1. Khi sao y bản chính tài liệu bí mật mật nhà nước cần phải thực hiện những nội dung gì?
Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 104/2021/TT-BCA về việc sao y tài liệu bí mật nhà nước, quy trình thực hiện các hoạt động sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được chi tiết như sau:
Để thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, người được giao nhiệm vụ phải được người có thẩm quyền quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này cho phép. Bước đầu tiên là việc đóng dấu "Bản sao số" ở trang đầu và dấu "Bản sao bí mật nhà nước" ở trang cuối của tài liệu. Trong quá trình này, cần thể hiện số thứ tự bản sao, hình thức sao y bản chính hoặc sao lục, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có).
Đối với trường hợp sao nhiều bản, có thể thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đóng dấu “Bản sao số” và “Bản sao bí mật nhà nước”, ghi hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận bản sao. Các bản sao sau cùng cần được đóng dấu của đơn vị Công an nhân dân.
Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu “Văn bản trích sao”, trong đó cần thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có). Bản trích sao cần phải đóng dấu độ mật tương ứng với tài liệu trích sao.
Đối với bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, cần có “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”. Trong văn bản này, cần thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có).
Cuối cùng, việc sao, chụp phải được ghi nhận vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để quản lý và theo dõi đầy đủ và chặt chẽ.
Theo quy định chi tiết khi thực hiện sao y bản chính tài liệu bí mật nhà nước, quy trình này đòi hỏi sự chặt chẽ và đảm bảo tính minh bạch. Khi thực hiện sao y bản chính, quá trình này bắt buộc phải được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:
Đầu tiên, sau khi nhận được sự phê duyệt từ người có thẩm quyền tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành đóng dấu "Bản sao số" ở trang đầu và dấu "Bản sao bí mật nhà nước" ở trang cuối của tài liệu. Trong quá trình này, cần rõ ràng thể hiện số thứ tự bản sao, hình thức sao y bản chính hoặc sao lục, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có).
Nếu có nhu cầu sao nhiều bản, người thực hiện có thể nhân bản từ bản sao đầu tiên đã được chứng nhận bằng chữ ký của người có thẩm quyền. Bản sao này cần phải được đóng dấu "Bản sao số", “Bản sao bí mật nhà nước”, và ghi rõ hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận bản sao. Các bản sao sau cùng cần được đóng dấu của đơn vị Công an nhân dân.
Trong trường hợp đơn vị Công an nhân dân không có con dấu riêng, người có thẩm quyền sẽ tiến hành ký trực tiếp tại mẫu dấu “Bản sao bí mật nhà nước”. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý của bản sao, đồng thời giữ vững uy tín và tính bảo mật của tài liệu bí mật nhà nước.
2. Địa điểm thực hiện việc sao y bản chính tài liệu bí mật nhà nước là ở đâu?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 26/2020/NĐ-CP về địa điểm thực hiện sao y bản chính tài liệu bí mật nhà nước, quá trình này được chi tiết và chặt chẽ để đảm bảo tính an toàn và bảo mật của thông tin nhạy cảm. Dưới đây là các điểm quan trọng trong quy định:
- Loại hình sao và chụp: Sao tài liệu bí mật nhà nước là quá trình chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung của bản gốc hoặc bản chính. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại thông tin bằng hình ảnh tài liệu hoặc vật chứa bí mật nhà nước. Các hình thức sao tài liệu bí mật nhà nước bao gồm sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Địa điểm thực hiện: Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải diễn ra tại địa điểm được người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Điều này đảm bảo môi trường an toàn và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, thông tin về việc sao, chụp cần được ghi vào "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước" để bảo đảm quản lý hiệu quả.
- Chứng nhận và giá trị pháp lý: Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải được đóng dấu sao, còn bản chụp phải có văn bản ghi nhận việc chụp. Việc sao, chụp chỉ được thực hiện đúng số bản cho phép và bản dư thừa, bản hỏng phải được tiêu hủy ngay. Bản sao, chụp này có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.
- Bảo mật phương tiện và thiết bị: Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ khi thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu. Điều này nhằm đảm bảo tính an toàn và ngăn chặn rủi ro từ các mối đe dọa điện tử.
- Sao, chụp điện mật: Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu, nhằm bảo đảm rằng quá trình này đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo mật và an ninh của thông tin nhà nước.
- Quy định mẫu dấu và văn bản: Bộ trưởng Bộ Công an sẽ quy định mẫu dấu sao, chụp bí mật nhà nước; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước để đảm bảo việc thực hiện đồng nhất và tuân thủ theo quy định. Điều này giúp tăng cường tính chuẩn mực và đồng đều trong quá trình sao y bản chính tài liệu bí mật nhà nước.
Theo quy định hiện hành, pháp luật không cung cấp địa điểm cụ thể để thực hiện quy trình sao y bản chính tài liệu bí mật nhà nước. Tuy nhiên, điều quan trọng là địa điểm tiến hành hoạt động này phải được bảo đảm an toàn và tuân thủ theo nguyên tắc được người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.
Trong việc xác định địa điểm, ưu tiên hàng đầu là đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thông tin bí mật. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý bí mật nhà nước sẽ đề xuất và quyết định địa điểm thực hiện quy trình sao y bản chính. Cơ quan này cần xác định một không gian có độ an ninh cao, không dễ tiếp cận từ bên ngoài, và đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ.
Nguyên tắc này nhấn mạnh vào sự linh hoạt trong việc xác định địa điểm, giúp cơ quan, tổ chức có thể điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể và tình hình thực tế. Điều này đồng thời giúp bảo đảm tính hiệu quả và khả năng ngăn chặn rủi ro một cách hiệu quả nhất.
3. Mẫu dấu dùng cho bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải đảm bảo kích thước như thế nào?
Theo các quy định tại Mẫu số 08 và Mẫu số 09 Biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước, do Bộ trưởng Bộ Công an ban hành theo Thông tư 24/2020/TT-BCA, về mẫu dấu dùng cho bản sao tài liệu bí mật nhà nước, có những quy định cụ thể như sau:
Đối với mẫu dấu “BẢN SỐ”, dấu này có hình chữ nhật, kích thước là 30mm x 8mm, được trang trí với một đường viền xung quanh. Bên trong đường viền là hàng chữ “BẢN SỐ” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ times new roman, đứng và đậm. Mẫu dấu này được sử dụng để quản lý số lượng tài liệu bí mật nhà nước và đặt ở trang đầu của tài liệu, phía trên bên trái. Ví dụ, nếu là Bản số 1 được gửi đến Bộ Ngoại giao, dấu sẽ ghi như sau: “BẢN SỐ: 01”.
Mẫu dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” có hình chữ nhật, kích thước là 60mm x 40mm. Phía trên của dấu là hàng chữ “TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và đậm. Dưới hàng chữ tên cơ quan, tổ chức là các hàng chữ “Sao y bản chính/Sao lục”, “ngày, tháng, năm”, “số lượng”, “nơi nhận”, “Thẩm quyền sao”. Các hàng chữ này được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13 và kiểu chữ times new roman. Dấu này được sử dụng để xác nhận thông tin của bản sao tài liệu bí mật nhà nước và được đặt tại vị trí phù hợp trên tài liệu.
Liên hệ đến hotline 1900.868644 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: luathoanhut.vn@gmail.com để được tư vấn