1. Quy định về sử dụng chữ ký số trên cổng giao dịch điện tử ngành Bảo hiểm xã hội
Chữ ký số bảo hiểm xã hội là một hình thức xác thực điện tử bắt buộc dành cho các tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh (gọi tắt là đơn vị) sử dụng người lao động. Chữ ký số BHXH có chức năng xác định và xác nhận thông tin liên quan đến quá trình đóng BHXH của người lao động, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1, khoản 3 Điều 7 về Quy chế Cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chức thực chữ ký số trong ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) ban hành kèm theo Quyết định 1166/QĐ-BHXH năm 2020 quy định về sử dụng chữ ký số như sau:
- Ký số đối với văn bản điện tử
+ Văn bản điện tử phải có đủ chữ ký số của cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm ký văn bản điện tử theo quy định.
+ Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó; Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
+ Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa.
+ Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
- Ký qua cổng thông tin điện tử
+ Các văn bản điện tử tự động ra bên ngoài được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ Các chứng từ điện tử tự động ra bên ngoài được ký bởi chữ ký số HSM của BHXH Việt Nam. Cổng thông tin điện tử phải đảm bảo các chứng từ điện tử đã được ký số đầy đủ và được ký bởi các cá nhân có thẩm quyền theo quy định.
2. Quy định về sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử về Bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo quy định tại Quyết định 1166/QĐ-BHXH về ban hanh Quy chế Cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chức thực chữ ký số trong ngành Bảo hiểm xã hội, quy định về việc sử dụng chữ ký số đối với văn bản điện tử trong ngành BHXH như sau:
- Văn bản điện tử phải có đủ chữ ký số của cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm ký văn bản điện tử theo quy định.
- Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
- Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa.
- Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
3. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch chuyển tiền với Bảo hiểm xã hội cần đáp ứng những yêu cầu nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 8 về Quy chế Cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chức thực chữ ký số trong ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) ban hành kèm theo Quyết định 1166/QĐ-BHXH năm 2020 quy định sử dụng chữ ký số trong các giao dịch chuyển tiền:
- Chữ ký số sử dụng trong các GDĐT với BHXH Việt Nam là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.
- Việc sử dụng chữ ký số giữa các đơn vị giao dịch với BHXH Việt Nam được thực hiện theo quy định sau:
+ Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các GDĐT với BHXH Việt Nam, các đơn vị giao dịch phải thông báo chữ ký số của các cá nhân liên quan thuộc đơn vị giao dịch tham gia GDĐT với BHXH Việt Nam. Chữ ký số của các cá nhân tham gia GDĐT với BHXH Việt Nam phải gắn với từng chức danh tham gia và theo từng loại giao dịch cụ thể.
+ Trường hợp thay đổi các thông tin đã thông báo, gia hạn, tạm dừng hoặc thay đổi chứng thư số; thay đổi cặp khóa, các đơn vị tham gia GDĐT phải có thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số với BHXH Việt Nam.
- Việc sử dụng chữ ký số trong thanh toán song phương điện tử tập trung và trao đổi dữ liệu về thu BHXH, BHYT, BHTN giữa các đơn vị ngành BHXH với ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản được thực hiện theo thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với từng hệ thống ngân hàng thương mại. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh thay đổi các thông tin liên quan đến chữ ký số nhân danh hệ thống mình, thì bên có thay đổi phải thông báo cho bên kia chậm nhất trước một (01) tháng kể từ thời điểm áp dụng thay đổi.
- Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch cung cấp thông tin để lập Báo cáo tài chính nhà nước giữa BHXH Việt Nam với các đơn vị cung cấp thông tin được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
- Việc sử dụng chữ ký số trong GDĐT giữa các đơn vị thuộc ngành BHXH với các tổ chức khác được thực hiện theo thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với từng tổ chức đó.
4. Trách nhiệm quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong ngành bảo hiểm xã hội
Trách nhiệm của cá nhân quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong ngành Bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 22 Quyết định 1166/QĐ-BHXH năm 2020 trách nhiệm của cá nhân quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong ngành Bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, cụ thể như sau:
- Cung cấp các thông tin liên quan đến việc cấp, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin của chứng thư số, thu hồi chứng thư số chính xác và đầy đủ.
- Tiếp nhận chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật từ cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp theo quy định.
- Thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý trực tiếp thuê bao thu hồi chứng thư số.
- Bàn giao lại thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan quản lý trực tiếp thuê bao khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc bị thu hồi.
- Đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật trong trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị khóa.
- Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Điều 19 Quy chế này.
- Sử dụng chứng thư số đúng mục đích và tuân thủ các quy trình, quy định của Quy chế này và các văn bản về quy trình ký số trong giao dịch điện tử, văn bản pháp luật có liên quan về quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử về Bảo hiểm xã hội mà Công ty Luật Hòa Nhựt muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.868644 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: luathoanhut.vn@gmail.com để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Hòa Nhựt xin trân trọng cảm ơn!