1. Thế nào là kiểm kê tài sản bằng mã vạch sản phẩm?
Kiểm kê tài sản là quá trình quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, nhằm kiểm tra và đánh giá chính xác các tài sản cố định và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Quá trình này được thực hiện bởi kế toán viên, có mục tiêu chính là đối chiếu và kiểm tra số liệu trong sổ sách kế toán với tình hình thực tế. Kiểm kê tài sản được phân loại theo phạm vi và thời gian, với hai dạng chủ yếu là kiểm kê từng phần và kiểm kê toàn bộ, cũng như kiểm kê bất thường và kiểm kê định kỳ. Tác dụng của kiểm kê tài sản là rất đa dạng. Trước hết, quá trình này giúp chính xác hóa sổ sách và báo cáo, đảm bảo rằng thông tin kế toán phản ánh đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Ngoài ra, kiểm kê tài sản còn đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn tham ô và lãng phí, giúp xác định và ngăn chặn các hành vi vi phạm về tài chính. Qua đó, nó tăng cường trách nhiệm của người quản lý tài sản và giúp lãnh đạo nắm bắt chính xác về số lượng và chất lượng tài sản hiện có. Thông tin chính xác về tài sản, hàng tồn kho và nguồn vốn tạo ra cơ sở cho các quyết định kinh tế của doanh nghiệp. Cuối cùng, quá trình này giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức trong việc thực hiện các kế hoạch đầu tư và mua sắm tài sản. Tóm lại, kiểm kê tài sản không chỉ là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp mà còn là công cụ hữu ích để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Mã vạch, hay còn được biết đến là Barcode, đại diện cho một hệ thống mã hóa thông tin, dữ liệu của sản phẩm, giúp lưu trữ và truyền tải một cách hiệu quả. Phương pháp này sử dụng các khoảng trắng và vạch để biểu diễn một chuỗi các ký hiệu, mẫu tự, và con số, tạo ra một hình ảnh có thể đọc được bằng các thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch. Mã vạch sản phẩm thường bao gồm hai thành phần chính.
- Thứ nhất là Mã số hàng hóa, một dãy số đặc trưng thể hiện thông tin về nguồn gốc và xuất xứ của sản phẩm. Được quy ước theo chuẩn của Tổ chức GS1, mã số này giúp người dùng dễ dàng nhận diện và tra cứu thông tin liên quan đến sản phẩm.
- Thứ hai là Mã vạch, tổ hợp những khoảng trắng và vạch được sắp xếp theo một quy luật cụ thể. Mã vạch chỉ có thể đọc được thông qua các thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch. Mã này thường chứa các thông tin quan trọng như nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp sản xuất, lô sản xuất hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng, kích thước, thông số sản phẩm, nơi kiểm tra, và nhiều thông tin khác.
Với khả năng đọc và giải mã nhanh chóng, mã vạch giúp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa, giảm thiểu sai sót trong giao thông vận chuyển và bán lẻ, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và minh bạch đối với người tiêu dùng và doanh nghiệp.
=> Kiểm kê tài sản bằng mã vạch là một phương pháp hiệu quả, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô để quản lý và theo dõi tài sản cố định của họ. Có hai thành phần chính giúp theo dõi tài sản bằng mã vạch được thực hiện: tem nhãn mã vạch và đầu đọc mã vạch. Nhãn mã vạch đa dạng với nhiều loại như Mã 39, Mã 128, Ma trận dữ liệu Datamatrix và Mã QR, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dữ liệu được biểu diễn bằng số và chữ cái khác nhau trên nhãn mã vạch, sau đó được đọc và giải mã bằng đầu đọc mã vạch, thường là máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động. Việc in mã vạch tại chỗ là một điểm thuận lợi đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ. Khi dữ liệu đã được gán cho một mã vạch duy nhất, nó có thể được in và dán lên mọi tài sản, từ tài sản cố định đến các thiết bị CNTT như màn hình và bàn phím, hay hàng tồn kho.
