Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc phải đăng ký?

1. Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc phải đăng ký?

Theo thông báo từ Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022, cùng với sự thay đổi chế độ sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, có một số điều mà doanh nghiệp cần lưu ý:

-  Từ ngày 1/7/2022, doanh nghiệp cần thực hiện việc cấp chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới.

- Các tổ chức được phép sử dụng biên lai điện tử. Tuy nhiên, do Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu và quy trình thực hiện, trong thời gian chưa có hướng dẫn cụ thể, các tổ chức (bao gồm cả tổ chức UNIT) có thể tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

- Trong giai đoạn chuyển đổi này, doanh nghiệp cần chờ đợi hướng dẫn chi tiết từ Tổng cục Thuế về định dạng chuẩn dữ liệu và quy trình thực hiện khi sử dụng biên lai điện tử.

- Trong khi chờ đợi hướng dẫn mới, doanh nghiệp cần tiếp tục tuân thủ quy định hiện hành về việc sử dụng biên lai giấy theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Như vậy khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định. Quyết định này nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi, đồng thời giảm bất tiện trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến khấu trừ thuế TNCN.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động? 

Theo quy định tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định

- Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.

- Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc khấu trừ thuế và cấp chứng từ khấu trừ thuế được điều chỉnh cụ thể như sau:

Chứng từ khấu trừ:

-  Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, họ không cần cấp chứng từ khấu trừ.

- Cấp chứng từ khấu trừ trong các trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q chăm sóc cây cảnh cho công ty X từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Công ty thanh toán 03 triệu đồng mỗi tháng. Ông Q có thể yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ từng tháng hoặc một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty Y từ tháng 9/2013 đến tháng 8/2014. Công ty sẽ cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014 nếu ông R yêu cầu quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Như vậy việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng cho người lao động thuộc diện tự quyết toán thuế và khi người lao động thuộc diện này yêu cầu thì công ty bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ.

3. Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động theo bản giấy hay bản điện tử? 

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý chuyển tiếp liên quan đến sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ được thực hiện theo các hướng dẫn sau:

- Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ tiếp tục theo quy định của Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính. Mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 sẽ được áp dụng theo quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Trước ngày 01 tháng 7 năm 2022, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Tổ chức sẽ thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

​Kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Theo quy định thì từ 01/7/2022 các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử, tuy nhiên Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu biên lai điện tử và quy trình thực hiện. Do đó, trong thời gian chưa có hướng dẫn của Tổng cục Thuế thì các tổ chức (bao gồm cả tổ chức UNIT) vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử.

4. Hướng dẫn thực hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đặt in, tự in còn tồn 

Theo Thông báo của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc quản lý chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có một số điều quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần lưu ý:

- Từ ngày 1/7/2022, doanh nghiệp và tổ chức sẽ không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in hoặc tự in còn tồn.

- Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng còn tồn tại phải được doanh nghiệp và tổ chức thực hiện các bước sau:

+ Gạch chéo, lưu giữ thông tin chứng từ.

+ Kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC).

+ Gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đến cơ quan quản lý trực tiếp theo quy định.

- Doanh nghiệp và tổ chức cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và giải đáp về quy định. Đối với mọi vướng mắc, có thể phản hồi qua email [email protected] hoặc sử dụng số điện thoại đường dây nóng hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử, các thông tin này đã được đăng tải trên trang web của Cục Thuế TP Hà Nội (hanoi.gdt.gov.vn).

Thông báo này nhấn mạnh sự quan trọng của việc tuân thủ quy định mới và khuyến khích sự hợp tác giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế để đảm bảo rằng quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi và đúng đắn. Đồng thời, nó là một phần của nỗ lực chuyển đổi toàn diện sang mô hình hóa đơn điện tử trong hệ thống quản lý thuế của Việt Nam.

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.