1. Hóa đơn điện tử có được ghi bằng tiếng nước ngoài hay không?
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn được chi tiết và rõ ràng, đặc biệt là về chữ viết, chữ số và đơn vị tiền tệ được sử dụng.
- Chữ viết trên hóa đơn:
+ Chữ viết phải hiển thị bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chúng phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ nhỏ hơn.
+ Trường hợp sử dụng chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu, chúng phải đảm bảo không gây hiểu lầm về nội dung của hóa đơn.
- Chữ số trên hóa đơn:
+ Chữ số phải là chữ số Ả-rập từ 0 đến 9.
+ Người bán có quyền lựa chọn cách hiển thị sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ bằng dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,), và phải đảm bảo rõ ràng để tránh hiểu nhầm.
+ Đối với các giao dịch ngoại tệ, người bán cần thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn.
- Đơn vị tiền tệ:
+ Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, có ký hiệu quốc gia là “đ”.
+ Trong trường hợp giao dịch ngoại tệ, doanh nghiệp có quyền sử dụng đồng tiền quy ước của đồng ngoại tệ. Tuy nhiên, việc này phải tuân theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
- Ghi ngoại tệ trên hóa đơn:
+ Trong trường hợp giao dịch kinh tế, tài chính bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần ghi đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng bằng ngoại tệ, và thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.
+ Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế và số tiền cần được ghi bằng chữ và số.
- Ghi số tiền thanh toán trong ngoại tệ: Trong trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ và được nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán cần thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không được quy đổi ra đồng Việt Nam.
Theo quy định của pháp luật về xuất hóa đơn điện tử, chữ viết trên hóa đơn cần phải là tiếng Việt, đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu. Tuy nhiên, trong trường hợp xuất hóa đơn cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, có một số quy định linh động nhất định. Người bán hàng được phép sử dụng chữ tiếng Anh trên hóa đơn điện tử, nhưng chữ tiếng Anh phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Cụ thể, chữ tiếng Anh có thể được đặt trong ngoặc đơn hoặc bên dưới chữ tiếng Việt. Mục đích của quy định này là đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời giữ nguyên bản tính chất chính thức của hóa đơn điện tử. Quy định này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch kinh doanh với đối tác nước ngoài, trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ nghiêm túc các quy tắc và nguyên tắc của hệ thống hóa đơn điện tử hiện hành.
2. Khi bán hàng cho cá nhân, tổ chức nước ngoài thì lập hóa đơn điện tử vào thời điểm nào?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa được xác định dựa trên quy định sau đây:
- Thời điểm áp dụng: Quy tắc chung là thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa, bao gồm bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ người bán cho người mua.
- Không phân biệt việc thu tiền: Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ giao dịch. Điều này có nghĩa là hóa đơn phải được lập ngay sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dù có hay không việc thanh toán tiền mua hàng đã diễn ra.
Theo quy định của hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn cho việc bán hàng cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đó cho người mua. Quy định này áp dụng đồng thời và không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền từ người mua. Mặc dù việc thu tiền có thể diễn ra sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hóa đơn điện tử vẫn được lập tại thời điểm giao hàng. Quy định này nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận giao dịch, giúp người bán hàng và người mua hàng theo dõi và quản lý tốt hơn các thông tin liên quan đến giao dịch.
Do đó, quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền, mà chủ yếu tập trung vào sự chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua là thời điểm quyết định.
3. Quy định về ghi tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại điểm a, khoản 6, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trong trường hợp có nhu cầu ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn.
- Đơn vị tính: Đơn vị tính được xác định dựa trên tính chất, đặc điểm của hàng hóa và phải được thể hiện bằng tiếng Việt theo đơn vị đo lường (ví dụ: kg, g, cái, chiếc, hộp, can, thùng, m3, m2, m...).
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng được ghi bằng chữ số Ả-rập, phải căn cứ vào đơn vị tính và không nhất thiết phải có tiêu thức "đơn vị tính" mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Đơn giá được ghi theo đơn vị tính nêu trên.
Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có kích thước chữ nhỏ hơn.
- Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại, cần ghi chi tiết đến từng loại. Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu sử dụng bảng kê, hóa đơn phải ghi rõ "kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm". Bảng kê cần lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
- Số liệu trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ số Ả-rập. Đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là "đ".
- Đối với các dịch vụ đặc thù, hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Theo hướng dẫn về lập hóa đơn điện tử, tên hàng hóa phải được ghi bằng tiếng Việt trên hóa đơn, đồng thời, khi bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, thông tin về tên hàng hóa phải được thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của thông tin ghi trên hóa đơn, giúp người mua và các cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm tra các giao dịch kinh doanh.
Trong trường hợp hàng hóa đòi hỏi việc đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, trên hóa đơn điện tử cần phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa đó mà pháp luật đặt ra yêu cầu khi đăng ký. Thông tin này không chỉ giúp xác định rõ ràng danh tính của hàng hóa mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định và yêu cầu của pháp luật liên quan. Việc thực hiện đúng và chi tiết những quy định này trên hóa đơn điện tử sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho sự minh bạch và quản lý chặt chẽ các thông tin kinh doanh, đồng thời giúp mọi bên liên quan dễ dàng tra cứu và kiểm soát trong quá trình thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa.
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: luathoanhut.vn@gmail.com để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.