Việc kiểm tra hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc nào?

1. Những thông tin cần phải biết trên hóa đơn điện tử ?

Hóa đơn điện tử, một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán và thuế, được quy định rõ ràng trong Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây không chỉ là một văn bản thông thường mà còn là một tài liệu chứng từ pháp lý, có giá trị trong việc ghi nhận thông tin giao dịch kinh doanh giữa các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng.

Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được hiểu là loại hóa đơn được tạo thành dưới dạng dữ liệu điện tử, không nhất thiết phải có dạng vật lý như truyền thống. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử như máy tính, phần mềm, hoặc các hệ thống liên kết với cơ quan thuế để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trong đó, một điểm đáng chú ý là sự phân biệt giữa hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được xem như một loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua hàng. Mã của cơ quan thuế này thường bao gồm một số giao dịch duy nhất, được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế, kèm theo một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán hàng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin trên hóa đơn điện tử.

Trái lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho khách hàng mà không có sự can thiệp hay cấp mã từ phía cơ quan thuế. Điều này có thể xảy ra trong trường hợp các tổ chức, cá nhân có hệ thống kế toán riêng, tự quản lý thông tin giao dịch một cách độc lập.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm thiểu sự sử dụng giấy tờ, tiết kiệm tài nguyên môi trường mà còn nâng cao tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý giao dịch kinh doanh. Đồng thời, cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về công nghệ, hệ thống thông tin và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý liên quan từ phía các tổ chức, cá nhân tham gia thị trường.

Tổng kết lại, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và thuế. Loại hóa đơn này không chỉ giúp tiết kiệm tài nguyên, giảm thiểu sử dụng giấy tờ mà còn tạo ra sự thuận tiện và tính hiệu quả trong quá trình giao dịch. Bằng việc sử dụng công nghệ điện tử, hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi nhận thông tin mà còn giúp tăng cường sự liên kết với cơ quan thuế, nâng cao khả năng kiểm tra và giám sát. Tuy nhiên, để triển khai thành công hóa đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Chỉ thông qua sự hợp tác và thực hiện đúng đắn, hóa đơn điện tử mới thực sự có thể phát huy tối đa hiệu quả của nó trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

2. Quy định về thành phần của định dạng hóa đơn điện tử ?

Định dạng của hóa đơn điện tử chính là yếu tố quan trọng quyết định tính hợp lệ và khả năng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia giao dịch. Theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng này được xác định dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể nhằm đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ trong việc truyền, nhận, lưu trữ và hiển thị dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Một điểm nổi bật là định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language). XML là một ngôn ngữ đánh dấu được phát triển để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin khác nhau. Với việc áp dụng XML, hóa đơn điện tử có thể dễ dàng được trao đổi và xử lý trên nhiều nền tảng, từ hệ thống quản lý doanh nghiệp đến các phần mềm kế toán và hệ thống thanh toán điện tử.

Định dạng hóa đơn điện tử được phân thành hai thành phần chính:

- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử: Thành phần này bao gồm các trường thông tin cần thiết để ghi nhận giao dịch kinh doanh, bao gồm thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, số lượng, tổng cộng thanh toán, thông tin người mua và người bán, và các thông tin khác liên quan đến giao dịch. Dữ liệu trong thành phần này là cơ sở để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hóa đơn điện tử.

- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số: Đây là thành phần quan trọng đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử. Dữ liệu chữ ký số thường được sử dụng để ký và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời bảo vệ khỏi sự thay đổi không hợp lý từ phía bên thứ ba.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn có một thành phần bổ sung chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. Thông tin này cần được cung cấp một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế của pháp luật. 

Định dạng của hóa đơn điện tử là yếu tố quyết định tính toàn vẹn và hợp pháp của tài liệu này trong quá trình giao dịch kinh doanh. Theo quy định, định dạng hóa đơn điện tử được chia thành hai thành phần chính: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử; Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn có một thành phần bổ sung chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. Thông tin này cần được bảo quản và truyền tải một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế của pháp luật và để cơ quan thuế có thể xác minh thông tin dễ dàng hơn khi cần thiết.

Tóm lại, việc sử dụng đúng định dạng hóa đơn điện tử và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch kinh doanh. Các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về định dạng và bảo mật của hóa đơn điện tử để tránh rủi ro pháp lý và tài chính.

3. Những nguyên tắc nào cần phải đảm bảo khi kiểm tra hóa đơn điện tử ?

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử không chỉ là quy trình đơn thuần mà còn là một bước quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các giao dịch kinh doanh. Điều này được quy định rõ ràng tại Điều 44 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP với các nguyên tắc cụ thể như sau:

- Áp dụng cho các thủ tục về thuế và thanh toán qua ngân hàng: Việc kiểm tra hóa đơn điện tử không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán và nộp thuế mà còn liên quan đến các thủ tục thanh toán qua ngân hàng. Bằng việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, cơ quan quản lý thuế và các tổ chức tài chính có thể đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện đúng quy định và tránh được các vấn đề phát sinh liên quan đến việc chậm trễ hoặc không chính xác trong việc nộp thuế.

- Chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa: Việc kiểm tra hóa đơn điện tử cũng là cách để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường. Bằng cách xác minh thông tin trên hóa đơn, cơ quan chức năng có thể đảm bảo rằng hàng hóa được giao dịch là hợp lệ và tuân thủ các quy định về xuất nhập khẩu, vận chuyển và lưu thông hàng hóa.

- Đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng: Việc kiểm tra hóa đơn điện tử phải đảm bảo rằng mọi thông tin được cung cấp trên hóa đơn là đầy đủ, chính xác và đúng đối tượng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc xác định các thông tin về giá cả, số lượng và thông tin về người mua và người bán. Chính sự chính xác và đầy đủ của các thông tin này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xác định thuế và các quy định pháp lý khác liên quan đến giao dịch.

- Phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và bảo vệ bí mật nhà nước: Việc kiểm tra hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo rằng thông tin được cung cấp phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ một cách hiệu quả và đúng mục đích. Đồng thời, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đảm bảo rằng thông tin được trao đổi và lưu trữ trên hóa đơn điện tử không bị lộ ra ngoài một cách trái phép hay không được phép theo quy định. Điều này không chỉ là nghĩa vụ của các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch mà còn là trách nhiệm của các cơ quan quản lý và bảo vệ thông tin.

Liên hệ qua 1900.868644 hoặc qua [email protected]