1. Khi nào được lập hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu khi bán hàng hóa?
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì quá trình lập hóa đơn trong quá trình giao dịch hàng hóa, bao gồm việc bán tài sản nhà nước, chuyển nhượng tài sản tịch thu, cung cấp sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, đánh dấu sự chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Điều này áp dụng không kể việc đã thu được thanh toán hay chưa, nhấn mạnh sự quan trọng của quyết định chuyển giao đối với quyền lợi và trách nhiệm của cả người bán và người mua trong giao dịch.
Theo quy định, hóa đơn tiền mặt có giá trị dưới 20 triệu đồng, trong quá trình giao dịch hàng hóa, sẽ được tạo ra tại thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển nhượng cho bên mua. Quy tắc này không phụ thuộc vào việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa, đồng thời đặt ra một nguyên tắc quan trọng về tính minh bạch và chính xác trong quá trình ghi chú các giao dịch thương mại.
2. Chữ số tối đa của số hóa đơn của hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu
Tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định số hóa đơn, được thể hiện trên tài liệu bán hàng khi người bán tạo ra hóa đơn, là một chuỗi số thứ tự được biểu diễn bằng chữ số Ả-rập, với một giới hạn tối đa là 8 chữ số. Chuỗi này khởi đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày mà hóa đơn được đưa vào sử dụng, và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, không vượt quá con số 99,999,999. Các hóa đơn được xác định theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một loại hóa đơn và có cùng một mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Nếu hóa đơn được in bởi cơ quan thuế, số hóa đơn đã được in sẵn trên tài liệu và người mua có thể sử dụng nó từ thời điểm mua và kéo dài đến khi số hóa đơn đạt đến giới hạn tối đa. Điều này giúp bảo đảm tính liên tục và minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn.
Trong trường hợp các tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều đơn vị đồng thời sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử với cùng một ký hiệu, và việc này được thực hiện thông qua phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử, quy trình này đảm bảo rằng hóa đơn được tạo ra theo thứ tự liên tục, từ số nhỏ đến số lớn, dựa trên thời điểm mà người bán ký số và thực hiện ký điện tử trên hóa đơn. Điều này giúp duy trì sự chặt chẽ và có hệ thống trong quản lý số hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác trong quá trình giao dịch kinh doanh của tổ chức.
Nếu số hóa đơn không tuân theo quy tắc đã được mô tả trước đó, thì hệ thống lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo nguyên tắc tăng dần theo thời gian. Theo đó, mỗi số hóa đơn được bảo đảm chỉ được sử dụng một lần duy nhất và không vượt quá 8 chữ số. Quy định này không chỉ tạo ra sự chặt chẽ và có hệ thống trong quá trình quản lý hóa đơn, mà còn đảm bảo tính độc nhất vô nhị của mỗi mã số, tăng cường tính bảo mật và minh bạch trong các giao dịch điện tử. Điều này đặt ra một tiêu chuẩn cao về hiệu suất và chất lượng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp duy trì và thúc đẩy quy trình kinh doanh của mình.
Theo quy định chi tiết trước đó, số hóa đơn của các giao dịch tiền mặt dưới mức 20 triệu được giới hạn không vượt quá 8 chữ số. Điều này là một biện pháp cụ thể nhằm quản lý và theo dõi các giao dịch nhỏ một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra một quy trình quản lý số hóa đơn linh hoạt và dễ dàng áp dụng, mang lại sự thuận tiện và đảm bảo tuân thủ với các quy định về tài chính và thuế.
3. Có được chia nhỏ hóa đơn trên 20 triệu thành hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt?
Theo quy định chi tiết tại điểm c, khoản 1 của Điều 6 trong Thông tư 78/2014/TT-BTC, đã được điều chỉnh thông qua khoản 2 của Điều 6 trong Thông tư 119/2014/TT-BTC, và Điều 4 trong Thông tư 96/2015/TT-BTC, các chi phí được coi là hợp lệ chỉ khi đi kèm với hóa đơn mua hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi lần giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT). Điều đặc biệt quan trọng là những khoản chi này chỉ được tính vào chi phí có thể được khấu trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp khi có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt. Điều này làm tăng cường quy trình quản lý tài chính và đồng thời đảm bảo rằng các khoản chi phí này được đối xử một cách minh bạch và đúng đắn theo quy định pháp luật.
