1. Khái quát về chứng thư số
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số là một loại chứng thư điện tử được cung cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Thông qua chứng thư số, việc xác nhận người ký chữ ký số được thực hiện bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
Khái niệm về chứng thư số và chữ ký số liên quan chặt chẽ đến quá trình xác thực và bảo mật trong các giao dịch điện tử, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng như sau:
- Chứng thư số: Đây là một tài liệu điện tử thường được cấp bởi một tổ chức uy tín được gọi là Tổ chức Phát hành Chứng thư số (CA). Chứng thư số chứa thông tin về chủ sở hữu, bao gồm tên và khóa công cộng của họ. Nó được sử dụng để xác minh danh tính và tính toàn vẹn của chủ sở hữu khi tham gia các giao dịch trực tuyến.
- Chữ ký số: Đây là một phần của thông tin điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật của người ký để xác nhận tính toàn vẹn và xác thực của thông tin. Chữ ký số thường được áp dụng cho các tài liệu, email hoặc mã hóa thông điệp.
Các quy định về chứng thư số thường dựa trên các tiêu chuẩn và quy định của các tổ chức quốc tế như International Telecommunication Union (ITU), International Organization for Standardization (ISO), và theo các quy định pháp lý của từng quốc gia.
Chứng thư số cần chứa các thông tin quan trọng như sau:
- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Chứng thư số phải rõ ràng chỉ định tổ chức đã phát hành nó.
- Tên của chủ sở hữu chứng thư số: Chứng thư số phải bao gồm thông tin về cá nhân hoặc tổ chức sở hữu nó.
- Số hiệu của chứng thư số: Đây là một số duy nhất được gán cho mỗi chứng thư số để phân biệt nó với các chứng thư số khác.
- Thông tin về khóa công khai của chủ sở hữu: Chứng thư số cần chứa khóa công khai tương ứng với khóa bí mật của chủ sở hữu.
- Thời gian hiệu lực của chứng thư số: Chứng thư số phải cung cấp thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu lực của nó để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Theo Điều 10 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
Khi thực hiện quá trình cấp chứng thư số, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và các tổ chức chuyên dùng của cơ quan, tổ chức phải được cấp giấy chứng nhận chỉ khi đảm bảo rằng họ tuân thủ đầy đủ các điều kiện về an toàn cho chữ ký số chuyên dùng. Họ cũng phải tuân thủ quy định về định dạng chứng thư số theo quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Về mặt thời hạn sử dụng của chứng thư số:
- Chứng thư số chuyên dùng cho chính phủ thường được thiết lập với thời hạn sử dụng lâu dài, thường là 20 năm. Điều này nhằm mục đích đảm bảo tính ổn định và liên tục trong việc sử dụng chứng thư số trong các hoạt động của chính phủ.
- Đối với chứng thư số công cộng được đăng ký lần đầu, thời hạn sử dụng tối đa thường là 5 năm. Sau khi hết thời gian này, chứng thư số cần phải được gia hạn để tiếp tục sử dụng.
- Chứng thư số được gia hạn có thời hạn sử dụng tối đa là 3 năm. Khi hết thời gian này, chứng thư số cũng cần phải được gia hạn để đảm bảo tiếp tục sử dụng.
Quy định về thời hạn sử dụng chứng thư số nhằm mục đích đảm bảo tính an toàn và đáng tin cậy của chứng thư số trong thời gian dài, đồng thời đảm bảo quá trình cập nhật và kiểm soát các chứng thư số trong hệ thống.
2. Đăng ký cấp Chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên
Khi có nhu cầu mua chữ ký số, công ty TNHH 2 thành viên sẽ trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để nhận hướng dẫn chi tiết về quy trình, hồ sơ, và lệ phí, đảm bảo tuân thủ đúng theo các quy định pháp luật liên quan đến chữ ký số.
Tuy nhiên, về cơ bản, công ty sẽ thực hiện quy trình mua chữ ký số như sau:
2.1. Thành phần hồ sơ
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu được quy định bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Bản sao chính xác từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực, hoặc nộp bản sao kèm theo bản chính để tiến hành kiểm tra thông tin với các tài liệu sau:
+ Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký công ty, Giấy chứng nhận đầu tư.
+ Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của công ty tư nhân.
- Văn bản ủy quyền cho người thay mặt công ty TNHH 2 thành viên trở lên trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Ngoài ra, để sử dụng chữ ký số, công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần sở hữu một cặp khóa, bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Công ty có thể tự tạo cặp khóa hoặc yêu cầu bằng văn bản tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng để tạo cặp khóa cho mình.
2.2. Quy trình cấp chứng thư số
Quy trình cấp chứng thư số diễn ra theo các bước sau đây:
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số tiến hành kiểm tra hồ sơ theo những tiêu chí sau đây:
- Đảm bảo thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số của thuê bao là chính xác.
- Xác nhận rằng khóa công khai trên chứng thư số sẽ được cấp duy nhất và tương ứng với khóa bí mật của tổ chức hoặc cá nhân đề nghị cấp chứng thư số.
Bước 2: Cấp chứng thư số:
- Sau khi hồ sơ đạt các tiêu chí nêu trên, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ cấp chứng thư số cho công ty. Chứng thư số chỉ được cấp cho người đề nghị và phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chứng thư số theo quy định pháp luật.
Bước 3: Công bố chứng thư số:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chỉ công bố chứng thư số đã cấp cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên trên cơ sở dữ liệu của mình khi đã nhận được xác nhận từ công ty về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số đó.
- Thời hạn để công bố chứng thư số là chậm nhất 24 giờ sau khi có xác nhận từ công ty về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số, trừ khi có thỏa thuận khác.
Lưu ý:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng không được từ chối cấp chứng thư số cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên nếu không có lý do chính đáng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải đảm bảo an toàn trong quá trình tạo và chuyển giao chứng thư số cho công ty.
3. Lưu ý về cặp khóa của chứng thư số
Để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần sở hữu một cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Doanh nghiệp có thể tự tạo cặp khóa hoặc có thể gửi yêu cầu bằng văn bản đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, để họ tạo cặp khóa cho doanh nghiệp.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp đã sử dụng thiết bị theo đúng tiêu chuẩn quy định để tạo ra và lưu trữ cặp khóa. Trong trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tạo cặp khóa, họ phải đảm bảo sử dụng các phương thức an toàn để chuyển giao khóa bí mật cho doanh nghiệp và chỉ lưu trữ bản sao của khóa bí mật khi có yêu cầu từ doanh nghiệp, theo đúng quy định được thể hiện trong văn bản yêu cầu.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!
