1. Lưu ý khi xây dựng hồ sơ mời thầu
Căn cứ theo quy định tại Luật Đấu thầu 2013 quy định đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở bảo đảm đạt được mục tiêu là cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Khi áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để lựa chọn nhà thầu, các yêu cầu cho một gói thầu được gọi là hồ sơ mời thầu. Đây là tài liệu để nhà thầu căn cứ vào đó chuẩn bị hồ sơ dự thầu hồ sơ dự thầu và để ben mời thầu đánh giá hồ sơ mời thầu nhằm chọn ra nhà thầu trúng thầu.
Quy định về các căn cứ để xây dựng hồ sơ mời thầu bao gồm:
- Quyết định đầu tư được người có thẩm quyền phê duyệt cho 1 dự án đầu tư phát triển. Theo đó, những nội dung về kỹ thuật thuộc dự án như cấu hình, đặc tính, thông số kỹ thuật của thiết bị, tài liệu thiết kế… sẽ trở thành các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được người có thẩm quyền phê duyệt. Theo đó, những nội dung sau thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ phải quán triệt khi lập hồ sơ mời thầu:
+ Hình thức lựa chọn nhà thầu là đấu thầu trong nước hay đấu thầu quốc tế, thực hiện đấu thầu trực tiếp (theo kiểu truyền thống) hay qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Ví dụ, trường hợp đấu thầu quốc tế thì khi lập hồ sơ mời thầu phải lưu ý một số khác biệt so với đấu thầu trong nước như về ngôn ngữ, về đồng tiền sử dụng, về thời gian trong các khâu thuộc quá trình lựa chọn nhà thầu… Đặc biệt, trường hợp đấu thầu qua mạng thì phải tuân thủ một số nội dung đặc thù để phù hợp với công cụ là Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sử dụng công nghệ số.
+ Giá gói thầu liên quan đến nhiều vấn đề khi lập hồ sơ mời thầu. Chẳng hạn, đối với gói thầu quy mô nhỏ, gói thầu mua sắm hàng hóa (có giá gói thầu 10 tỷ đồng), gói thầu xây lắp (có giá gói thầu 20 tỷ đồng) thì phương pháp đánh giá (tức là cách xếp hạng nhà thầu đã vượt qua kỹ thuật) có thể là sử dụng phương pháp giá thấp nhất hay phương pháp giá đánh giá. Nhưng nếu giá gói thầu cho thấy gói thầu không phải là quy mô nhỏ thì không thể sử dụng phương pháp giá thấp nhất.
+ Gói thầu có được chia thành nhiều phần độc lập hay không sẽ quyết định việc lập hồ sơ mời thầu để hướng dẫn nhà thầu cân nhắc tham dự thầu cho phần nào đó thuộc lợi thế của mình hay bắt buộc phải tham gia toàn bộ gói thầu.
+ Các nội dung khác như phương thức lựa chọn nhà thầu là 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ hay 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; loại hợp đồng là trọn gói hay theo đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh; thời gian thực hiện hợp đồng đều phải quán triệt khi lập hồ sơ mời thầu.
+ Đối với gói thầu xây lắp, theo quy định, khi lập hồ sơ mời thầu phải có tài liệu thiết kế kèm dự toán được duyệt. Thiết kế nêu trong hồ sơ mời thầu là cơ sở để nhà thầu đưa ra biện pháp, giải pháp thi công, đề xuất đội ngũ nhân sự chủ chốt, biện pháp huy động thiết bị thi công, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu chủ yếu. Tiên lượng bóc từ thiết kế sẽ trở thành tiên lượng mời thầu để nhà thầu căn cứ vào đó hình thành giá dự thầu.
Như vậy, không thể xây dựng hồ sơ mời thầu mà không dựa vào các định hướng có tính pháp lý trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt. Một trong những nội dung quan trọng khi thẩm định hồ sơ mời thầu (để có thêm căn cứ cho chủ đầu tư xem xét, phê duyệt hồ sơ mời thầu) là phải nói rõ hồ sơ mời thầu đã phù hợp với quyết định đầu tư cùng các tài liệu liên quan hay chưa và đã phù hợp với kế hoạch lựa chọn nhà thầu hay chưa. Tất nhiên, ngoài ra, khi lập hồ sơ mời thầu còn phải tìm hiểu các quy định của pháp luật về đấu thầu, điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế (nếu liên quan), các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và đặc biệt phải hiểu thấu đáo nội dung ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu cũng như các quy định khác liên quan.
2. Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư như sau:
- 3 ngày: Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu; Thời gian sửa đổi hồ sơ
+ Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu là thời gian hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc.
- 5 ngày: Thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất; Thời hạn thông báo kết quả
+ Là thời gian chuẩn bị hồ sơ đề xuất tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
- 10 ngày: Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm; Thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu; Thời gian chuẩn bị E-HSDT
+ Thời gian chuẩn bị E-HSDT tối thiểu là 10 ngày đối với gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi trong nước qua mạng.
- 15 ngày: Thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu quốc tế
+ Thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu quốc tế trước ngày có thời điểm đóng thầu.
- 20 ngày: Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm quốc tế; Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
+ Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, đồng nghĩa với thời gian chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
+ Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước (Trừ trường hợp đấu thầu qua mạng).
- 30 ngày: Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất; Thời gian đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự tuyển quốc tế
+ Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất tối đa là 30 ngày đối với đấu thầu trong nước, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- 40 ngày: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu quốc tế; Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất quốc tế
+ Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
+ Thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất tối đa là 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- 60 ngày: Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu quốc tế
+ Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. (Lưu ý: Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất nhung không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án)
- 180 ngày và 210 ngày:
+ Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất tối đa là 180 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu; trường hợp gói thầu quy mô lớn, phức tạp, gói thầu đấu thầu theo phương thức hai giai đoạn, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối đa là 210 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. (Lưu ý: Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và phải bảo đảm tiến độ dự án)
Như vậy hời gian phát hành hồ sơ mời thầu đối với hồ sơ đấu thầu qua mạng là phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng. Đối với hồ sơ mời thầu trực tiếp được phát hành sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu
3. Quy định về thời gian đăng tải thông báo mời thầu
Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT quy định về thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng như sau:
Bên mời thầu đăng tải trên Hệ thống theo tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu và phù hợp với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt về thông báo mời thầu.
Như vậy, bên mời thầu phải đăng tải thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư và phù hợp với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư đã được phê duyệt.
Nếu có bất cứ vướng mắc gì về vấn đề này hoặc gặp bất kỳ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.868644 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp đến địa chỉ email: luathoanhut.vn@gmail.com để được giải đáp nhanh chóng. Rất mong nhận được sự hợp tác của quý khách. Trân trọng cảm ơn !