1. Quy chế doanh nghiệp được hiểu là gì?
Trong văn pháp pháp luật của Việt Nam, các khái niệm và định nghĩa không phải lúc nào cũng được phân rõ ràng và chi tiết. Điều này cũng áp dụng cho khái niệm "Quy chế công ty" hay "Quy chế doanh nghiệp". Dù không có định nghĩa cụ thể trong Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, nhưng Quy chế công ty vẫn là một khái niệm quen thuộc và quan trọng đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Quy chế công ty không chỉ là một tập hợp các quy định pháp lý, mà còn là bản tường trình về cách mà mỗi doanh nghiệp tự quản lý, tự điều hành và tự tuân thủ. Nó là bộ tài liệu quy định các quy trình, chính sách và quyền lợi của các bên liên quan bên trong doanh nghiệp. Từ các quy định về quản lý nhân sự, an toàn lao động, đạo đức kinh doanh đến quản lý tài chính và khối lượng công việc, Quy chế công ty cung cấp một khung quyết định cụ thể và minh bạch để tất cả thành viên trong công ty đều hiểu rõ và tuân thủ. Đặc biệt, Quy chế công ty còn là một công cụ quan trọng để xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Bằng cách tạo ra sự rõ ràng và công bằng trong các quy trình và quy định, nó thúc đẩy sự hợp tác, tinh thần đồng đội và cam kết của nhân viên đối với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dù không được định nghĩa chính thức, nhưng Quy chế công ty vẫn đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc định hình và điều hành các hoạt động của mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là một phần không thể thiếu của sự hoạt động doanh nghiệp, đóng góp vào sự thành công và bền vững của hệ thống kinh doanh. Dưới đây là những vai trò nổi bật của quy chế công ty:
- Xây dựng uy tín và danh tiếng của công ty: Các quy chế công ty đặt ra các tiêu chuẩn và nguyên tắc hoạt động mà công ty cam kết tuân thủ. Việc thực hiện và tuân thủ các quy định này không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để xây dựng uy tín và danh tiếng của công ty trong cộng đồng doanh nghiệp và xã hội.
- Tạo nền tảng cho một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng: Quy chế công ty không chỉ là các quy định pháp lý mà còn là một phần của văn hóa tổ chức. Bằng cách thúc đẩy các giá trị như tính văn minh, lịch sự và kỷ cương, quy chế này giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực và tôn trọng, thúc đẩy sự hợp tác và sự phát triển cá nhân của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên: Bằng cách cung cấp các quy định rõ ràng và công bằng về các chính sách và quy trình làm việc, Quy chế công ty giúp tạo ra một môi trường công bằng và đáng tin cậy. Khuyến khích sự cam kết và đóng góp của nhân viên, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng trong công việc.
- Đóng góp vào việc nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp: Bằng cách thiết lập và tuân thủ các quy chế công ty chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trước cộng đồng, đối tác và khách hàng. Điều này không chỉ giúp tăng cường lòng tin và sự hỗ trợ từ phía khách hàng mà còn làm tăng giá trị thương hiệu và cơ hội kinh doanh.
- Xác định và phát triển bản sắc riêng của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có cơ hội tạo ra hệ thống quy chế nội bộ phản ánh giá trị, mục tiêu và triết lý kinh doanh riêng của mình. Quy chế này không chỉ là một bộ tài liệu quản lý mà còn là một phần của bản sắc tổ chức, giúp doanh nghiệp phát triển và định hình một danh tiếng độc đáo và cách làm việc độc nhất trên thị trường.
- Định hình văn hóa tổ chức: Quy chế công ty cũng góp phần trong việc xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức. Bằng cách thúc đẩy các giá trị, đạo đức và phong cách làm việc đúng đắn, Quy chế công ty giúp củng cố và lan tỏa văn hóa tổ chức tích cực, tạo nên một môi trường làm việc truyền cảm hứng và phát triển.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và nguyên tắc đạo đức kinh doanh: Quy chế công ty không chỉ giúp công ty tuân thủ đúng các quy định pháp luật mà còn định hình các nguyên tắc đạo đức và hành vi đúng đắn trong kinh doanh. Điều này giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý và tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và bền vững.
Quy chế công ty không chỉ là công cụ quản lý mà còn là một phần không thể thiếu của văn hóa tổ chức, giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng và phát triển, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và củng cố uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
2. Danh mục các quy chế mà doanh nghiệp nhà nước cần phải có mới nhất
Theo các quy định hiện hành, việc hoạt động của doanh nghiệp nhà nước đòi hỏi sự tuân thủ và thực hiện một loạt các văn bản quan trọng. Đây không chỉ là nhiệm vụ pháp lý mà còn là cách để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ quy định. Những văn bản doanh nghiệp nhà nước cần có gồm những quy chế dưới đây:
Quy chế quản lý và phòng ngừa rủi ro, quy chế báo cáo và quy chế quản trị nội bộ là những tài liệu quan trọng, thường được tổng hợp và ban hành như một quy chế chung quy định tại Luật doanh nghiệp 2020. Đây là cơ sở để thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Quy chế tài chính cũng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi bao gồm cả quy chế tài chính của các công ty con (Điều 42 Nghị định 91/2015/NĐ-CP và các văn bản pháp luật về thuế). Điều này là cần thiết để tuân thủ các quy định của pháp luật về tài chính và thuế, nhằm đảm bảo sự ổn định và tuân thủ trong hoạt động kinh doanh.
