1. Vì sao phải hủy hóa đơn?
Hủy hóa đơn được coi là một trạng thái cần thiết mà mọi chuyên viên kế toán phải hiểu biết để có khả năng xử lý mọi sự cố xuất hiện trong trường hợp hóa đơn gặp lỗi và cần phải được hủy bỏ. Không chỉ là vấn đề của hóa đơn điện tử hay chứng từ giấy, lý do hủy hóa đơn không chỉ đến từ những sai sót thông thường mà còn xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau.
Bộ Tài chính đã quy định chi tiết về lý do hủy hóa đơn trong Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực), Điều 29, Khoản 2. Theo đó:
- Mọi hóa đơn đã được đặt in và gặp sự cố như in sai, in trùng, hoặc in thừa đều phải được hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân sử dụng hóa đơn nếu không còn nhu cầu sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, đơn vị kinh doanh phải hủy chậm nhất là 10 ngày, tính từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày phát hiện lại hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã được lập của các đơn vị kế toán sẽ phải được hủy theo quy định của pháp luật về lĩnh vực kế toán.
Ngoài ra, một trong những lý do chính để hủy hóa đơn có thể là khi hóa đơn đã vượt quá thời gian lưu trữ theo quy định của luật kế toán. Trong trường hợp không có hướng dẫn cụ thể nào khác, hóa đơn cần được tiêu hủy.
Hiện nay, theo quy định tại Điều 7, khoản 1 của Thông tư 78/2021/TT-BTC về xử lý hóa đơn sai sót, hóa đơn điện tử chỉ được hủy trong trường hợp đã được gửi đến cơ quan thuế và hóa đơn được tạo ra khi người bán cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt. Đối chiếu với quy định cũ về việc hủy hóa đơn giấy, có thể nhận thấy rằng những trường hợp hủy hóa đơn điện tử theo quy định mới ít hơn.
Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn cũng không đơn giản và có một số trường hợp cần phải cẩn trọng, không tự tiến hành hủy hóa đơn như sau:
- Các hóa đơn liên quan đến các vụ án không được phép hủy bỏ. Thay vào đó, chúng cần được xử lý theo quy định của pháp luật, ngay cả khi chúng thuộc trường hợp cần phải hủy.
- Trường hợp hóa đơn bị sai sót trong việc lập, nhưng chưa được kê khai, chỉ cần thực hiện lập biên bản thu hồi mà không cần phải thủ tục hủy hóa đơn.
- Đối với những hóa đơn đã kê khai nhưng viết sai, thay vì hủy, người dùng chỉ cần lập biên bản điều chỉnh thông tin sai và tiếp tục xuất hóa đơn mới.
2. Có được hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế?
Điều 7 của văn bản quy định về xử lý hóa đơn theo hướng dẫn của Thông tư số 78/2021/TT-BTC từ Bộ Tài chính có các điều sau đây:
- Trong trường hợp phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập, người bán phải cấp lại mã của cơ quan thuế. Nếu cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán có quyền sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế bất kỳ thời gian nào nhưng không chậm quá ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng mà hóa đơn điện tử được điều chỉnh phát sinh.
- Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ thực hiện các lần xử lý tiếp theo theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Trong thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Thông báo này cần sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và cần ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, bao gồm thông tin số và ngày thông báo.
- Trong trường hợp theo quy định, nếu hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, người bán sẽ thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hủy hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế.
3. Các trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã kê khai thuế GTGT đầu ra
(1) Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất chưa gửi khách hàng
Trong tình huống kế toán đã tạo hóa đơn điện tử và ký điện tử nhưng trước khi gửi cho khách hàng, phát hiện có lỗi hoặc xảy ra sự thay đổi do khách hàng hủy hợp đồng hoặc không nhận hàng, và hóa đơn chưa được gửi.
Đơn vị kế toán cần lập một biên bản thoả thuận về việc hủy bỏ hoặc thu hồi hóa đơn điện tử vừa tạo. Biên bản này phải có thông tin giải trình chi tiết, kèm chữ ký của đơn vị và dấu của doanh nghiệp, sau đó được lưu trữ. Không cần thiết phải có chữ ký của người mua trong biên bản thoả thuận, vì do hóa đơn điện tử chưa được gửi cho khách hàng. Nếu hóa đơn điện tử cũ có thông tin sai lệch, ngoài việc lập biên bản thoả thuận, đơn vị cần tạo một hóa đơn điều chỉnh mới với thông tin chính xác thay thế.
(2) Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT đầu ra
Hóa đơn điện tử đã được tạo, ký và gửi đến khách hàng bởi cả người bán và người mua mà chưa được khai thuế GTGT. Trong trường hợp phát hiện lỗi hoặc khách hàng trả lại hàng hoặc hủy dịch vụ, cần tiến hành các bước sau:
- Lập một văn bản thỏa thuận về việc hủy hoặc thu hồi hóa đơn điện tử sai sót, có chữ ký điện tử hoặc dấu đỏ từ cả hai bên.
- Đối với hóa đơn thay thế, cần ghi rõ trên đó là “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”.
Nếu chỉ có thông tin bị sai trong tên hoặc địa chỉ của người mua, và MST không thay đổi, kế toán cần tuân theo hướng dẫn từ Thông tư 26/2015/TT-BTC. Trong trường hợp này, chỉ cần lập một văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần phải tạo hóa đơn điện tử thay thế.
(3) Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào
Khi xảy ra sai sót với HĐĐT hoặc người mua trả lại hàng hóa sau khi đã khai báo thuế GTGT, quy trình xử lý được thực hiện như sau:
- Khi phát hiện sai sót: Cả hai bên sẽ ký văn bản thỏa thuận (có thể điện tử hoặc giấy) và tạo ra HĐĐT điều chỉnh mới. Lưu ý rằng trong hóa đơn điều chỉnh, việc giảm giá không được phép ghi số âm.
- Khi người mua trả lại hàng: Kế toán của người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng với thông tin rõ ràng: “Hàng hoá trả lại cho người bán do không đúng quy cách hoặc không đảm bảo chất lượng”.
- Nếu người mua không có hóa đơn, người bán phải thực hiện việc huỷ hóa đơn dựa trên biên bản thoả thuận được ký xác nhận từ cả hai bên. Hóa đơn đã bị huỷ cần được lưu trữ để dễ dàng tra cứu sau này.
Qua đây, có thể giải đáp cho câu hỏi về việc hủy hóa đơn đã khai báo. Quy trình hủy có thể khác nhau tùy thuộc vào từng tình huống. Vì vậy, doanh nghiệp nên cẩn trọng và hiểu rõ quy định này.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn!