Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được không?

1. Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được không?

Theo quy định của Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các loại hóa đơn điện tử được chia thành nhiều nhóm khác nhau để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý thuế hiệu quả. Dưới đây là chi tiết về các loại hóa đơn điện tử theo quy định:

- Hóa đơn giá trị gia tăng:

+ Dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

+ Sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan.

- Hóa đơn bán hàng:

+ Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và cho các hoạt động tương tự như loại hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Ghi rõ "Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan" khi giao dịch liên quan đến khu vực không chịu thuế quan.

- Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Sử dụng khi bán các loại tài sản công như tài sản tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý, và các trường hợp khác.

- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Dành cho cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước khi bán hàng dự trữ quốc gia.

- Các loại hóa đơn khác:

+ Bao gồm tem, vé, thẻ và các chứng từ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế và các chứng từ khác theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử là hai loại tài liệu quan trọng trong quá trình kinh doanh, tuy nhiên, chúng chịu sự điều chỉnh của các quy định khác biệt. Mặc dù cả hai loại hóa đơn đều phản ánh giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ, nhưng có sự chênh lệch về hình thức và quy định hành chính. Trong nhiều trường hợp, hóa đơn điện tử thường được ưu tiên và khuyến khích sử dụng do tính tiện lợi, tiết kiệm, và sự thân thiện với môi trường. Hóa đơn điện tử thường được quản lý và lưu trữ trên các hệ thống điện tử, giúp tối ưu hóa quá trình kiểm soát và theo dõi giao dịch kinh doanh.

Mặt khác, hóa đơn thương mại vẫn tồn tại và được nhiều doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu. Quy định không có sự chuyển đổi bắt buộc từ hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử, điều này giúp đơn vị tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại trong các giao dịch xuất khẩu mà không cần phải thay đổi hệ thống quản lý tài chính của họ.

2. Hóa đơn thương mại có giống hóa đơn điện tử không?

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các từ ngữ được hiểu như sau:

- Hóa đơn:

+ Chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập.

+ Ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Hóa đơn điện tử:

+ Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

+ Thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

+ Được lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Có hai loại:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
• Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch và một chuỗi ký tự được mã hóa

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

+ Là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua trong quá trình trao đổi hàng hóa.

+ Dùng để làm thủ tục xuất, nhập khẩu.

+ Là cơ sở để tính các loại phí liên quan đến giao dịch hàng hóa.

Nhìn chung, hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, nhưng chúng phục vụ mục đích khác nhau. Hóa đơn thương mại thường được áp dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua trong quá trình trao đổi hàng hóa. Hóa đơn này không chỉ là chứng từ chính để thực hiện các thủ tục xuất, nhập khẩu mà còn là cơ sở để tính toán các loại phí và chi phí liên quan đến giao dịch quốc tế.

Ngược lại, hóa đơn điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán, trao đổi dịch vụ giữa tổ chức và cá nhân. Nó thường thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể được tạo ra và truyền tải thông qua các phương tiện điện tử như máy tính, hệ thống mạng. Hóa đơn điện tử giúp ghi nhận thông tin chính xác và thuận tiện trong quá trình quản lý giao dịch, đồng thời giảm thiểu sự phức tạp và chi phí liên quan đến in ấn và lưu trữ so với hóa đơn thương mại truyền thống.

3. Xử lý hóa đơn thương mại không cần dùng tới 

Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được chi tiết tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, có hai trường hợp mà người bán cần thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như sau:

- Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã cấp mã của cơ quan thuế:

+ Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót hoặc thông tin không chính xác.

+ Trong trường hợp này, người bán có trách nhiệm thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

+ Việc hủy hóa đơn này phải được thực hiện trên hệ thống của cơ quan thuế, để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử khi đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định.

+ Nếu sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

+ Quy trình hủy hóa đơn này cũng phải được thực hiện thông qua hệ thống quản lý của cơ quan thuế để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Trong trường hợp các hóa đơn thương mại không được tiếp tục sử dụng, quy định về việc hủy hóa đơn là một quá trình quan trọng phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch, và tuân thủ các quy tắc quản lý hóa đơn.

- Kiểm tra và xác định lý do hủy hóa đơn:

+ Người bán cần kiểm tra hóa đơn cần hủy và xác định lý do hủy hóa đơn theo quy định.

+ Lý do hủy hóa đơn có thể là do sai sót thông tin, chấm dứt giao dịch, hủy bỏ dịch vụ, hoặc các lý do khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế:

+ Người bán phải thực hiện quá trình hủy hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế theo đúng quy trình và quy định của pháp luật.

+ Việc này giúp cập nhật thông tin và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong hệ thống quản lý của cơ quan thuế.

- Tuân thủ kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh:

+ Hủy hóa đơn cần được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật.

+ Tuân thủ đúng thời hạn này giúp tránh phát sinh vấn đề liên quan đến thuế và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.