Trong việc xác định khả năng thanh toán bằng tiền mặt khi tách nhỏ hóa đơn với giá trị ban đầu trên 20 triệu xuống thành hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu, chúng ta cần nắm rõ các điều chỉnh theo quy định tại khoản 5 của Điều 15 trong Thông tư 219/2013/TT-BTC, đã được điều chỉnh qua khoản 10 của Điều 1 trong Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau:
Điều quan trọng cần lưu ý là quy định này giải quyết thách thức của việc xử lý thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp hóa đơn với giá trị lớn bị chia nhỏ. Các điều chỉnh này đảm bảo tính linh hoạt và tuân thủ pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý tài chính và ghi chú giao dịch. Ngoài ra, việc theo dõi các sửa đổi trong các văn bản quy phạm pháp luật là quan trọng để đảm bảo tuân thủ và hiểu rõ hơn về các quy định hóa đơn và thanh toán trong lĩnh vực này.
Khi mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp, nếu mỗi giao dịch có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, nhưng tổng giá trị các giao dịch này trong cùng một ngày vượt qua ngưỡng hai mươi triệu đồng, quy định chỉ áp dụng khấu trừ thuế GTGT đối với những giao dịch được thanh toán thông qua ngân hàng. Điều này mang lại một yếu tố chính quan trọng: chỉ có những chứng từ thanh toán qua ngân hàng mới được xem xét để được khấu trừ thuế GTGT. Điều này không chỉ đặt ra yêu cầu về sự hiện đại và tính an toàn của các phương thức thanh toán, mà còn tăng cường tính minh bạch và đảm bảo đúng đắn trong việc quản lý thuế.
Lưu ý rằng trong trường hợp này, nhà cung cấp cần phải là người nộp thuế, có mã số thuế, và có trách nhiệm trực tiếp khai báo và nộp thuế GTGT. Quy định này không chỉ thể hiện sự chặt chẽ trong quản lý thuế mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh tích cực, nơi mà các giao dịch được thực hiện một cách an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
Trong trường hợp người nộp thuế là một doanh nghiệp có mạng lưới cửa hàng, trong đó mỗi cửa hàng được coi là một đơn vị phụ thuộc, sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp chính, đã có sự phân biệt thông qua tiêu thức "Cửa hàng số" để định danh từng điểm bán và đồng thời áp dụng đóng dấu treo riêng lẻ cho mỗi cửa hàng. Trong ngữ cảnh này, mỗi cửa hàng được xem xét như là một nhà cung cấp độc lập. Khi mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp, nếu mỗi giao dịch có giá trị dưới 20 triệu đồng, nhưng tổng giá trị của các giao dịch này trong cùng một ngày vượt qua mức 20 triệu đồng, quy định rằng chỉ có những giao dịch được thanh toán qua ngân hàng mới được xem xét để được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Hơn nữa, theo hướng dẫn chi tiết được trình bày trong Công văn 4131/CT-TTHT năm 2014 của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, trong trường hợp bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị lớn hơn 20 triệu đồng, nhưng quá trình xuất hóa đơn được thực hiện thành nhiều đợt trong nhiều ngày với mỗi hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng, quy định rằng tất cả các hóa đơn này đều phải được thanh toán qua phương thức chuyển khoản.
Do vậy, quy định rằng khi chia nhỏ một hóa đơn có giá trị trên 20 triệu thành nhiều hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu, dù là trong cùng một ngày hay kỳ thanh toán kéo dài qua nhiều ngày, thì những hóa đơn này phải được thanh toán thông qua ngân hàng (chuyển khoản) để có thể tính vào chi phí được khấu trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Còn khúc mắc, liên hệ 1900.868644 hoặc gửi email tới: luathoanhut.vn@gmail.com để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.