Thay thế cho các phương pháp theo dõi thủ công, kiểm kê tài sản bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng độ chính xác của số liệu, tăng tốc độ thu thập dữ liệu, giảm chi phí theo dõi tài sản, giảm lỗi, và đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ. Điều quan trọng là, quá trình này hầu như không đòi hỏi đào tạo đặc biệt cho nhân viên, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.
2. Cần kiểm kê tài sản khi nào?
Theo quy định của Điều 40 Luật kế toán 2015, các tổ chức và doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm kê tài sản trong những trường hợp sau:
- Tổ chức và doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản để xác định độ chính xác và đầy đủ của thông tin tài sản cuối kỳ kế toán năm.
- Khi có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức như chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê, kiểm kê tài sản là bước quan trọng để cập nhật thông tin và xác nhận sự thay đổi.
- Khi đơn vị kế toán trải qua quá trình chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu, việc kiểm kê tài sản sẽ giúp xác định giá trị tài sản mới và đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán.
- Trong trường hợp xảy ra thiệt hại bất thường như hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc các sự kiện khác gây tổn thất tài sản, việc kiểm kê là cần thiết để xác định thiệt hại và thực hiện các biện pháp khắc phục.
- Khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc đánh giá lại tài sản, kiểm kê là bước quan trọng để cập nhật giá trị tài sản theo quy định.
- Kiểm kê cũng được thực hiện trong các trường hợp khác mà pháp luật quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Sau quá trình kiểm kê, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và thực hiện xử lý trong sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Người lập và ký báo cáo phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài sản và nguồn hình thành tài sản.
3. Hướng dẫn kiểm kê tài sản bằng mã vạch đơn giản, nhanh nhất
- In mã vạch tài ản
+ Truy cập phần mềm kiểm kê.
+ Trên màn hình danh sách tài sản, tích chọn các tài sản cần in mã vạch.
+ Nhấn vào mục "Báo cáo/Mã vạch tài sản".
+ Số lượng mã vạch được in ra sẽ tương đương với số lượng tài sản đã chọn.
+ Cán bộ quản lý tài sản dùng mã vạch này dán lên tài sản đang sử dụng để phục vụ công tác kiểm kê.
- Kiểm kê tài sản
+ Trước khi tiến hành kiểm kê theo mã vạch, máy tính cần được kết nối với máy đọc mã vạch.
+ Vào menu "Tài sản\Quản lý tài sản\Kiểm kê".
+ Nhấn "Thêm/Thêm kiểm kê theo mã vạch".
+ Nhập các thông tin như Ngày lập, Ngày kiểm kê, Số phiếu, Bộ phận, Ghi chú.
+ Sau khi chọn Bộ phận, các tài sản thuộc loại Tài sản cố định vô hình; Nhà; Vật kiến trúc; Phương tiện vận tải thuộc bộ phận đang chọn sẽ được hiển thị trên chứng từ kiểm kê.
+ Lựa chọn "Thêm tài sản xuống dòng khi bắn mã".
+ Đưa con trỏ chuột tới ô Mã tài sản và bắn mã vạch từng loại tài sản, số lượng bao nhiêu thì bắn mã vạch bấy nhiêu lần.
+ Sau khi đã kiểm kê toàn bộ tài sản bằng mã vạch, nhấn "Đối chiếu số liệu".
+ Trên thông báo kết quả đối chiếu, nhấn "Xem chi tiết số liệu chênh lệch" để tải về file danh sách tài sản chênh lệch.
+ Kiểm tra, điều chỉnh lại các tài sản chênh lệch:
- Nếu phát hiện thừa tài sản chưa được khai báo, nhấn "Thêm" để bổ sung tài sản lên chứng từ kiểm kê.
- Nếu phát hiện thiếu tài sản ngoài thực tế, nhập mã tài sản vào ô "Mã tài sản" và nhấn "Cập nhật", sau đó sửa lại số lượng Theo kiểm kê là số lượng thực tế kiểm kê được tại "Chi tiết tài sản".
- Nhấn "Cất và đóng" để lưu lại chứng từ.
4. Hoạt động theo dõi tài sản bằng mã vạch
Theo dõi tài sản bằng mã vạch là một quy trình linh hoạt và hiệu quả, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như doanh nghiệp, du lịch, giải trí, quảng cáo và trò chơi. Quy trình này đơn giản và linh hoạt, cung cấp một phương tiện hiệu quả để quản lý và theo dõi tài sản. Chuẩn bị cho quy trình này đòi hỏi sự sắp xếp cẩn thận của các thiết bị cần thiết. Đầu tiên, mỗi tài sản được gán một mã vạch độc đáo, được tạo ra từ chuỗi thanh và khoảng trắng có kích thước khác nhau. Có hai loại mã vạch phổ biến: mã vạch 1D (tuyến tính) và mã vạch 2D, phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Sau đó, máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động chứa ứng dụng quét mã vạch được sử dụng để quét mã vạch trên tài sản. Dữ liệu từ quét mã vạch sau đó được trích xuất và lưu trữ tạm thời. Dữ liệu này được gửi đến máy tính hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu theo dõi tài sản, nơi nó được giải mã và lưu trữ một cách cụ thể. Quy trình này đơn giản và linh hoạt, yêu cầu ít phần cứng hơn so với các giải pháp theo dõi khác. Bằng cách sử dụng mã vạch, doanh nghiệp có thể hiệu quả theo dõi và quản lý tài sản mà không gặp phải nhiều khó khăn về cài đặt và vận hành. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc, làm cho quy trình quản lý tài sản trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Hoạt động theo dõi tài sản bằng mã vạch là một quy trình chặt chẽ và hiệu quả trong việc quản lý và giám sát các tài sản của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước chi tiết của quy trình này:
Bước 1: Tạo mã vạch
Trước hết, mỗi tài sản cần được gán một mã vạch độc đáo. Các doanh nghiệp có thể tạo mã vạch 1D (tuyến tính) hoặc mã vạch 2D tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của họ. Mã vạch này sẽ chứa thông tin đặc biệt về tài sản và sẽ được sử dụng để định danh duy nhất.
Bước 2: Gắn mã vạch
Sau khi tạo mã vạch, chúng được in và gắn trực tiếp lên tài sản tương ứng. Mỗi tài sản sẽ có một mã vạch riêng biệt, tạo nên sự độc đáo và dễ dàng nhận biết trong quá trình theo dõi.
Bước 3: Quét mã vạch
Máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động chứa ứng dụng quét mã vạch được sử dụng để quét mã vạch trên tài sản. Quá trình quét sẽ đọc thông tin được mã hóa trên mã vạch và trích xuất dữ liệu từ đó.
Bước 4: Truyền dữ liệu
Dữ liệu từ quét mã vạch sau đó được truyền đến máy tính hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên dụng theo dõi tài sản. Qua quá trình này, dữ liệu được giải mã và lưu trữ một cách cụ thể, cho phép theo dõi và quản lý dữ liệu tài sản một cách hiệu quả.
Bước 5: Kiểm tra và cập nhật
Thông tin về tài sản được liên tục kiểm tra và cập nhật trong hệ thống theo dõi. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về tình trạng hoặc vị trí của tài sản, dữ liệu sẽ được cập nhật để đảm bảo tính chính xác.
Bước 6: Báo cáo và phân tích
Hệ thống cơ sở dữ liệu có khả năng tạo ra báo cáo và phân tích về tình trạng tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về việc sử dụng và duy trì tài sản, từ đó đưa ra quyết định thông minh về quản lý và đầu tư.
Hoạt động theo dõi tài sản bằng mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự tổ chức mà còn tăng cường khả năng quản lý và sử dụng tài sản một cách hiệu quả.
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
