Số hóa đơn khi người bán lập hóa đơn được thể hiện ra sao?

1. Quy định thế nào về thời điểm lập hóa đơn ?

Thời điểm lập hóa đơn là một khâu quan trọng trong quy trình kinh doanh và tài chính của mỗi doanh nghiệp. Quy định về thời điểm lập hóa đơn được rõ ràng và cụ thể trong Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm tạo ra sự minh bạch và công bằng trong giao dịch thương mại. Theo quy định này:

- Đối với việc bán hàng hóa, bao gồm cả việc bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua. Quan trọng hơn, thời điểm này không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền từ giao dịch đó hay chưa.

- Đối với việc cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi việc cung cấp dịch vụ được hoàn thành, bất kể việc thu tiền đã được thực hiện hay chưa. Điều này nhấn mạnh vào việc quan trọng của việc hoàn thành dịch vụ và sự phân biệt với việc thanh toán.

Tuy nhiên, có một trường hợp đặc biệt cần được xem xét, đó là khi người cung cấp dịch vụ đã nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ. Trong tình huống này, thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định là thời điểm thu tiền, không tính đến các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng.

Cụ thể, các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng thường có xu hướng yêu cầu một khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng từ phía khách hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, việc thu tiền này không được xem là thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài những trường hợp đã được nêu rõ ở trên, thời điểm lập hóa đơn cũng được quy định cụ thể cho một số tình huống đặc biệt khác tại khoản 4 của Điều 9 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong tình huống giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, quy định yêu cầu mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải được lập hóa đơn tương ứng. Điều này nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp và khách hàng hiểu rõ hơn về giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao cụ thể trong từng lần giao dịch.

Việc lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ không chỉ giúp trong việc ghi chép và kiểm soát tài chính một cách chính xác mà còn là biện pháp phòng tránh tranh chấp về việc thanh toán và các vấn đề liên quan đến dịch vụ được cung cấp. Thêm vào đó, việc lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ cũng phản ánh mức độ chuyên nghiệp và tôn trọng giữa các bên trong giao dịch kinh doanh. Bằng cách này, mỗi bên đều có thông tin chính xác và chi tiết về giao dịch, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.

Đồng thời, việc lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ cũng giúp quản lý hiệu quả hơn trong việc đánh giá hiệu suất và lợi nhuận của từng giao dịch cụ thể. Thông qua việc theo dõi số lượng hàng hóa, dịch vụ được giao mỗi lần và giá trị tương ứng, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp để tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu suất làm việc.

Tóm lại, việc lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là biện pháp quản lý tài chính và kinh doanh hiệu quả, đồng thời tạo ra một  môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch giữa các bên trong giao dịch. Quy định này nhằm mục đích đảm bảo rằng hóa đơn được lập theo đúng quy định pháp luật và phản ánh đầy đủ nội dung và thời điểm của giao dịch kinh doanh. Bằng cách này, việc quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp trở nên minh bạch và rõ ràng hơn, giúp tránh được các tranh chấp và rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Đồng thời, việc xác định thời điểm lập hóa đơn một cách chính xác cũng giúp doanh nghiệp quản lý và dự đoán tình trạng tài chính của mình một cách hiệu quả.

2. Ghi nhận chi phí vào ngày nào khi lập hóa đơn vào ngày 31/12/2023 nhưng ký vào ngày 04/01/2024 ?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, và thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế sẽ là thời điểm lập hóa đơn. Điều này có nghĩa là thời điểm ghi nhận chi phí trên hóa đơn sẽ là thời điểm lập hóa đơn, không phụ thuộc vào thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 82 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí được định nghĩa là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế và được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, không phân biệt đã chi tiền hay chưa. Điều này cũng khẳng định rằng thời điểm ghi nhận chi phí không phụ thuộc vào việc chi tiền mà tập trung vào thời điểm giao dịch phát sinh.

Từ những quy định được trích dẫn, có thể thấy rõ rằng hóa đơn không chỉ là một văn bản pháp lý mà còn là một chứng từ kế toán quan trọng, ghi nhận các thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Thời điểm kê khai thuế, và trong bối cảnh này là thời điểm ghi nhận chi phí, được xác định là thời điểm lập hóa đơn, bất kể ngày nào được ghi trên hóa đơn, bao gồm cả thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Điều này nhấn mạnh vào việc quan trọng của việc minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp.

Theo quy định của Điều 82 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí được xác định là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế và được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, không phân biệt đã chi tiền hay chưa. Điều này cũng thể hiện rằng, việc ghi nhận chi phí phụ thuộc vào thời điểm giao dịch phát sinh, và không chờ đến thời điểm thực sự chi tiền.

Do đó, trong trường hợp cụ thể khi hóa đơn được lập vào ngày 31/12/2023 và ký hóa đơn vào ngày 04/01/2024, thì thời điểm kê khai thuế và ghi nhận chi phí của doanh nghiệp là thời điểm xuất hóa đơn, tức là ngày 31/12/2023. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính và kế toán, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật. Hay tổng quát hơn, thời điểm ghi nhận chi phí trên hóa đơn sẽ là thời điểm lập hóa đơn, không phụ thuộc vào thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Thêm vào đó, việc quy định rõ ràng về hóa đơn và thời điểm ghi nhận chi phí cũng phản ánh một trong những nguyên tắc cơ bản trong kế toán, đó là tính khách quan và chính xác trong việc ghi nhận các sự kiện kinh tế. Điều này là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong giao dịch kinh doanh và tài chính.

3. Quy định về số hóa đơn khi người bán lập hóa đơn ?

Quy định về số hóa đơn trong quy trình kinh doanh không chỉ là một phần quan trọng của luật pháp mà còn là yếu tố quan trọng đối với việc quản lý tài chính và kế toán của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đưa ra các quy định cụ thể về việc xác định và sử dụng số hóa đơn trong các giao dịch thương mại.

Theo quy định, số hóa đơn là số thứ tự được ghi trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Để đảm bảo tính liên tục và dễ dàng theo dõi, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập với mức tối đa là 8 chữ số. Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm với mức tối đa đến số 99,999,999.

Một điểm quan trọng khác là việc lập hóa đơn theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Điều này đảm bảo tính liên tục và dễ dàng xác định hóa đơn trong hệ thống quản lý kế toán và tài chính. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn vẫn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Điều này giúp tránh được sự nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác trong quản lý hóa đơn.

Mặt khác, quy định cũng rõ ràng về việc hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và tối đa là 8 chữ số. Điều này nhấn mạnh vào việc đảm bảo tính duy nhất và liên tục của số hóa đơn trong các giao dịch kinh doanh.

Tóm lại, việc quản lý và sử dụng số hóa đơn theo đúng quy định pháp luật không chỉ là nhiệm vụ cần thiết mà còn là một biện pháp quan trọng trong việc tạo ra sự minh bạch và tính chính xác trong quản lý tài chính, kế toán của mỗi doanh nghiệp.

Liên hệ qua 1900.868644 hoặc qua [email protected] để được tư vấn