Quy tắc viết tắt tên 27 loại văn bản hành chính trong văn bản

1. Văn bản hành chính là gì?

Phương tiện truyền tải thông tin phổ biến là văn bản nói chung. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về văn bản hành chính là gì.

Theo Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, văn bản hành chính được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan và tổ chức chính trị, xã hội.

Do đó, có thể hiểu văn bản hành chính là một loại tài liệu thường được sử dụng để truyền đạt thông tin và yêu cầu từ các cấp trên xuống cấp dưới, hoặc để thể hiện ý kiến và mong muốn của cá nhân hoặc tổ chức đến các cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

Văn bản hành chính thường mang tính chất của quy phạm pháp luật và cụ thể hóa việc thực hiện các quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ trong việc giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý.

Mặc dù có nhiều loại văn bản hành chính, chúng thường có hai đặc điểm chính:

- Trước hết, chúng dùng để truyền đạt thông tin theo hai chiều khác nhau. Một chiều để truyền đạt nội dung và yêu cầu từ các cấp trên xuống cấp dưới, trong khi chiều thứ hai dùng để bày tỏ ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hoặc tổ chức đến các cơ quan và cá nhân có thẩm quyền để giải quyết.

- Thứ hai, văn bản hành chính cụ thể hóa quy định pháp luật, hướng dẫn chi tiết các chính sách và quyết định của nhà nước, và hỗ trợ trong quá trình quản lý hành chính và truyền tải thông tin pháp luật.

2. Quy tắc viết tắt tên 27 loại văn bản hành chính trong văn bản

Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, quy định về viết tắt tên loại văn bản hành chính khi soạn thảo văn bản được thực hiện như sau:

Các nội dung được đánh dấu * biểu thị sự thay đổi so với quy định trước đây theo Thông tư 01/2011/TT-BNV mà mọi người cần chú ý:

- Bản ghi nhớ: Trước đây viết tắt là GN; Nay viết tắt là BGH

- Bản thỏa thuận: Trước đây viết tắt là TTh; Nay viết tắt là BTT

- Giấy ủy quyền: Trước đây viết tắt là UQ; Nay viết tắt là GUQ

- Giấy nghỉ phép: Trước đây viết tắt là NP; Nay viết tắt là GNP.

3. Chức năng của văn bản hành chính

Khi soạn thảo hoặc nghiên cứu bất kỳ loại văn bản hành chính nào, trước tiên, người đọc cần hiểu rõ các chức năng mà văn bản hành chính đó mang lại. Xác định một cách chính xác chức năng của văn bản hành chính là một bước quan trọng để giúp người đọc sử dụng văn bản hành chính hiệu quả và xác định đúng vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành, và thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân ban hành văn bản đó. Văn bản hành chính thường có các chức năng chính sau đây:

3.1. Chức năng thông tin

Chức năng này là trọng tâm của văn bản, không chỉ trong trường hợp của văn bản hành chính mà còn trong văn bản nói chung. Vì vậy, định nghĩa này áp dụng cho mọi loại văn bản, vì chúng đều được tạo ra để truyền đạt thông tin giữa các bên nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng.

Chức năng thông tin của văn bản hành chính thể hiện qua việc ghi chép và truyền đạt các thông tin này từ cấp trên xuống cấp dưới. Điều này giúp cho tổ chức và cá nhân có khả năng tiếp nhận thông tin cần thiết trong quá trình điều hành và quản lý.

3.2. Chức năng pháp lý

Chức năng này là một phần quan trọng của văn bản hành chính và thể hiện ở hai khía cạnh sau đây:

- Khía cạnh đầu tiên của chức năng pháp lý trong văn bản hành chính là ghi nhận và thể hiện các mệnh lệnh, chỉ đạo của cơ quan hoặc cá nhân cấp trên trong quá trình hoạt động. Mục tiêu của việc này là để hướng dẫn và chỉ đạo cơ quan và cá nhân cấp dưới.

- Khía cạnh thứ hai, văn bản hành chính là tài liệu pháp lý xuất phát từ thực tế để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Ví dụ, biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ là một tài liệu pháp lý cơ bản, giúp cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.

4. Khi soạn thảo văn bản hành chính cần lưu ý gì?

Là một văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan có thẩm quyền, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong sử dụng, khi soạn thảo văn bản hành chính, cần tuân theo những yêu cầu quan trọng sau đây:

(1) Yêu cầu về nội dung:

- Nội dung của văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối, và chính sách pháp luật của Nhà nước. Điều này đảm bảo rằng văn bản không chỉ tuân theo các quy định pháp lý mà còn thể hiện sự nhất quán với khung pháp lý và mục tiêu của Nhà nước.

- Nội dung phải tương thích và phản ánh chính xác bản chất của xã hội và đời sống của người dân. Nó cần phản ánh các vấn đề cụ thể trong xã hội, không tránh xa thực tế, nhằm cải thiện hoạt động quản lý và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.

(2) Yêu cầu về thẩm quyền:

- Văn bản phải được ban hành bởi cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền theo quy định và trình tự của pháp luật. Quy trình ban hành văn bản phải tuân theo trình tự và quy định pháp luật, bao gồm việc xác định cơ quan có thẩm quyền ban hành, quyền hạn ban hành, và các quy định về thẩm quyền phê duyệt, công bố và công khai văn bản.

- Nội dung văn bản phải thực tiễn, đáp ứng và giải quyết các vấn đề phát sinh từ thực tế, phù hợp với quy định pháp luật, không mâu thuẫn với văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

(3) Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo:

- Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, khách quan và dễ hiểu. Văn bản hành chính cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc mập mờ. Nó phải khách quan, không thiên vị và phải dễ hiểu đối với công chúng đọc văn bản.

- Bảo đảm tính logic và sự nhất quán về nội dung. Văn bản hành chính phải có sự logic rõ ràng về nội dung, không chứa thông tin mâu thuẫn hoặc đối lập.

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác, đặc biệt là các văn bản hành chính trong cùng lĩnh vực.

(4) Yêu cầu về hình thức văn bản:

Dù có nhiều loại văn bản hành chính, mỗi loại đều có hình thức thể hiện riêng biệt để phản ánh đặc điểm và chức năng của văn bản đó. Ví dụ, công văn khác biệt về hình thức so với biên bản, đề án khác với tờ trình. Tuy nhiên, giữa các loại văn bản này đều cần tuân theo những yêu cầu về hình thức cơ bản như quốc hiệu (tiêu ngữ), tên cơ quan ban hành văn bản, và trích lục văn bản.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Hòa Nhựt về quy tắc viết tắt tên 27 loại văn bản hành chính trong văn bản. Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn pháp lý của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!