1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử có sai sót các bên cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:
| Trường hợp sai sót | Nguyên tắc xử lý sai sót |
| Nếu có bất kỳ lỗi nào xuất hiện trong hóa đơn điện tử đã được tạo, việc cấp lại mã cơ quan thuế hoặc thực hiện điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn điện tử chứa sai sót là bắt buộc. | Bên bán có thể thông báo về các điều chỉnh của từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử chứa sai sót bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Thông báo này có thể được gửi đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào, tuy nhiên, việc này phải được thực hiện trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT nơi mà các điều chỉnh trong hóa đơn điện tử đã phát sinh. |
| Nếu bên bán đã tạo hóa đơn khi nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ và sau đó xảy ra tình trạng hủy bỏ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. | Bên bán tiến hành việc hủy bỏ hóa đơn điện tử đã được tạo và thông báo cơ quan thuế về quá trình hủy bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT. |
| Nếu hóa đơn điện tử đã được tạo có sai sót, và sau khi bên bán đã xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, lại phát hiện ra rằng hóa đơn vẫn tiếp tục chứa sai sót. | Các lần xử lý sau đó sẽ được bên bán thực hiện theo cách đã áp dụng trong quá trình xử lý sai sót lần đầu. |
| Nếu theo quy định, hóa đơn điện tử đã tạo không chứa ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn có sai sót. | Bên bán chỉ điều chỉnh mà không hủy/thay thế hóa đơn. |
| Nếu thông tin về giá trị trên hóa đơn điện tử bị mắc phải sai sót. | Thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) phản ánh chính xác sự điều chỉnh theo thực tế. |
| Hoàn thiện hồ sơ khai thuế bằng việc bổ sung thông tin liên quan đến các hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy). | Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế |
2. Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn mới thay thế?
Dựa vào điều 2 của Điều 19 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót, quy định như sau:
Nếu hóa đơn điện tử được gửi từ người bán đến người mua có chứa mã số thuế của cơ quan thuế hoặc không có mã số thuế, và khi người mua hoặc người bán phát hiện có bất kỳ sai sót nào, thì việc xử lý sẽ tuân theo các quy tắc sau đây:
- Nếu có sai sót chỉ về thông tin tên và địa chỉ của người mua mà không ảnh hưởng đến mã số thuế và các thông tin khác, người bán sẽ thông báo cho người mua về sai sót đó và không cần phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán sẽ thông báo về sai sót trong hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế, theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đi kèm với Nghị định này. Điều này không áp dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế và chưa được gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Trong trường hợp phát hiện sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin về hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có hai phương án xử lý khi sử dụng hóa đơn điện tử:
+ Lập Hóa Đơn Điện Tử Điều Chỉnh: Người bán có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trong trường hợp người bán và người mua đồng thuận việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn, họ sẽ ký một văn bản thỏa thuận, chi tiết sai sót. Người bán sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
+ Lập Hóa Đơn Điện Tử Thay Thế: Nếu không có thỏa thuận trước, người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trong trường hợp có thỏa thuận, người bán và người mua sẽ ký một văn bản thỏa thuận chi tiết về sai sót. Hóa đơn điện tử mới sẽ có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Sau khi người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, họ sẽ gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để có mã mới (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế).
- Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển không yêu cầu thông tin "Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm". Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Do đó, tùy thuộc vào tình trạng sai sót trong hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán có thể chọn giữa việc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hoặc thậm chí không cần phải lập hóa đơn.
3. Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về việc xử lý hóa đơn có sai sót
Dựa trên Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế, hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử như sau, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cùng với các quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 và 1510/QĐ-TCT năm 2022 của Tổng cục Thuế:
(1) Hóa Đơn Điều Chỉnh:
- Nếu người bán chọn hình thức điều chỉnh hóa đơn đã lập, họ sẽ thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hoá bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hoá đúng. Cụ thể, việc điều chỉnh bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, và thành tiền chưa thuế.
(2) Hóa Đơn Thay Thế:
- Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế, họ sẽ lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
Cả hai trường hợp trên đều yêu cầu ghi thông tin: "Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục thực hiện xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
(3) Trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử ban đầu (gọi là hóa đơn F0) có sai sót, sau đó họ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện rằng hóa đơn F1 vẫn chứa sai sót, quy trình xử lý như sau:
- Nếu doanh nghiệp chọn phương pháp điều chỉnh, họ sẽ lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này, hóa đơn F0 đã được điều chỉnh trước đó bởi hóa đơn F1).
- Nếu doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thay thế, họ sẽ lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này, hóa đơn F0 đã được thay thế trước đó bởi hóa đơn F1).
(4) Đối với hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn thay thế theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ không phải hủy hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, cũng không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi từ ngày 1/7/2022, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, cùng các Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành.
Người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc qua email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn!