1. Quy định về tập sự hành nghề công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ban hành ngày 20/06/2014 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2015, Luật này chú trọng đến các khía cạnh liên quan đến hành nghề công chứng, từ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, đến quy trình và quản lý nhà nước trong lĩnh vực này. Trong phần cụ thể, Điều 11 của Luật công chứng 2014 đã đề cập một số quy định quan trọng về việc tập sự trong hành nghề công chứng:
- Người muốn tập sự phải có giấy chứng nhận tốt nghiệp từ khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng và sau đó phải tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng. Họ có thể tự liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện để nhận tập sự hoặc đề nghị Sở Tư pháp tại địa phương nơi họ muốn tập sự sắp xếp và bố trí cho họ tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện.
- Đối với người tập sự, họ phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp địa phương có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.
Theo quy định hiện tại, thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng cho người có giấy chứng nhận tốt nghiệp từ khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng cho người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian này bắt đầu tính từ ngày đăng ký tập sự.
- Người tập sự được hướng dẫn và học các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc liên quan đến công chứng dưới sự hướng dẫn của công chứng viên, và họ phải chịu trách nhiệm về công việc họ thực hiện trước công chứng viên hướng dẫn. Tuy nhiên, họ không được phép công chứng văn bản.
- Sau khi hoàn thành thời gian tập sự, người tập sự phải lập báo cáo bằng văn bản về kết quả tập sự, bao gồm đánh giá từ công chứng viên hướng dẫn và xác nhận từ tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, sau đó gửi tới Sở Tư pháp nơi họ đã đăng ký tập sự. Họ sẽ được đăng ký tham gia kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng. Nếu đạt được yêu cầu trong kiểm tra kết quả, họ sẽ nhận được giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
2. Tổ chức hành nghề công chứng tập sự được quy định như thế nào?
- Tổ chức hành nghề công chứng phải thiết lập một quy trình cụ thể để phân công các công chứng viên hỗ trợ và hướng dẫn người tập sự, đảm bảo rằng quá trình này diễn ra một cách hiệu quả và đảm bảo chất lượng.
- Để trở thành một công chứng viên hướng dẫn tập sự, cá nhân đó phải có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng. Nếu công chứng viên này từng bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính trong quá trình hành nghề công chứng, thì sau 12 tháng kể từ ngày hoàn thành quá trình xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính, họ mới được ủy thác để hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. Tại một khoảng thời gian nhất định, một công chứng viên chỉ được phép hướng dẫn không quá hai người tập sự.
- Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải đảm bảo rằng họ sẽ cung cấp hướng dẫn và chịu trách nhiệm đối với các công việc mà người tập sự thực hiện, như được quy định tại khoản 4 của Điều 11 trong Luật Công chứng 2014.
3. Thời gian về việc tập sự hành nghề công chứng theo quy định
Theo quy định cụ thể về việc tập sự trong lĩnh vực công chứng tại Khoản 1 Điều 11 củaLuật Công chứng số 53/2014/QH13:
- Người đã có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp từ khóa đào tạo nghề công chứng phải tự tìm một tổ chức hành nghề công chứng để tập sự.
- Người tập sự có thể tự liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện để nộp hồ sơ và tập sự tại tổ chức đó.
- Nếu người tập sự không thể tự liên hệ với tổ chức, họ có thể đề nghị Sở Tư pháp địa phương tại nơi họ muốn tập sự để được sắp xếp và bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện.
- Người tập sự bắt buộc phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận tập sự.
- Quy định về thời gian tập sự trong nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp từ khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng.
Thời gian tập sự bắt đầu tính từ ngày đăng ký tập sự
4. Cách thực hiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng như thế nào theo quy định?
4.1. Quy định về trình tự thực hiện đăng ký tập sự hành nghề công chứng
Quá trình đăng ký tập sự trong lĩnh vực công chứng diễn ra theo một số bước cụ thể như sau:
Bước 1: Cá nhân tự mình nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại Sở Tư pháp.
Bước 2: Sau khi nhận hồ sơ, cán bộ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cán bộ sẽ yêu cầu bổ sung hoặc hoàn thiện.
Bước 3: Sở Tư pháp, có thẩm quyền, sẽ ban hành quyết định về việc đăng ký tập sự trong lĩnh vực công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào danh sách người tập sự hành nghề công chứng. Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định.
Bước 4: Sở Tư pháp sẽ gửi quyết định đến tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và đồng thời đăng tải danh sách người tập sự lên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Đồng thời, danh sách này cũng được gửi cho Bộ Tư pháp để lập Danh sách người tập sự trong toàn quốc.
4.2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng là bao lâu?
Thời gian làm việc hàng tuần từ thứ 2 đến thứ 6, trừ các ngày nghỉ lễ và tết theo quy định, được chia thành hai khoảng thời gian:
- Buổi sáng bắt đầu từ 07:00 sáng và kéo dài đến 11:00 sáng.
- Buổi chiều bắt đầu từ 13:00 chiều và kết thúc vào 17:00 chiều.
4.3. Thành phần hồ sơ gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 5, Khoản 1 của Thông tư 04/2015/TT-BTP, hồ sơ đăng ký tập sự trong lĩnh vực công chứng cần bao gồm các yếu tố sau:
- Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01, được đề cập trong Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành để hướng dẫn quy trình tập sự trong lĩnh vực công chứng.
- Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp, cùng với bản chính để đối chiếu, của giấy chứng nhận tốt nghiệp từ khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
- Bản sao có chứng thực của giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.
Hồ sơ này phải được giải quyết trong vòng 07 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Khi đã nhận được hồ sơ hợp lệ, theo khoản 2 của Điều 5, Thông tư 04/2015, Sở Tư pháp sẽ ban hành quyết định về việc đăng ký tập sự trong lĩnh vực công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp.
Sở Tư pháp, nơi tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận người tập sự, là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng, Sở Tư pháp phải gửi quyết định này cho tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận tập sự và đăng tải danh sách người tập sự lên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Đồng thời, danh sách này cũng được gửi cho Bộ Tư pháp để lập Danh sách người tập sự trong toàn quốc.
5. Xử Iý vi phạm đối với việc tập sự hành nghề công chứng như thế nào?
Đối với tình huống một tập sự trong lĩnh vực công chứng vi phạm quy định, các biện pháp xử lý vi phạm được định rõ tại Điều 30 của Thông tư 04/2015/TT-BTP, hướng dẫn tập sự trong lĩnh vực công chứng. Cụ thể:
- Người tập sự vi phạm các quy định trong Thông tư 04/2015/TT-BTP, sau khi đã bị tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận tập sự nhắc nhở và yêu cầu sửa chữa, nhưng vẫn tiếp tục vi phạm, có thể bị tổ chức hành nghề công chứng đề nghị Sở Tư pháp xóa tên khỏi danh sách Người tập sự của Sở Tư pháp.
- Trong trường hợp Công chứng viên vi phạm quy định của Thông tư 04/2015/TT-BTP và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm, vụ việc có thể bị xử lý theo các hình thức được quy định tại Điều 71 của Luật công chứng 2014.
Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm các quy định và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan, cũng tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm, sẽ chịu hình thức xử lý theo quy định tại Điều 72 của Luật công chứng 2014.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email luathoanhut.vn@gmail.com để được giải đáp. Trân trọng!