ra các biện pháp bảo mật thông tin, giữ gìn quyền riêng tư của doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được đặt ra tại các thời điểm quan trọng liên quan đến quá trình thu thuế. Dưới đây là chi tiết nội dung:

- Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN. Điều này có nghĩa là khi thu nhập của cá nhân đạt đến mức nào đó, tổ chức có trách nhiệm thực hiện việc khấu trừ một phần thuế TNCN từ thu nhập đó.

​- Ngay tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí. Quá trình này nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong việc quản lý thu thuế, phí, lệ phí và thông tin liên quan đến khấu trừ thuế TNCN.

- Chứng từ là bằng chứng xác nhận rõ ràng về việc khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập đáng kể. Chứng từ cần ghi chú đầy đủ thông tin như số tiền khấu trừ, thời điểm thực hiện, và các thông tin chi tiết về cá nhân đó. Là minh chứng hợp pháp và quan trọng giúp tổ chức thuế chứng minh tính minh bạch và tuân thủ quy định.

- Tổ chức khấu trừ thuế TNCN: Là đơn vị có trách nhiệm lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế đối với cá nhân có thu nhập bị áp dụng chính sách này. Có trách nhiệm lập chứng từ và biên lai tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Trường hợp doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Căn cứ vào quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các điều cụ thể được mô tả như sau:

- Chứng từ khấu trừ là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập tạo và cung cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN.

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng hoặc dưới 3 tháng:

+ Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

+ Ví dụ: Ông Q chăm sóc cây cảnh với hợp đồng dịch vụ trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014, có thể yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc một lần phản ánh từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một lần từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên:

+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

+ Ví dụ: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn từ tháng 9/2013 đến tháng 8/2014, có thể yêu cầu cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một lần từ tháng 01 đến tháng 08/2014.

- Các doanh nghiệp phải thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo sự yêu cầu của người lao động bị khấu trừ thuế.

- Người lao động có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế, tùy thuộc vào đối tượng là cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên. 

3. Nội dung của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử 

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thực hiện theo hình thức điện tử. Chứng từ điện tử được tự xây dựng thông qua hệ thống phần mềm của tổ chức khấu trừ thuế, đảm bảo các nội dung bắt buộc. 

- Tổ chức khấu trừ thuế tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Hệ thống phần mềm này phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin, và tuân thủ các quy định về lưu trữ và truy cập thông tin theo quy định của pháp luật.

- Chứng từ điện tử phải chứa đựng đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc. Các thông tin như số thuế đã khấu trừ, thông tin cá nhân của người bị khấu trừ, thông tin về thu nhập cá nhân và các chi tiết liên quan phải được hiển thị rõ ràng.

​- Quá trình sử dụng chứng từ điện tử phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế và tính minh bạch của quá trình khấu trừ.

​- Hệ thống phần mềm và chứng từ điện tử phải có các biện pháp bảo mật thông tin cao để ngăn chặn sự xâm phạm và đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân của người nộp thuế.

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cần đảm bảo các nội dung sau:

- Tên chứng từ và thông tin định danh:

+ Tên chứng từ khấu trừ thuế.

+ Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế.

+ Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.

+ Số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Thông tin về người nộp thuế:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

+ Nếu người nộp thuế có mã số thuế, cần có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.

​- Thông tin về quốc tịch của người nộp thuế (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Thông tin về thu nhập chịu thuế:

+ Khoản thu nhập cần khấu trừ thuế.

+ Thời điểm trả thu nhập.

+ Tổng thu nhập chịu thuế.

+ Số thuế đã khấu trừ.

+ Số thu nhập còn được nhận.

​- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

​- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.

​- Trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ là chữ ký số.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần phải chứa đựng 07 nội dung quan trọng, bao gồm thông tin về chứng từ, người nộp thuế, quốc tịch, thu nhập chịu thuế, ngày lập chứng từ, thông tin người trả thu nhập, và chữ ký số nếu là chứng từ điện tử. Các thông tin này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Để tiếp cận dịch vụ tư vấn pháp lý của chúng tôi, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ tận tâm lắng nghe và cung cấp giải pháp phù hợp nhất cho tình huống cụ thể của quý khách. Ngoài ra, quý khách cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected]. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi và hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.