1. Hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
Tại điều 40, khoản 1 của Luật Công chứng 2014, quy định về thủ tục công chứng hợp đồng và giao dịch đã được soạn thảo chi tiết như sau:
Bộ hồ sơ yêu cầu công chứng phải bao gồm các thành phần sau đây:
- Phiếu yêu cầu công chứng: Chứa thông tin về người yêu cầu công chứng, bao gồm họ tên, địa chỉ, nội dung cần công chứng, và danh mục giấy tờ đính kèm. Thông tin về tổ chức công chứng, tên người tiếp nhận hồ sơ, và thời điểm tiếp nhận cũng phải được ghi rõ.
- Dự thảo hợp đồng và giao dịch: Nội dung của hợp đồng hoặc giao dịch cần được mô tả chi tiết.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: Để chứng minh danh tính của người yêu cầu.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng, hoặc giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật: Đối với tài sản cần công chứng, bao gồm cả giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Bản sao giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch: Nếu có bất kỳ giấy tờ nào khác được quy định bởi pháp luật.
Lưu ý: Bản sao được đề cập ở Mục 1 phải là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy, có đầy đủ và chính xác như bản chính, không yêu cầu chứng thực.
2. Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch được soạn sẵn
Tại Điều 40 của Luật Công chứng 2014, quy trình công chứng hợp đồng và giao dịch được mô tả như sau:
Bước 1: Kiểm tra và Thụ lý
Công chứng viên thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Nếu hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy định của pháp luật, công chứng viên tiến hành thụ lý và ghi thông tin vào sổ công chứng.
Bước 2: Hướng dẫn và Giải thích
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng về quy trình và các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, giải thích rõ về quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của họ cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp nghi ngờ về hồ sơ, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ hoặc thực hiện xác minh và giám định.
Bước 3: Kiểm tra
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch để đảm bảo tuân thủ pháp luật và đạo đức xã hội. Nếu phát hiện vi phạm, công chứng viên phải thông báo rõ cho người yêu cầu và yêu cầu sửa chữa. Nếu người yêu cầu không sửa chữa, công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Bước 4: Đọc lại và công chứng
Người yêu cầu công chứng tự đọc hoặc nghe đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch. Nếu đồng ý với toàn bộ nội dung, họ ký vào từng trang. Công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính các giấy tờ quy định tại Điều 40, Mục 1 để đối chiếu trước khi ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
3. Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản
Tại Điều 42 của Luật Công chứng 2014, qui định về phạm vi công chứng hợp đồng và giao dịch liên quan đến bất động sản được sắp xếp như sau:
Công chứng viên, đại diện cho tổ chức hành nghề công chứng, chỉ được thực hiện công chứng hợp đồng và giao dịch liên quan đến bất động sản trong lãnh thổ của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương mà tổ chức hành nghề công chứng đó đặt trụ sở, trừ những trường hợp cụ thể như công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản dưới dạng bất động sản, và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
4. Thời hạn và địa điểm công chứng hợp đồng giao dịch được soạn sẵn
Dựa vào Điều 43 của Luật Công chứng 2014, về thời hạn công chứng, và Điều 44, về địa điểm công chứng, quy định như sau:
Thời hạn công chứng (Điều 43):
- Thời hạn công chứng được tính từ ngày công chứng viên thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Các hoạt động như xác minh, giám định nội dung hợp đồng, giao dịch, niêm yết văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, dịch giấy tờ, và các văn bản không liên quan đến thụ lý công chứng không được tính vào thời hạn công chứng.
- Thời hạn công chứng không vượt quá 02 ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao dịch phức tạp, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Địa điểm công chứng (Điều 44):
- Việc công chứng phải thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ khi có quy định khác tại khoản 2 của Điều 44.
- Có các trường hợp ngoại lệ, nếu người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù, hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, thì công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
5. Chữ viết trong văn bản công chứng hợp đồng giao dịch được soạn sẵn
Theo Điều 45 của Luật Công chứng 2014, các quy định về chữ viết trong văn bản công chứng được sắp xếp như sau:
- Chữ viết trong văn bản công chứng phải được thực hiện một cách rõ ràng, dễ đọc, không được sử dụng viết tắt hoặc ký hiệu, không được phép xen dòng, đè dòng, tẩy xóa hoặc để trống, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
- Thời điểm của công chứng cần được ghi rõ bao gồm cả ngày, tháng, và năm. Nếu có yêu cầu hoặc cần thiết, có thể ghi thêm giờ và phút. Các con số phải được thể hiện cả bằng số và chữ, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
6. Thủ tục công chức hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị
Điều 41 của Luật Công chứng 2014 quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên thực hiện soạn thảo theo yêu cầu của người đề nghị công chứng, theo quy định của Mục 2 và giấy tờ (1), (3), (4) như sau:
6.1. Hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị
Để yêu cầu công chứng, người nộp hồ sơ cần bao gồm các thành phần sau:
(1) Phiếu yêu cầu công chứng, chứa thông tin về họ tên và địa chỉ của người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, và danh mục giấy tờ đi kèm. Thông tin về tổ chức hành nghề công chứng, tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, và thời điểm tiếp nhận hồ sơ cũng được ghi chi tiết.
(2) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.
(3) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật đối với tài sản, khi pháp luật quy định việc đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản đó trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch liên quan.
Ngoài ra, người yêu cầu công chứng cũng cần mô tả nội dung và ý định của họ trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc giao dịch.
6.2. Thủ tục thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị
Công chứng viên thực hiện các công việc được quy định tại Bước 2 của Mục 2. Trong trường hợp nội dung và ý định giao kết hợp đồng, giao dịch được xác thực và không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, công chứng viên sẽ soạn thảo hợp đồng hoặc giao dịch tương ứng.
Người yêu cầu công chứng có thể tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc chấp nhận công chứng viên đọc nó cho họ. Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn bộ nội dung của dự thảo hợp đồng, giao dịch, họ sẽ ký vào từng trang của tài liệu đó.
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng cung cấp bản chính của các giấy tờ được quy định tại khoản 1 của Điều 41 của Luật Công chứng 2014 để thực hiện đối chiếu trước khi thực hiện việc ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng hoặc giao dịch.
Bài viết liên quan: Các giấy tờ cần nộp khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất?
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn!