1. Hóa đơn điện tử là gì theo quy định?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay, thay thế cho việc sử dụng hóa đơn giấy và quy trình phát hành truyền thống. Điều này giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin trở nên thuận tiện hơn, đồng thời mang lại hiệu quả và thành công cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như làm cho việc tính toán thuế trở nên dễ dàng hơn.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập trên phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Điều này bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế để truyền dữ liệu điện tử. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà cơ quan thuế đã cấp cho tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trước khi gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một chuỗi số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế, cùng với một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không chứa mã của cơ quan thuế.
Do đó, hóa đơn điện tử là tài liệu được tạo thành dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, nhằm ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
2. Những đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Dựa trên quy định tại Khoản 1 của Điều 13 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế 2019, với các trường hợp đặc biệt như sau, riêng trong trường hợp rủi ro cao về thuế, việc thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
(1) Các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị từng lần giao dịch, trừ các trường hợp được quy định tại (2) và (4) dưới đây.
(2) Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, cùng với các tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử, đã triển khai hạ tầng công nghệ thông tin, sở hữu hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử, đáp ứng các yêu cầu về lập, tra cứu, và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định, đồng thời đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế. Trong trường hợp này, họ được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mà không phân biệt giá trị từng giao dịch, trừ các trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp họ đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
(3) Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp được quy định tại Khoản 5 của Điều 51 trong Luật Quản lý thuế 2019, cùng với các trường hợp mà doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ được xác định, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi giao dịch.
(4) Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như được quy định tại (1) và (3) trên nhưng vẫn cần phải có hóa đơn để giao cho khách hàng, hoặc trong trường hợp cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử cho họ để giao cho khách hàng, thì họ có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng giao dịch cụ thể, và phải thực hiện khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử cho từng giao dịch.
3. Thể hiện danh mục hàng hóa trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Dựa trên thông tin bạn cung cấp, khi ký hợp đồng với công ty C, bạn đã có hai hợp đồng là hợp đồng cung cấp hàng hóa (vật tư) và hợp đồng cung cấp dịch vụ (nhân công). Theo hướng dẫn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, các thông tin sau được yêu cầu đối với tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa và dịch vụ; Thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng:
Về tên, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá của hàng hóa và dịch vụ:
Tên hàng hóa, dịch vụ phải được ghi bằng tiếng Việt và phải được thể hiện cụ thể. Trong trường hợp cung cấp hàng hóa có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phải được liệt kê chi tiết (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…). Đối với hàng hóa yêu cầu đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu, các số hiệu, ký hiệu đặc trưng phải được thể hiện trên hóa đơn như yêu cầu của pháp luật. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
Dựa trên hướng dẫn trên, khi cung cấp hàng hóa với nhiều loại khác nhau, bạn phải liệt kê chi tiết từng loại hàng hóa thay vì ghi chung là "vật tư". Do đó, yêu cầu của công ty A về việc liệt kê chi tiết các mục công tác là hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
4. Một số khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Ngoài những lợi ích rõ ràng, việc triển khai hóa đơn điện tử cũng mang theo những thách thức không nhỏ. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải có một cơ sở kỹ thuật mạnh mẽ để đáp ứng các yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử, cùng với đội ngũ nhân sự có kiến thức chuyên môn để hiểu và thực hiện đúng theo yêu cầu của hóa đơn điện tử.
Thực tế cho thấy không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về công nghệ để kiểm tra các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, hay khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu. Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải các vấn đề như hóa đơn bị sai địa chỉ, lỗi trong quá trình cấp hóa đơn... Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần phải hợp tác với các đơn vị cung cấp có kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, để có thể xử lý vấn đề nhanh chóng khi gặp sự cố.
Một vấn đề khác mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của mình. Khó khăn đặt ra khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán từ các nhà cung cấp trong hoặc ngoài nước không hỗ trợ tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử. Điều này khiến việc tích hợp trở nên phức tạp và tốn kém về mặt chi phí. Hơn nữa, không phải tất cả các phần mềm hóa đơn điện tử đều hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán và bán hàng.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Hòa Nhựt về vấn đề: Đối tượng nào áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ? Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!