1. Con dấu là gì? Chức năng của con dấu là gì?
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Con dấu giúp các văn bản được khẳng định, đảm bảo về tính chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp lý.
Mỗi một văn bản được các cơ quan đóng dấu, thì khi đó mọi trách nhiệm của những người liên quan đến văn bản đó sẽ được thực thi, hoặc chịu trách nhiệm cho văn bản đó, ngoài ra nó còn chứng thực đây là doa công ty, doanh nghiệp, cá nhân này sản xuất. Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu của các cơ quan banh hành văn bản thì không có giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền không thực hiện. Theo luật pháp Việt Nam quy định dấu là vật công chứng giấy tờ có hiệu lực trên văn bản được nhà nước phát hành. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có thể khắc dấu. Căn cứ vào dấu, chức danh chúng ta có thể phân biệt được quyền lực của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đó.
Dấu là thành phần giúp cho công việc chống giả mạo văn bản, là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả; đấu tranh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu và các hành vi phi pháp gian lận…
Con dấu được sử dụng trên văn bản giúp xác định văn bản đó có hiệu lực, đáng tin cậy, khách hàng có thể biết được đây là văn bản chính xác, đáng tin, yên tâm hơn trong mua bán sản xuất.
2. Các loại con dấu?
2.1 Con dấu pháp lý
Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.
- Con dấu của cơ quan nhà nước
- Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp
2.2 Con dấu không mang tính pháp lý
Là các con dấu phát sinh thuận tiện trong công việc, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…
- Dấu chức danh, dấu tên
- Dấu correct
- Dấu phòng, ban
- Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
- Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng…
+ Dấu chữ ký :
Dấu chữ ký là gì? Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.
Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…
Cách đóng dấu chữ ký
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
- Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.
+ Dấu giáp lai
Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.
Cách đóng dấu giáp lai
- Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
- Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
- Con dấu không đè lên nội dung văn bản.
+ Dấu treo
Dấu treo là gì? Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
3. Con dấu của cơ quan nước ngoài mang vào Việt Nam cần có điều kiện gì?
Trước khi đưa con dấu của công ty nước ngoài vào sử dụng thì doanh nghiệp nước ngoài cần làm thủ tục thông báo về việc sử dụng mẫu dấu đến cơ quan có thẩm quyền.
Cùng thời hạn 7 ngày, kể từ khi được phép, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó phải mang giấy phép và con dấu đến cơ quan công an cấp tỉnh nơi đóng trụ sở để đăng ký và được cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu". Thời hạn sử dụng con dấu được xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Người mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng không có giấy phép mang con dấu vào Việt Nam hoặc không có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu; người sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc khắc dấu giả hoặc sử dụng con dấu giả sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Như vậy, nếu các doanh nghiệp Việt Nam hay nước ngoài trước khi muốn sử dụng con dấu thì đều phải làm thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nếu khi sử dụng mà không thông báo thì sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
4. Điều kiện sử dụng con dấu
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
5. Các hành vi bị nghiêm cấm
- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
- Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
- Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
- Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
- Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
- Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
- Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
- Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
6. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng
Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng.
Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định:
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan quy định tại Điều 7 Nghị định này), Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương.
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực.
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực.
- Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương.
- Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh
- Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.
- Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
- Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã; Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã; Tổ bầu cử.
- Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu theo quy định tại Điều 5 Nghị định này.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.868644 hoặc gửi qua email: luathoanhut.vn@gmail.com để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Hòa Nhựt. Trân trọng./.