Cách ghi ủy nhiệm chi đóng bảo hiểm xã hội chuẩn nhất theo quy định

1. Thế nào là ủy nhiệm chi?

Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi là quy trình giao dịch giữa hai bên, được thực hiện thông qua sự hỗ trợ của một bên trung gian, thường là ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước. Theo quy trình này, bên thanh toán sẽ tạo ra một đơn ủy nhiệm chi với đầy đủ thông tin cá nhân của cả hai bên tham gia và chi tiết giao dịch. Sau đó, đơn này sẽ được đưa đến ngân hàng để thực hiện.

Ngân hàng sẽ sử dụng thông tin trong ủy nhiệm chi để trích tiền từ tài khoản của bên thanh toán và chuyển vào tài khoản của bên nhận. Trong trường hợp có bất kỳ lỗi nào liên quan đến đơn ủy nhiệm chi, gây ra sự cố trong quá trình thanh toán, ngân hàng sẽ hoàn trả lại giấy ủy nhiệm chi và không thực hiện giao dịch cho đến khi có thỏa thuận mới giữa các bên.

Cần lưu ý rằng ủy nhiệm chi không phải là phương tiện để ngân hàng chi hộ cho khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc đơn ủy nhiệm chi phải được khách hàng tự lập và ký tên, trong khi ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, sử dụng ủy nhiệm chi để thực hiện quy trình trích tiền thanh toán từ tài khoản của khách hàng. Trong trường hợp ngân hàng thực hiện việc trích tiền mà không có chứng từ hoặc yêu cầu từ khách hàng, ngân hàng sẽ chịu trách nhiệm pháp luật.

Các điểm mạnh và yếu tố cần xem xét dưới đây sẽ hỗ trợ khách hàng trong quá trình quyết định liệu họ nên sử dụng ủy nhiệm chi hay không, dựa vào hoàn cảnh cụ thể của họ.

* Ưu điểm

- Giảm giao dịch trực tiếp: Bên trả tiền không cần phải giao dịch trực tiếp với bên nhận tiền, mà có thể hoàn toàn ủy thác quá trình thanh toán cho ngân hàng. Điều này tạo thuận lợi và linh hoạt trong quản lý tài chính.

- Tiết kiệm thời gian và công sức: Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cả hai bên tham gia. Quy trình thanh toán đơn giản, nhanh chóng được thực hiện bởi ngân hàng, giảm bớt phiền toái và rủi ro sai sót.

- Tính an toàn và bảo mật: Ngân hàng đảm bảo tính an toàn và bảo mật của giao dịch. Quy trình kiểm tra chặt chẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót không mong muốn, tăng cường độ tin cậy trong quá trình thanh toán.

* Nhược điểm

- Phí giao dịch: Bên trả tiền sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho việc ngân hàng thực hiện quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi. Điều này có thể tăng chi phí tổng cộng của giao dịch.

- Rủi ro chậm trễ thanh toán: Có thể xảy ra tình trạng chậm trễ thanh toán khi số dư tài khoản của bên trả không đủ so với số tiền cần chi trả theo giấy ủy nhiệm chi. Trong trường hợp này, ngân hàng sẽ từ chối giao dịch và trả lại lệnh. Bên trả cần phải bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới, tăng thêm thời gian và công đoạn.

Những điểm trên sẽ là cơ sở để khách hàng đánh giá và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu và ưu tiên của họ.

2. Cách ghi ủy nhiệm chi đóng bảo hiểm xã hội chuẩn nhất theo quy định

Công văn 1995/BHXH-TCKT của Bảo hiểm Xã hội (BHXH) Việt Nam, ban hành ngày 30/6/2023, đã đưa ra hướng dẫn về việc nộp tiền qua hệ thống ngân hàng để quản lý tiền thu Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT), Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm Tai nạn lao động, Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN). Theo công văn, các đơn vị sẽ tự động cập nhật số liệu vào hệ thống và liên thông thông tin giữa các phần mềm, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính kịp thời.

