1. Thế nào là công chứng, chứng thực văn bản?
(1) Công chứng:
Công chứng là quá trình mà một công chứng viên thuộc tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực công chứng chứng nhận:
+ Tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự khác được thực hiện bằng văn bản;
+ Tính chính xác, hợp pháp, và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ và văn bản chuyển từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức.
(2) Chứng thực:
Chứng thực là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sử dụng bản chính để xác nhận rằng bản sao của nó là đúng với bản chính. Điều này thường được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các văn bản và giấy tờ, đồng thời giữ cho quá trình chứng thực này tuân theo quy định pháp luật và theo yêu cầu của các bên liên quan.
2. Những đối tượng công chứng, chứng thực
Các văn bản yêu cầu công chứng bao gồm:
- Hợp đồng dân sự;
- Giao dịch dân sự;
- Bản dịch.
Các văn bản yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Cấp bản sao từ sổ gốc;
- Chứng thực bản sao từ bản chính;
- Chứng thực chữ ký;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Tổng hợp 38 loại văn bản bắt buộc công chứng hoặc chứng thực mới nhất
Tổng hợp 38 loại văn bản bắt buộc công chứng hoặc chứng thực bao gồm:
(1) Văn bản lựa chọn người giám hộ:
Nếu người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự quyết định lựa chọn người giám hộ cho mình trong trường hợp cần thiết, cá nhân hoặc tổ chức được chọn làm người giám hộ chỉ có thể được xác định nếu họ đồng ý. Quá trình lựa chọn người giám hộ phải được thực hiện thông qua việc lập văn bản có công chứng hoặc chứng thực, như quy định tại Khoản 2 Điều 48 của Bộ luật Dân sự 2015.
(2) Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ:
Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ phải được lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực, theo quy định tại Khoản 3 Điều 630 của Bộ luật Dân sự 2015.
(3) Bản dịch của di chúc bằng tiếng nước ngoài:
Trong trường hợp di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài, bản dịch của di chúc đó phải được thực hiện ra tiếng Việt và cần phải có công chứng hoặc chứng thực, theo quy định tại Khoản 5 Điều 647 của Bộ luật Dân sự 2015.
(4) Văn bản ghi chép của người làm chứng đối với di chúc miệng:
Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng, và ngay sau đó, người làm chứng ghi chép lại ý chí đó, ký tên hoặc điểm chỉ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, từ ngày di chúc miệng được thể hiện, di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng, theo quy định tại Khoản 5 Điều 630 của Bộ luật Dân sự 2015.
(5) Văn bản ủy quyền đứng tên mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước:
Trong trường hợp người có tên trong hợp đồng thuê nhà ở đã rời nước đi, việc mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước yêu cầu văn bản ủy quyền, được xác nhận bởi cơ quan công chứng hoặc chứng thực theo quy định tại Điểm c của Khoản 1 Điều 69 Nghị định 99/2015/NĐ-CP.
(6) Hợp đồng mua bán nhà ở.
(7) Hợp đồng tặng cho nhà ở.
(8) Hợp đồng đổi nhà ở.
(9) Hợp đồng góp vốn nhà ở.
(10) Hợp đồng thế chấp nhà ở.
(11) Hợp đồng chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại.
Cụ thể, việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại là bắt buộc, trừ những trường hợp sau:
- Tổ chức tặng nhà cho mục đích nhân đạo;
- Mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước;
- Mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư;
- Góp vốn bằng nhà ở khi có một bên là tổ chức;
- Cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở, trừ khi các bên có nhu cầu (theo Điều 122 Luật Nhà ở 2014).
(12) Giấy tờ về mua bán hoặc nhận tặng, đổi hoặc nhận thừa kế nhà ở:
Việc chứng minh việc tạo lập hợp pháp về nhà ở đòi hỏi giấy tờ về mua bán, nhận tặng, đổi hoặc nhận thừa kế phải được công chứng hoặc chứng thực.
(13) Giấy tờ mua bán hoặc tặng cho, hoặc thừa kế công trình xây dựng không phải là nhà ở:
Đối với công trình xây dựng không phải là nhà ở, giấy tờ mua bán, tặng cho hoặc thừa kế cũng cần được công chứng hoặc chứng thực.
(14) Hợp đồng thuê mua nhà, công trình xây dựng của hộ gia đình, cá nhân:
Hợp đồng kinh doanh bất động sản phải được lập thành văn bản, và việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng là bắt buộc, trừ một số trường hợp như hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân, theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Kinh doanh bất động sản 2014.
Các loại hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất từ trường hợp (15) đến trường hợp (18) bao gồm:
(15) Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
(16) Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
(17) Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
(18) Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Tất cả những loại hợp đồng này đều yêu cầu quá trình công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp liên quan đến kinh doanh bất động sản theo quy định dưới đây:
Cụ thể, các trường hợp như hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất khi một hoặc nhiều bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản cần phải được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia.