Quy chế quản lý và sử dụng tài sản cố định (khoản 1 Điều 25 Luật Quản lý, sử dụng vốn Nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp 2014), quản lý nợ phải thu (điểm a khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý, sử dụng vốn Nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp 2014) và quản lý sử dụng các quỹ (điểm a khoản 1 Điều 32 Nghị định 91/2015/NĐ-CP) cũng là những văn bản không thể thiếu. Chúng giúp đảm bảo rằng tài sản và nguồn lực của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả và bền vững.
Quy chế thưởng (Khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 32 Luật Quản lý, sử dụng vốn Nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp 2014) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực và khích lệ hiệu suất làm việc của nhân viên. Giúp thúc đẩy sự phát triển và đóng góp của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quy chế dân chủ (Điều 48 Nghị định 145/2020/NĐ-CP) ở cơ sở tại nơi làm việc cũng là một phần không thể thiếu. Giúp xây dựng một môi trường làm việc trung thực, minh bạch và tôn trọng các quyền lợi của nhân viên, từ đó thúc đẩy sự đoàn kết và sáng tạo trong công việc.
Không chỉ dừng lại ở đó, quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019) của người lao động cũng đóng vai trò quan trọng. Mặc dù không bắt buộc ban hành, nhưng việc thực hiện quy chế này giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách công bằng và minh bạch, đồng thời cung cấp căn cứ cho việc quản lý nhân sự và ra quyết định về việc giữ lại hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công (theo khoản 3 Điều 138 Nghị định 151/2017/NĐ-CPvà Điều 7 Thông tư 144/2017/TT-BTC) cũng là một phần không thể thiếu, đặc biệt khi doanh nghiệp có tài sản công được Nhà nước giao. Điều này giúp đảm bảo rằng tài sản công được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả và minh bạch, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Một trong những văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét là quy chế lựa chọn nhà thầu áp dụng thống nhất. Dù từ ngày 01/01/2024, theo Luật Đấu thầu 2023, không còn bắt buộc doanh nghiệp nhà nước phải ban hành quy chế này, nhưng vẫn cần tự thực hiện và đảm bảo công khai, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình. Điều này là quan trọng để đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra một cách công bằng, minh bạch và theo đúng quy định pháp luật.
Ngoài các văn bản quan trọng đã được đề cập, việc tuân thủ Điều lệ doanh nghiệp theo quy định của Điều 24 của Luật Doanh nghiệp 2020 là bước cơ bản để xác định cấu trúc tổ chức, quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong doanh nghiệp. Điều này đặt ra nền tảng cho sự hoạt động ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Việc thiết lập và thực hiện nội quy lao động theo quy định của Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 là cực kỳ quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc công bằng, an toàn và hiệu quả. Nội quy lao động giúp rõ ràng hóa các quy định và chính sách của doanh nghiệp liên quan đến lao động, từ đó tạo điều kiện cho sự hài lòng và cam kết của nhân viên. Ngoài những văn bản bắt buộc, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) cũng là một phần không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự. Mặc dù không bắt buộc ban hành, nhưng khi thỏa ước lao động tập thể được lập, việc gửi cho Sở Lao động để đăng ký là bước quan trọng, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của thỏa ước.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét và ban hành các quy chế khác phù hợp với đặc thù và hoạt động của mình. Điều này có thể bao gồm các quy chế về bảo mật thông tin, quản lý rủi ro, đạo đức kinh doanh, và các quy định khác nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách minh bạch, hiệu quả và bền vững.
3. Một cá nhân có thể làm trưởng ban kiểm soát tại nhiều doanh nghiệp nhà nước hay không?
Trong hệ thống quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, khoản 2 Điều 103 đã đề cập đến vai trò của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên trong các doanh nghiệp nhà nước. Dựa trên quy mô và cấu trúc của mỗi công ty, cơ quan đại diện chủ sở hữu sẽ quyết định việc thành lập Ban kiểm soát, với số lượng Kiểm soát viên từ 1 đến 5, trong đó có một Trưởng Ban kiểm soát. Nhiệm kỳ của mỗi Kiểm soát viên không vượt quá 5 năm và có thể được tái bổ nhiệm, nhưng không được đảm nhận quá 2 nhiệm kỳ liên tục tại cùng một công ty.
Trong trường hợp Ban kiểm soát chỉ có một Kiểm soát viên, người đó sẽ đồng thời là Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng các tiêu chuẩn của vị trí Trưởng Ban kiểm soát. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của vai trò này trong việc giám sát và kiểm soát hoạt động của công ty.
Một điều đặc biệt đáng chú ý là một cá nhân có thể được bổ nhiệm đồng thời làm Trưởng Ban kiểm soát và Kiểm soát viên của không quá 4 doanh nghiệp nhà nước. Điều này phản ánh một nguồn lực nhân sự đặc biệt và đáng quý, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu cao về khả năng và trách nhiệm của họ trong việc giữ vững tính minh bạch và trách nhiệm của các doanh nghiệp nhà nước.
Nếu quý khách gặp bất kỳ vấn đề, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về nội dung trong bài viết hoặc pháp luật, chúng tôi xin trân trọng mời quý khách liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.868644 hoặc gửi email tới địa chỉ [email protected]. Chúng tôi cam kết sẽ nhanh chóng và tận tâm giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách tốt nhất.
