1. Hóa đơn điện tử phải theo định dạng nào?
Theo giải đáp tại Cẩm nang số 1 về hóa đơn điện tử của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, hóa đơn điện tử được thiết kế và sử dụng theo một số quy định cụ thể:
- Ngôn ngữ định dạng văn bản XML: Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML, đây là một ngôn ngữ mở được sử dụng để truyền tải dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. XML (extensible Markup Language) cung cấp khả năng chia sẻ dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả.
- Định dạng hóa đơn điện tử: Định dạng hóa đơn điện tử là một tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quá trình truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thành phần của định dạng hóa đơn điện tử: Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần chính:
+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử: Chứa thông tin cần thiết về giao dịch, chi tiết hàng hóa, giá trị, thuế, và các thông tin khác liên quan đến nghiệp vụ hóa đơn.
+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số: Dữ liệu chữ ký số được tích hợp để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử.
- Thành phần liên quan đến mã cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. Điều này có thể liên quan đến thông tin như mã số thuế, tên cơ quan thuế, địa chỉ, và các thông tin khác cần thiết.
Việc sử dụng định dạng văn bản XML theo tiêu chuẩn quy định giúp đảm bảo tính chính xác, nhất quán và an toàn của thông tin trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền nhận và lưu trữ dữ liệu. Sự sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML giúp đảm bảo tính linh hoạt và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả giữa các hệ thống thông tin. Định dạng hóa đơn điện tử không chỉ xác định kiểu dữ liệu và chiều dài thông tin mà còn bao gồm hai thành phần quan trọng: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Điều này đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin trong quá trình truyền nhận và lưu trữ hóa đơn.
Ngoài ra, nếu hóa đơn điện tử chứa mã cơ quan thuế, định dạng còn bổ sung thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế, giúp xác định nguồn gốc và xác thực thông tin với cơ quan thuế. Tổng cộng, hóa đơn điện tử theo định dạng nêu trên không chỉ tối ưu hóa quy trình giao dịch mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn thông tin và xác thực dữ liệu.
2. Các thành phần của định dạng hóa đơn điện tử theo quy định?
Căn cứ vào Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về định dạng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
Kiểu dữ liệu và Ngôn ngữ định dạng:
- Kiểu dữ liệu: Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin để phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.
- Ngôn ngữ định dạng: Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language), được tạo ra để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Thành phần của định dạng hóa đơn điện tử:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ: Bao gồm thông tin về nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số: Để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn.
- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế (nếu có): Dành cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Quy định của Tổng cục Thuế:
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số của hóa đơn điện tử.
- Cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.
Yêu cầu cho tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng, mỗi kênh có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web Service hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa để kết nối.
Hiển thị hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch, và có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Tổng cộng, các quy định này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời tạo ra các tiêu chuẩn kỹ thuật để đồng bộ và tối ưu hóa quá trình truyền nhận thông tin giữa các đối tác kinh doanh và cơ quan thuế.
3. Dịch vụ hóa đơn điện tử được cung cấp như thế nào theo quy định?
Căn cứ vào Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quy định như sau:
Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử cho đối tượng đặc biệt:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh:
+ Trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Áp dụng tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác:
Theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, gửi Bộ Tài chính, trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
- Thực hiện thông qua Tổng cục Thuế hoặc tổ chức được ủy thác:
Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử không thu tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.
Trả tiền dịch vụ cho các đối tượng khác:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp miễn phí khi sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì phải thực hiện trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký giữa các bên.
Điều này nhấn mạnh việc ưu đãi miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử cho các đối tượng nhất định, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại các địa bàn khó khăn, đồng thời quy định rõ việc trả tiền dịch vụ cho các đối tượng không được miễn phí. Điều này giúp khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch và thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong cộng đồng doanh nghiệp.
Điều 14 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, thể hiện sự chú trọng vào việc khuyến khích và ưu đãi đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại các địa bàn khó khăn. Trong 12 tháng đầu khi sử dụng hóa đơn điện tử, những đối tượng này sẽ được miễn phí dịch vụ, đặc biệt là tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Ngoài ra, quy định rõ việc trả tiền dịch vụ cho các đối tượng không nằm trong diện miễn phí, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Điều này nhấn mạnh sự linh hoạt trong việc áp dụng chính sách để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Tổng cộng, Nghị định này hướng đến mục tiêu tối ưu hóa quy trình giao dịch và thúc đẩy hiện đại hóa trong lĩnh vực quản lý thuế và hóa đơn.
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
