Khi nào được thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo quy định?

1. Khi nào được thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo quy định?

Điều 44 của Luật Công chứng năm 2014 quy định về việc công chứng tại các địa điểm nhất định như sau:

- Các hợp đồng và giao dịch phải được công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng.

- Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, công chứng cũng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của Văn phòng/Phòng công chứng theo các điều kiện sau đây:

    + Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể tự đi lại.

    + Người đang bị tạm giam, tạp giữ, hoặc đang thi hành án phạt tù.

    + Người có lý do chính đáng khác mà không thể đến trụ sở của Phòng/Văn phòng công chứng.

Do đó, theo quy định trên, các bên tham gia phải đến trực tiếp trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện việc ký hợp đồng công chứng, trừ trong 03 trường hợp nêu trên. Trong những trường hợp ngoại trụ sở, các bên có quyền yêu cầu Công chứng viên tiến hành công chứng tại các địa điểm khác nhau, như ở nhà riêng hay trong bệnh viện, thông qua thoả thuận giữa các bên và Công chứng viên.

Lưu ý: Khi yêu cầu Công chứng viên công chứng tại nơi khác trụ sở, Phiếu yêu cầu công chứng phải chi tiết rõ lý do, địa điểm, và thời gian yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

Đặc biệt, khi yêu cầu công chứng tại nơi khác trụ sở, ngoài các chi phí công chứng theo quy định, người yêu cầu còn phải chi trả một khoản thù lao công chứng ngoại trụ sở. Tuy nhiên, mức thù lao cụ thể sẽ được thỏa thuận giữa các bên, nhưng thường sẽ phản ánh vào các yếu tố như khoảng cách, điều kiện, phương tiện đi lại, và các yếu tố khác tương tự.

2. Trình tự công chứng ngoài trụ sở

Quá trình công chứng ngoài trụ sở được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đăng ký công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ này bao gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, chi tiết lý do cần công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (như di chúc hoặc hợp đồng...) và các tài liệu liên quan.

Bước 2: Công chứng viên có thể tự thực hiện hoặc giao nhiệm vụ cụ thể cho chuyên viên nghiệp vụ để chuẩn bị hồ sơ công chứng.

Bước 3: Trên cơ sở lịch hẹn, công chứng viên di chuyển đến địa điểm công chứng ngoài trụ sở. Tại đây, họ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ. Công chứng viên cũng thực hiện việc giải thích ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng. Người yêu cầu có cơ hội đọc dự thảo văn bản công chứng, và nếu nội dung thể hiện đúng ý chí của họ, họ sẽ được hướng dẫn ký và điểm chỉ vào văn bản. Nếu có sửa đổi hoặc bổ sung yêu cầu, công chứng viên sẽ xem xét và thực hiện ngay tại chỗ. Trong trường hợp không thể hoàn tất, sẽ hẹn lại trong thời gian làm việc, không quá 02 ngày.

Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận về việc công chứng.

Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và người yêu cầu phải nộp phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Thông tin về thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng cũng phải được ghi rõ trong văn bản công chứng.

3. Rủi ro khi công chứng ngoài trụ sở trái quy định

3.1. Về phía Công chứng viên

Như đã phân tích ở phần trước, việc công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện trong ba trường hợp cụ thể đã được nêu rõ. Trong trường hợp khác, người yêu cầu công chứng phải giải thích lý do chính đáng vì sao họ không thể đến trụ sở để thực hiện công chứng hợp đồng và cần được sự đồng ý của Công chứng viên.

Trong trường hợp Công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở mà không tuân thủ đúng quy định (nếu không thuộc một trong ba trường hợp được nêu trên), theo quy định tại điểm a, khoản 2 của Điều 15 trong Nghị định 82/2020/NĐ-CP, họ sẽ bị phạt tiền từ 03 - 07 triệu đồng. Mức phạt này đã tăng lên đáng kể so với quy định trước đây tại điều 8 của Nghị định 67/2015/NĐ-CP, khi chỉ áp dụng mức phạt từ 01 - 03 triệu đồng.

Hơn nữa, theo quy định tại Điều 38 của Luật Công chứng về việc bồi thường và bồi hoàn trong hoạt động công chứng, nếu Công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở mà vi phạm quy định, họ sẽ phải bồi thường thiệt hại. Trong trường hợp gây ra thiệt hại, họ phải hoàn trả số tiền đã chi để bồi thường cho người bị thiệt hại. Nếu không tuân theo yêu cầu này, tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu Toà án giải quyết vấn đề này.

3.2. Về phía các bên

Trong trường hợp Công chứng viên và các bên thực hiện công chứng ngoài trụ sở vi phạm quy định pháp luật, hợp đồng công chứng đó sẽ trở thành vô hiệu. Theo quy định, khi một hợp đồng trở nên vô hiệu, các bên sẽ phải khôi phục lại tình trạng ban đầu và hoàn trả cho nhau mọi quyền lợi đã nhận. Trong trường hợp không thể hoàn trả bằng vật chất, thì sẽ được quy ra tiền để thực hiện việc hoàn trả.

Từ đó, có thể nhận thấy rằng hiện nay, pháp luật vẫn giữ cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp thuộc một trong những lý do đã được nêu trên. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần phải tuân thủ đúng quy định trong quá trình công chứng ngoài trụ sở, bao gồm việc ký trước mặt Công chứng viên và yêu cầu rõ ràng trong phiếu yêu cầu công chứng.

4. Những lưu ý khi công chứng ngoài trụ sở

Khi thuộc vào các trường hợp có thể thực hiện công chứng tại nhà, người yêu cầu công chứng và người thực hiện cần lưu ý đến những vấn đề sau:

Thứ nhất, quá trình công chứng tại nhà đòi hỏi sự chứng kiến của công chứng viên đối với quá trình ký văn bản. Theo Điều 48 của Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, và người phiên dịch cần thực hiện việc ký vào hợp đồng hoặc giao dịch trước mặt công chứng viên.

Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng hoặc giao dịch phải chi tiết và rõ ràng về thời điểm, địa điểm công chứng, họ và tên của công chứng viên, cũng như tên của tổ chức hành nghề công chứng. Ngoài ra, lời chứng còn phải xác nhận rằng những người tham gia hợp đồng hoặc giao dịch là hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, và mục đích cùng nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật hay đạo đức xã hội. Chữ ký hoặc dấu chỉ trong hợp đồng hoặc giao dịch phải chính xác là của người tham gia, và lời chứng cũng phải nêu rõ trách nhiệm của công chứng viên. Cuối cùng, văn bản cần có chữ ký của công chứng viên và dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Thứ hai, người yêu cầu công chứng cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến nội dung cần được công chứng. Đồng thời, họ phải đưa ra hồ sơ và các giấy tờ có liên quan đến yêu cầu công chứng, bao gồm CMND, hộ khẩu, giấy chứng nhận sở hữu tài sản như sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm, cùng các giấy tờ khác như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bản án ly hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, và các loại giấy tờ khác có liên quan.

Quan trọng là trong quá trình công chứng, không bắt buộc phải thực hiện điểm chỉ. Việc điểm chỉ chỉ được áp dụng theo quy định của pháp luật trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không thể ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Trong trường hợp thực hiện điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, và người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải. Nếu không thể sử dụng ngón trỏ phải, thì sẽ sử dụng ngón trỏ trái. Điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp như công chứng di chúc, khi người yêu cầu công chứng đề nghị, hoặc khi công chứng viên xem xét cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!