1. Các bước chuyển hồ sơ hưởng BHXH mới lên Hệ thống Lưu trữ tập trung
Công văn số 3985/BHXH-LT của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (BHXH) hướng dẫn về quy trình cập nhật hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung của ngành. Theo đó, dựa trên Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/1/2019 của Tổng Giám đốc BHXH về quy trình giải quyết các chế độ BHXH và Công văn số 2812/BHXH-LT ngày 2/8/2019 về cấp tài khoản truy cập phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử, BHXH hướng dẫn các cơ quan BHXH ở các địa phương số hóa và bổ sung hồ sơ để cập nhật lên Hệ thống Lưu trữ tập trung, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH. Quy trình cập nhật hồ sơ mới lên Hệ thống Lưu trữ tập trung bao gồm ba bước như sau:
Bước 1: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Thủ tục hành chính (TTHC) tiến hành số hóa toàn bộ hồ sơ giấy đã nhận, trừ sổ BHXH để cập nhật vào Hệ thống. Đồng thời, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn của hồ sơ, sau đó quét toàn bộ hồ sơ giấy để cập nhật vào hệ thống và chuyển cho bộ phận Chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH truy cập vào Hệ thống, cập nhật thông tin và so sánh với dữ liệu để xét duyệt hồ sơ hưởng các chế độ BHXH. Sau đó, trình lãnh đạo phê duyệt các quyết định, bản quá trình đóng BHXH tương ứng với từng chế độ theo mẫu được ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH. Đồng thời, in 2 bản các quyết định hưởng, quá trình đóng BHXH để lãnh đạo ký phát hành và chuyển cho bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC.
Bước 3: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC nhận hồ sơ đã được giải quyết từ bộ phận Chế độ BHXH để trả cho người nộp theo hình thức đã đăng ký. Tích hợp hồ sơ giấy đã nhận và số hóa với hồ sơ đã được giải quyết, ký số từ bộ phận Chế độ BHXH, kiểm tra và đảm bảo tính pháp lý, sau đó chuyển sang Hệ thống Lưu trữ tập trung. Đồng thời, tổ chức lưu trữ hồ sơ giấy theo quy định.
2. Bổ sung hồ sơ trong quá trình giải quyết chế độ BHXH
Trong quá trình sử dụng phần mềm Lưu trữ Hồ sơ Điện tử tại kho Lưu trữ Hồ sơ Điện tử (địa chỉ: luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn), nếu tại kho này không có hồ sơ hoặc có hồ sơ nhưng không đầy đủ như hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh sẽ gửi hồ sơ hoặc các tài liệu còn thiếu (bản chính) về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để đảm bảo việc số hóa và cập nhật kịp thời vào Hệ thống lưu trữ tập trung. Đồng thời, sao chép một bộ để lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh.
Yêu cầu Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ thực hiện việc số hóa và cập nhật hồ sơ hưởng Bảo hiểm xã hội lên Hệ thống Lưu trữ tập trung theo quy định. Trong quá trình triển khai, nếu gặp khó khăn, đề nghị Bảo hiểm xã hội tỉnh thông báo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để tổng hợp và báo cáo cho Lãnh đạo Ngành.
3. Lợi ích của số hoá hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung
Với 4 trường thông tin cơ bản gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số sổ BHXH, đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu và cơ quan ra quyết định hưởng chế độ, cùng thời điểm hưởng lương hưu, mọi dữ liệu được người sử dụng nhập vào phần mềm này sẽ ngay lập tức cung cấp thông tin về hồ sơ hoàn chỉnh của người tham gia BHXH. Hành trình của bộ hồ sơ từ Trung tâm Lưu trữ đến tất cả 63 BHXH tỉnh, thành phố, và đến với mọi đối tượng đang hoặc đã từng hưởng chính sách BHXH có nhu cầu sao lục hồ sơ của bản thân đã được rút ngắn xuống mức không thể ngắn hơn.
