1. Có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền hay không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định như sau:
- Người yêu cầu chứng thực: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao, cùng với bản sao cần chứng thực.
- Chứng thực bản chính nước ngoài:
+ Trong trường hợp bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
+ Bản chính cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
+ Trong trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Quy định này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của bản chính giấy tờ, văn bản nước ngoài khi yêu cầu chứng thực bản sao tại Việt Nam, giúp tăng cường tính chính xác và minh bạch trong quá trình sử dụng các thông tin, giấy tờ từ nước ngoài.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như sau:
- Điều kiện miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà cả Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Chuyển giao trực tiếp qua đường ngoại giao: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định nội địa: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Không yêu cầu chứng nhận lãnh sự: Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, miễn phí hóa lãnh sự, phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Quy định này nhằm tạo thuận lợi và linh hoạt trong việc xử lý các giấy tờ, tài liệu trong quá trình giao tiếp quốc tế, đồng thời giảm bớt thủ tục chứng thực khi có sự đồng thuận giữa các quốc gia theo các điều ước quốc tế và quy định nội địa.
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP, về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, quy định như sau:
- Loại giấy tờ không cần hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.
- Yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch: Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nói trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Như vậy, trường hợp của bạn nếu người ở nước ngoài chỉ ký tên và điểm chỉ mà không công chứng thì khi gửi về Việt Nam cũng không thể sử dụng được, để được chấp nhận thì người ở nước ngoài phải thực hiện ký và công chứng tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài thì mới sử dụng được tại Việt Nam hoặc có thể ký và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài và khi gửi về Việt Nam bạn buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền này thì mới có thể sử dụng tại Việt Nam. Quy định này giúp đơn giản hóa quy trình xử lý giấy tờ nước ngoài, đặc biệt là những giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, thẻ căn cước, và các chứng chỉ học vụ. Việc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giúp giảm bớt thủ tục và chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng giấy tờ nói trên khi chứng thực chúng.
2. Số bộ hồ sơ mà người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp giấy ủy quyền?
Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, quy định về hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
- Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định.
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm.
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu trên để lưu tại Cơ quan đại diện.
Quy định trên nhấn mạnh sự đầy đủ và chính xác của hồ sơ, bao gồm cả bản chính và bản chụp giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, đồng thời có bản dịch sang các ngôn ngữ đã nêu. Hồ sơ này là cơ sở để cơ quan đại diện thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ từ nước ngoài.
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, trình tự và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như sau:
- Kiểm tra tính xác thực: Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người đề nghị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên việc đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
- Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết được xác định theo quy định tại khoản 5 Điều 11 của Nghị định này.
- Xác minh mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh:
Trong trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Như vậy, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện theo các bước và điều kiện quy định trong Nghị định nói trên, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ và tài liệu lãnh sự.
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