(Tham khảo Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013)
Các loại văn bản và hợp đồng liên quan đến các vấn đề như thuê đất để xây dựng nhà ở, hợp tác kinh doanh xây dựng nhà ở, sử dụng đất cho mục đích rừng sản xuất, cây lâu năm, chế độ tài sản của vợ chồng trước khi kết hôn, mang thai hộ, và giấy tờ nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam là những hợp đồng và văn bản quan trọng. Dưới đây là mô tả lại từng trường hợp:
(19) Hợp đồng thuê đất để xây dựng nhà ở
(20) Hợp đồng hợp tác kinh doanh để xây dựng nhà ở
(21) Văn bản chấp thuận của người sử dụng đất đồng ý cho xây dựng nhà ở
(22) Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán, tặng hoặc thừa kế đối với rừng sản xuất là rừng trồng
(23) Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng rừng
(24) Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán, tặng hoặc thừa kế đối với cây lâu năm
(25) Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng cây lâu năm
(26) Văn bản thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng trước khi kết hôn
Trong trường hợp của (26), khi hai bên kết hôn và lựa chọn chế độ tài sản, thỏa thuận phải được lập trước khi kết hôn, bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, và chế độ tài sản có hiệu lực từ ngày đăng ký kết hôn. (Luật Hôn nhân và gia đình 2014, Điều 47)
(27) Văn bản thỏa thuận mang thai hộ vì mục đích nhân đạo
(28) Văn bản ủy quyền cho vợ, chồng thỏa thuận mang thai hộ vì mục đích nhân đạo
Thỏa thuận về mang thai hộ và việc ủy quyền trong trường hợp này phải được lập thành văn bản có công chứng, và ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý. (Luật Hôn nhân và gia đình 2014, Điều 96)
(29) Bản dịch của giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam
Giấy tờ nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật. (Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Điều 2, Khoản 3)
(30) Văn bản ủy quyền đăng ký hộ tịch
Người có nhu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, và yêu cầu đăng ký các sự việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch (gọi tắt là yêu cầu đăng ký hộ tịch) có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện thay. Tuy nhiên, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con, việc này không được ủy quyền cho người khác thực hiện. Mặc dù vậy, một bên có thể tự nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền mà không cần văn bản ủy quyền từ bên còn lại. Việc lập văn bản ủy quyền phải tuân theo quy định của pháp luật và được chứng thực. Trong trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền, thì văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực. Ngược lại, khi đăng ký khai sinh cho trẻ em, người đi đăng ký không cần văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em nếu là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 của Luật hộ tịch, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh. (Thông tư 04/2020/TT-BTP, Điều 2)
(31) Văn bản ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm trong vụ án hành chính
Quy định về việc ủy quyền theo các khoản 3, 4 và 5 của Điều này yêu cầu việc lập văn bản ủy quyền phải có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền được lập tại Tòa án và có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Nội dung của văn bản ủy quyền phải xác định rõ đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền trong quá trình kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm. (Luật Tố tụng hành chính 2015, Điều 205, Khoản 6)
(32) Văn bản ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm trong vụ án dân sự
Quy định về việc ủy quyền theo các khoản 3, 4 và 5 của Điều này cũng yêu cầu lập văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền được lập tại Tòa án và có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Nội dung của văn bản ủy quyền phải xác định rõ đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền trong quá trình kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm. (Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Điều 272, Khoản 6)
(33) Giấy tờ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi đến Tòa án Việt Nam trong vụ án hành chính
(34) Giấy tờ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi đến Tòa án Việt Nam trong vụ án dân sự
Chi tiết về trường hợp (33) và (34) được quy định như sau:
- Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài khi chúng được lập, cấp hoặc xác nhận trong các trường hợp sau đây:
+ Giấy tờ, tài liệu và bản dịch tiếng Việt có công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật lãnh sự;
+ Giấy tờ, tài liệu đó được miễn hợp pháp lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các hiệp ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
- Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu từ cá nhân cư trú ở nước ngoài trong các trường hợp sau đây:
+ Giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài đã được dịch ra tiếng Việt và có công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam;
+ Giấy tờ, tài liệu lập ở nước ngoài được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài và đã được hợp pháp lãnh sự;
+ Giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt, có chữ ký của người lập và đã được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. (Luật Tố tụng hành chính 2015, Điều 306; Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Điều 478)
(35) Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp tư nhân
Chủ của doanh nghiệp tư nhân được quyền cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân của mình, tuy nhiên, phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao hợp đồng cho thuê được công chứng đến Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực. Trong thời gian thuê, chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân. Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của chủ sở hữu và người thuê đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân được quy định trong hợp đồng cho thuê. (Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 191)
(36) Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân
Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân cần được xác nhận thông qua công chứng hoặc chứng thực, hoặc có xác nhận từ cơ quan, tổ chức, đơn vị đang công tác đối với lực lượng vũ trang và người nước ngoài làm việc tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, hoặc cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mà đăng ký xe theo địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị công tác. (Thông tư 58/2020/TT-BCA, Điểm b, Khoản 2, Điều 8)
(37) Văn bản bán đấu giá hàng hóa phải công chứng
Người điều hành đấu giá cần lập văn bản bán đấu giá hàng hóa ngay tại cuộc đấu giá, kể cả trong trường hợp đấu giá không thành công. Văn bản bán đấu giá phải chi tiết ghi rõ kết quả đấu giá, có chữ ký của người điều hành đấu giá, người mua hàng, và hai người chứng kiến trong số những người tham gia đấu giá. Đối với hàng hóa được bán đấu giá cần phải có công chứng nhà nước theo quy định của pháp luật. (Luật Thương mại 2005, Điều 201, Khoản 6)
(38) Văn bản ủy quyền để chứng kiến việc kiểm phiếu bầu cử
Người được ủy nhiệm là người có tên trong danh sách chính thức của những người ứng cử đại biểu Quốc hội hoặc ứng cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp, được ủy quyền bằng văn bản để chứng kiến việc kiểm phiếu bầu cử tại khu vực bỏ phiếu mà người đó ứng cử. Văn bản ủy quyền này cần được công chứng theo quy định của pháp luật.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: luathoanhut.vn@gmail.com. Xin trân trọng cảm ơn!