Theo tính toán, nếu chỉ sử dụng hồ sơ giấy như trước đây, mỗi khi BHXH các địa phương cần sao lục để giải quyết chế độ chính sách hoặc khi người lao động mất giấy tờ và tìm đến BHXH địa phương nhờ hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ để tìm kiếm và xử lý. Các yêu cầu sao lục được gửi qua từng cấp quản lý, đến kho lưu trữ của BHXH Việt Nam, và sau đó phải đợi tới 5-10 ngày để nhận kết quả trước khi trở lại nơi yêu cầu. Tuy nhiên, với phần mềm Lưu trữ điện tử hiện nay, toàn bộ quy trình khai thác thông tin chỉ mất vài phút.
Với nhiệm vụ quan trọng của ngành BHXH là thực hiện công tác thu, chi trả và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp cho người dân và người lao động, việc quản lý và lưu giữ hồ sơ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, là cơ sở để chi trả và giải quyết các chế độ chính sách. Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ đang phụ trách quản lý và lưu trữ hai loại hồ sơ chính, bao gồm hồ sơ hàng tháng về hưởng các chế độ BHXH (như hưu trí, bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động, bệnh binh, trợ cấp 613) của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tài liệu hành chính nghiệp vụ của 28 đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam. Ngoài việc đảm bảo việc khai thác thông tin từ biển hồ sơ này một cách hiệu quả, Trung tâm Lưu trữ cũng đối mặt với thách thức của việc lưu trữ các loại hồ sơ kéo dài đến 70 năm, trong khi hồ sơ giấy dễ bị hư hỏng. Do đó, việc số hóa trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của ngành BHXH trở thành một giải pháp tối ưu nhất.
Dự án Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong ngành BHXH do Trung tâm Lưu trữ thực hiện nhằm mục tiêu tạo ra một hệ thống lưu trữ số hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu số hóa dữ liệu toàn ngành. Dự án được khởi đầu từ tháng 8/2016, nhằm xây dựng một kho dữ liệu số về tài liệu của ngành BHXH và hồ sơ của các đối tượng tham gia BHXH, lưu trữ song song với kho hồ sơ giấy và có giá trị pháp lý như nhau. Các hồ sơ giấy được quét thành file PDF, sau đó hệ thống nhận dạng tài liệu và nhập dữ liệu vào máy chủ để thực hiện khai thác trên toàn hệ thống nội bộ.
Kể từ ngày 24/8/2018, phần mềm Lưu trữ điện tử chính thức được triển khai và trở thành một phần trong hệ thống phần mềm ứng dụng của BHXH Việt Nam. Toàn bộ số hồ sơ đã được số hóa và lưu trữ điện tử, bao gồm hồ sơ hàng tháng về BHXH và dữ liệu điện tử, đều được lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành. Hồ sơ hàng tháng và dữ liệu điện tử đã được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố, BHXH Bộ Quốc phòng và 710 huyện, để tiện cho việc tìm kiếm và sao y khi có yêu cầu từ cá nhân hoặc tổ chức.
Việc số hóa giúp giảm bớt công đoạn rút hồ sơ bằng cách thủ công, đồng thời, giảm thiểu tác động vật lý và tăng tuổi thọ lưu trữ. Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử cũng tạo ra các bản sao lưu dự phòng an toàn, giúp tránh việc mất mát dữ liệu. Đặc biệt, việc rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ cũng đồng nghĩa với việc giảm thời gian chờ giải quyết các chế độ chính sách cho người dân, giảm thiểu chi phí và rủi ro liên quan đến việc chuyển trả kết quả, cũng như tránh được tình trạng mất mát hồ sơ.
Các Trung tâm Lưu trữ luôn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản lịch sử phát triển của mỗi ngành, đơn vị. Với hệ dữ liệu về tất cả người tham gia BHXH từ khi chính sách này được thực hiện tại Việt Nam, kho hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ trở thành một minh chứng cho sự thành công của BHXH Việt Nam trong việc thực hiện sứ mệnh được giao. Số hóa hồ sơ lưu trữ cũng là một bước tiến quan trọng, đưa ngành BHXH tiến về phía một hệ thống chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào xảy ra, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.868644 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: [email protected]. Trân trọng!
