1. Có thể công chứng giấy khai sinh ở tỉnh khác không?
Theo quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực, giấy khai sinh không thuộc loại giấy tờ được công chứng mà cần phải được chứng thực. Theo quy định của Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về nơi có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản chính, các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao giấy khai sinh bao gồm:
- Phòng tư pháp cấp huyện: Trưởng phòng và Phó trưởng phòng tư pháp có quyền ký chứng thực và đóng dấu của phòng Tư pháp.
- Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền ký chứng thực và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
- Tổ chức hành nghề công chứng: văn phòng công chứng và phòng công chứng, với công chứng viên là người thực hiện việc công chứng.
Theo quy định, việc chứng thực giấy khai sinh có thể được thực hiện tại bất kỳ địa điểm nào mà người có nhu cầu thấy thuận tiện, miễn là đáp ứng đủ các tài liệu và điều kiện. Do đó, việc chứng thực giấy khai sinh có thể được thực hiện ở tỉnh khác nếu có sự thuận tiện cho người cần thực hiện.
2. Trình tự, thủ tục chứng thực giấy khai sinh từ bản chính
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
- Đầu tiên, đối với giấy khai sinh, người cần chứng thực cần mang theo bản chính của giấy khai sinh.
- Lưu ý: Trong trường hợp giấy khai sinh do cơ quan nước ngoài cấp, cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ khi được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
- Người có nhu cầu chứng thực giấy khai sinh sẽ mang bản chính đến cơ quan có thẩm quyền để tiến hành chứng thực.
- Các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bao gồm Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, đại diện lãnh sự hoặc các cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, và văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng.
Bước 3: Tiếp nhận và thực hiện chứng thực Giấy khai sinh:
- Thực hiện việc sao chụp, in, hay chụp hình bản sao từ bản chính.
- Kiểm tra và đối chiếu thông tin, nội dung trên bản sao và bản chính.
- Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính.
- Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền vào bản sao và lưu thông tin vào sổ chứng thực.
Bước 4: Người yêu cầu thực hiện chứng thực nhận kết quả và nộp lệ phí.
3. Quy định về lệ phí yêu cầu chứng thực giấy khai sinh
Dựa theo quy định của Thông tư số 226/2016/TT-BTC về mức phí chứng thực bản sao giấy khai sinh, các điều khoản được xác định như sau:
Phí chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh được quy định là 2.000 đồng/trang. Trong trường hợp giấy tờ có từ trang thứ ba trở lên, mức phí giảm xuống còn 1.000 đồng/trang, tuy nhiên, không được thu quá 200.000 đồng/bản.
Thường thì giấy khai sinh chỉ có một trang, vì vậy, khi yêu cầu chứng thực giấy khai sinh, mức phí sẽ là 2.000 đồng/trang.
Cần lưu ý rằng thủ tục chứng thực giấy khai sinh không nằm trong danh sách các loại thủ tục được miễn lệ phí chứng thực, do đó, người dân cần tỉnh táo về việc thanh toán phí phát sinh khi thực hiện quy trình này.
4. Quy định về thẩm quyền chứng thực các giấy tờ
(i) Thẩm quyền của Phòng tư pháp:
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Thực hiện chứng thực các văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
(ii) Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã:
- Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
- Thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định.
- Thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch về nhà ở.
- Thực hiện chứng thực di chúc.
- Thực hiện chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
- Thực hiện chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản đáp ứng theo quy định.
(iii) Thẩm quyền của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
5. Quy định về thời hạn của bản sao giấy khai sinh
Bản sao Giấy khai sinh khi đã được chứng thực là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính, dựa vào nội dung của bản chính. Tính đến thời điểm hiện tại, các văn bản pháp luật liên quan chưa cụ thể quy định về thời hạn hiệu lực của bản sao chứng thực Giấy khai sinh. Điều này là do Giấy khai sinh được xem là một loại giấy tờ ổn định, ít thay đổi qua các năm.
Trong thực tế, nhiều thủ tục hoặc tình huống đòi hỏi người dân nộp hồ sơ với bản sao Giấy khai sinh, tuy nhiên, cơ quan nhà nước thường yêu cầu xuất trình bản chính để thực hiện đối chiếu. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trong trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao và không được yêu cầu bản sao phải có chứng thực, nhưng vẫn giữ quyền yêu cầu xuất trình bản chính để thực hiện đối chiếu.
Đối với bản sao được cấp từ sổ gốc và có chứng thực, không có yêu cầu xuất trình bản chính (trừ trường hợp nếu có căn cứ về việc bản sao giả mạo hoặc không hợp pháp, khi đó yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc xác minh nếu cần thiết). Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính, đặc biệt trong các giao dịch, và không bị hạn chế thời gian sử dụng.
Tóm lại, cả bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và bản sao Giấy khai sinh chứng thực đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch và không bị hạn chế thời hạn sử dụng.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Hòa Nhựt về vấn đề: Công chứng giấy khai sinh ở tỉnh khác có được hay không? Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!