1. Số hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ sau được thể hiện như thế nào?
Số hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ, như được quy định trong Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hiểu và áp dụng theo các nguyên tắc cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và tính đồng nhất trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn.
Trước hết, số hóa đơn là một dãy số thứ tự được hiển thị trên hóa đơn khi người bán lập nó. Đây là một dãy số được biểu diễn bằng chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số. Số hóa đơn này bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm với giới hạn tối đa là số 99.999.999.
Quy định tiếp theo là hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn. Điều này áp dụng cho tất cả các trường hợp, trừ khi hóa đơn được in sẵn trên bởi cơ quan thuế, trong trường hợp này số hóa đơn đã được in trước và được sử dụng liên tục.
Ngoài ra, trong trường hợp một tổ chức cung cấp dịch vụ có nhiều cơ sở hoặc nhiều cơ sở sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử với cùng một ký hiệu, hóa đơn cũng phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, tùy theo thời điểm mà người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
Trong trường hợp hệ thống lập hóa đơn điện tử không tuân thủ nguyên tắc nêu trên, nó phải đảm bảo rằng số hóa đơn sẽ tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 8 chữ số để đảm bảo tính chính xác và tránh trùng lặp. Điều này đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Nếu đã lập hóa đơn điện tử mà chưa cung cấp dịch vụ sau đó không muốn thực hiện dịch vụ nữa thì xử lý như thế nào?
Khi đã lập hóa đơn điện tử nhưng sau đó không muốn tiếp tục cung cấp dịch vụ, việc xử lý hóa đơn trở thành một quy trình quan trọng, phải tuân thủ theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Theo quy định của Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn phải được tuân thủ rõ ràng.
Trước hết, nếu bên bán đã lập hóa đơn điện tử mà không cung cấp dịch vụ, điều quan trọng là phải thực hiện việc hủy hóa đơn này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu bên bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, bên bán phải thực hiện hủy hóa đơn đã lập và thông báo về việc hủy hóa đơn đó cho cơ quan thuế. Việc này được thực hiện thông qua việc điền thông tin vào Mẫu số 04/SS-HĐĐT, được quy định tại Phụ lục IA của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử không được sử dụng một cách không hợp lý và giữ cho quá trình ghi nhận giao dịch là một quá trình đồng bộ và đáng tin cậy. Bằng cách này, bên bán có thể đảm bảo rằng không có thông tin sai lệch hoặc không chính xác về giao dịch được gửi đến cơ quan thuế, và đồng thời giữ cho quá trình kinh doanh của mình tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Theo đó, việc xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp không muốn tiếp tục cung cấp dịch vụ là một quy trình quan trọng và phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Bằng cách thực hiện các bước như hủy hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế, bên bán có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và báo cáo giao dịch.
Như vậy thì trong trường hợp bên bán có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc là chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
3. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy là một quy trình quan trọng, phải tuân thủ theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và pháp lý. Theo Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong những trường hợp cụ thể và theo quy định cụ thể sau đây:
- Yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Việc chuyển đổi có thể xảy ra khi có nhu cầu hoặc yêu cầu từ các giao dịch kinh tế hoặc tài chính mới phát sinh. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp hóa đơn giấy cho các đối tác kinh doanh hoặc cần bảo lưu bản ghi chứng từ tài chính trong các tình huống cụ thể. Trong một số trường hợp, các đối tác kinh doanh có thể yêu cầu nhận hóa đơn dưới dạng giấy thay vì hóa đơn điện tử. Điều này có thể xuất phát từ yêu cầu cụ thể của đối tác, hoặc do họ cần có hóa đơn giấy để tuân thủ quy định của pháp luật hoặc quản lý nội bộ. Trong một số trường hợp, các tổ chức cần bảo lưu bản ghi chứng từ tài chính dưới dạng giấy để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và báo cáo tài chính. Việc này đặc biệt quan trọng trong các hoạt động kiểm toán và thanh tra, nơi mà việc có các bản ghi chứng từ giấy có thể là bước quan trọng trong việc xác minh thông tin và tuân thủ pháp luật.
- Yêu cầu của các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra: Trong một số trường hợp, các cơ quan như cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra có thể yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra hoặc xác minh. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình ghi nhận và báo cáo thuế và các hoạt động kinh doanh khác. Trong quá trình kiểm toán, các nhà kiểm toán có thể cần tiếp cận các hóa đơn và chứng từ dưới dạng giấy để thực hiện việc kiểm tra, xác minh và đối chiếu thông tin. Việc có các bản ghi chứng từ giấy giúp cho quá trình kiểm toán trở nên dễ dàng hơn và chính xác hơn, đặc biệt trong việc kiểm tra tính hợp lý và chính xác của các giao dịch kinh doanh. Cơ quan quản lý thuế có thể yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để thực hiện các hoạt động kiểm tra và xác minh thông tin trong quá trình thu thuế. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và báo cáo thuế của các tổ chức và cá nhân.
- Tuân thủ quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra: Quy trình chuyển đổi cũng phải tuân thủ các quy định và yêu cầu cụ thể của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra khi cần thiết.
Quá trình chuyển đổi này phải đảm bảo sự khớp đúng giữa thông tin trên hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy mới sau khi chuyển đổi. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của thông tin ghi nhận trong cả hai loại hóa đơn. Đồng thời, cần tuân thủ các quy định cụ thể về bảo lưu và sử dụng các hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, không có hiệu lực để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình sử dụng hóa đơn giấy trong các hoạt động kinh doanh và tài chính.
Nếu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại tổng đài 1900.868644 hoặc luathoanhut.vn@gmail.com để được hỗ trợ chi tiết nhất có thể