1. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề quan trọng được quy định cụ thể trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Điều 9 của Nghị định này, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định tùy thuộc vào loại hình giao dịch, nhằm đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quản lý thuế, cũng như trong các quy trình kinh doanh. Đầu tiên, đối với bán hàng hóa, bao gồm cả việc bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ giao dịch. Thứ hai, trong trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành, bất kể đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ dịch vụ đó. Điều này đảm bảo rằng việc quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch, không ảnh hưởng bởi việc thanh toán.
Tuy nhiên, có một trường hợp đặc biệt cần lưu ý. Đó là khi người cung cấp dịch vụ đã nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ là thời điểm người cung cấp dịch vụ nhận được tiền từ khách hàng. Điều này đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn điện tử phản ánh chính xác quá trình thanh toán và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng không được tính vào thời điểm lập hóa đơn điện tử. Điều này nhằm tránh việc gây nhầm lẫn giữa việc thu tiền đặt cọc và việc thu tiền chính thức từ việc cung cấp dịch vụ. Tóm lại, thời điểm xuất hóa đơn điện tử được xác định dựa trên hai tiêu chí chính: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ và thời điểm thu tiền từ khách hàng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán và ghi nhận công nợ giữa các bên tham gia giao dịch.
2. Quy định về chính thức vận hành hệ thống hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền
Chính thức triển khai hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một bước quan trọng trong quá trình cải cách hành chính, nhằm tối ưu hóa quản lý thuế và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Điều này được Ngành Thuế thực hiện thông qua việc ban hành Quy trình quản lý Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền, được chỉ đạo bởi Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 15/12/2022. Quy trình này đặt ra một kế hoạch chi tiết cho việc triển khai và quản lý hệ thống HĐĐT này. Theo đó, từ ngày 15/12/2022, hệ thống chính thức được vận hành. Giai đoạn đầu tiên của dự án này, kéo dài đến hết tháng 3/2023, tập trung vào việc triển khai cho một số lượng nhóm đối tượng cụ thể như các doanh nghiệp trong ngành hàng ăn uống, siêu thị, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ giải trí, du lịch, và kinh doanh vàng.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền so với hóa đơn truyền thống là rất rõ ràng. Thứ nhất, do hóa đơn được tạo ra trực tiếp từ máy tính tiền và kết nối với cơ quan thuế, nên khách hàng có thể nhận được hóa đơn ngay lập tức, kể cả ngoài giờ hoặc vào buổi tối. Thứ hai, việc điều chỉnh các sai sót trở nên linh hoạt hơn khi toàn bộ hóa đơn được gửi vào cuối ngày thay vì gửi từng hóa đơn riêng lẻ. Thứ ba, các doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều máy tính tiền để phục vụ nhanh chóng và thuận lợi hơn cho khách hàng. Cuối cùng, việc bổ sung thông tin về CMND/CCCD trên hóa đơn điện tử cũng giúp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Đáng lưu ý là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không phải là một khái niệm mới. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức máy tính tiền hiện có và kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, hoặc có thể đầu tư vào máy tính tiền mới có sẵn phần mềm hóa đơn điện tử. Bộ Tài chính đã chọn Cục Thuế TP Hà Nội, cùng với Cục Thuế TP Hồ Chí Minh và Cục Thuế TP Hải Phòng, để thực hiện việc triển khai thí điểm giai đoạn đầu của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Trước khi mở rộng ra toàn quốc, việc thí điểm này sẽ giúp xác định và khắc phục các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai.
Để đảm bảo sự thành công của dự án, Cục Thuế đã tiến hành rà soát 100% các đơn vị thuộc đối tượng triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nhằm hỗ trợ và hướng dẫn họ trong quá trình chuyển đổi. Đồng thời, các hoạt động tuyên truyền đã được tăng cường nhằm đảm bảo rằng mọi cá nhân và doanh nghiệp trên địa bàn đều được thông tin và hỗ trợ đầy đủ.
3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý và xử lý hóa đơn, chứng từ là một phần không thể thiếu và cực kỳ quan trọng. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc thực hiện các giao dịch và quản lý tài chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, hóa đơn và chứng từ này cần được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy để đáp ứng yêu cầu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. Việc chuyển đổi này cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Điều này đặt ra yêu cầu cao đối với quá trình xử lý và quản lý dữ liệu, đồng thời cũng đòi hỏi sự chính xác và kỹ lưỡng từ phía các bộ phận liên quan.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ, đặc biệt là khi hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định, thì hóa đơn giấy sẽ có hiệu lực để giao dịch và thanh toán. Trong bối cảnh của sự phát triển công nghệ, việc sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn mang lại tính tiện lợi và linh hoạt cao trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, việc chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy đôi khi là bắt buộc và cần thiết để đáp ứng yêu cầu của pháp luật và các cơ quan quản lý. Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải nắm vững quy định pháp lý và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình theo đúng quy định
Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ liên quan đến nội dung bài viết hoặc các vấn đề pháp lý, chúng tôi rất mong nhận được sự liên hệ từ quý khách. Để đảm bảo rằng quý khách nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tốt nhất có thể, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng hai phương thức liên lạc.
Quý khách có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài 1900.868644. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm của chúng tôi sẽ sẵn lòng lắng nghe và giải quyết mọi câu hỏi, ý kiến hoặc khúc mắc mà quý khách có thể gặp phải. Chúng tôi cam kết đáp ứng nhanh nhất có thể để đảm bảo rằng quý khách nhận được thông tin và sự giúp đỡ một cách hiệu quả.
Hoặc, quý khách có thể gửi email đến địa chỉ luathoanhut.vn@gmail.com. Chúng tôi sẽ theo dõi và xử lý tất cả các email một cách cẩn thận và chu đáo. Với email, quý khách có thể nêu rõ vấn đề của mình và chia sẻ thông tin chi tiết hơn để chúng tôi có thể cung cấp giải pháp phù hợp và chính xác nhất.