Bảo hiểm Xã hội TP.HCM đã thông báo về cấu trúc nội dung nộp tiền, nhằm hỗ trợ quá trình đối soát và ghi nhận thông tin thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác, nhằm phục vụ việc giải quyết các quyền lợi của người tham gia theo đúng chế độ chính sách. Cụ thể, hướng dẫn nộp tiền như sau:

(1) Trường hợp sử dụng tiện ích nộp BHXH trên ứng dụng Mobile banking của Ngân hàng: Nhập và chọn thông tin nộp tiền.

(2) Trường hợp lập ủy nhiệm chi chuyển tiền qua các kênh khác: Trong Giấy ủy nhiệm chi, đơn vị lập cần ghi rõ cấu trúc nộp tiền như sau:

   - Cấu trúc nộp: +BHXH+103+00+Mã đơn vị+Mã cơ quan BHXH+dòng BHXH+

   - Ví dụ: Công ty ABC khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN cần ghi +BHXH+103+00+TZ0255Z+00101+dòng BHXH.

   Trong đó, +BHXH+103+00+ là loại hình thu mặc định theo quy định của cơ quan BHXH; TZ0255Z là mã đơn vị của Công ty ABC; 00101 là mã cơ quan BHXH quản lý thu đối với Công ty ABC.

(3) Khi chuyển ủy nhiệm chi hoặc nộp tiền trực tiếp tại Ngân hàng, Kho bạc, đơn vị sử dụng lao động cần lưu ý nhờ Ngân hàng, Kho bạc hỗ trợ ghi đầy đủ nội dung nộp tiền theo hướng dẫn để đảm bảo không có sai lệch trong cấu trúc nội dung thanh toán.

3. Tra cứu mã cơ quan Bảo hiểm xã hội

* Mã cơ quan BHXH tại TPHCM

* Mã cơ quan BHXH tại Hà Nội

4. Cách tra cứu, kiểm soát thông tin đóng BHXH

Để đảm bảo quyền lợi Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Bảo hiểm y tế (BHYT), người dân có thể theo dõi và kiểm soát thông tin đóng BHXH tự nguyện, BHYT thông qua Cổng thông tin điện tử (TTĐT) của BHXH Việt Nam. Ngoài ra, BHXH đã tăng cường công cụ quản lý để kiểm soát chặt chẽ việc thu và tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT, nhằm đảm bảo minh bạch và công bằng trong việc cung cấp quyền lợi cho người tham gia.

Cụ thể, BHXH Việt Nam đã ban hành công văn số 2381/BHXH-TST về xác nhận thông tin số tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT. Các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương đã ký hợp đồng ủy quyền thu BHXH, BHYT với tổ chức dịch vụ thu, mở rộng mạng lưới thu và thực hiện việc quản lý tiền đóng, trả sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia.

Tuy nhiên, vẫn xuất hiện tình trạng nhân viên thu chậm nộp số tiền đóng, ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT. Để khắc phục, BHXH Việt Nam yêu cầu các tổ chức dịch vụ thu và cơ quan BHXH cấp tỉnh/huyện thực hiện các bước sau:

Bước 1: Ngay khi người tham gia nộp tiền, nhân viên thu cập nhật thông tin vào hệ thống phần mềm kết nối với BHXH Việt Nam.

Bước 2: Cung cấp mã xác nhận và thông tin cho người tham gia qua các phương tiện như thông báo trực tiếp, tin nhắn, email, hoặc bản giấy.

Bước 3: Hướng dẫn người tham gia tra cứu thông tin đóng BHXH tự nguyện, BHYT trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam (https://baohiemxahoi.gov.vn/).

Từ ngày 3/8, người tham gia có thể tra cứu thông tin chi tiết về đóng BHXH tự nguyện, BHYT theo 5 bước trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Quy trình bao gồm truy cập trang web, chọn chức năng tra cứu, nhập mã xác nhận và Mã số BHXH/Số CCCD để nhận thông tin chi tiết bao gồm thông tin cá nhân và thông tin của tổ chức dịch vụ thu.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!